Чтобы экспортировать документ Word в формате PDF на Mac, сначала убедитесь, что ссылки являются настоящими гиперссылками в Word, затем выберите «Файл» > «Сохранить как», укажите PDF в качестве формата файла и выберите «Экспорт». Откройте сохраненный PDF-файл в программе «Просмотр» (Preview) и протестируйте ссылки перед отправкой. Word документирует ссылки и экспорт в PDF как отдельные шаги, поэтому проверка готового файла — это практичный способ убедиться, что ссылки работают должным образом.

1. Убедитесь, что каждая ссылка является гиперссылкой в Word

URL-адрес может выглядеть как ссылка, не являясь ею. В Word нажмите на текст левой кнопкой мыши или удерживая клавишу Control, чтобы проверить, предлагает ли Word действия, связанные со ссылками. Чтобы создать гиперссылку, выделите текст или изображение, по которому читатели должны кликать, выберите «Вставка» > «Ссылка» и введите веб-адрес. Word для Mac также позволяет ссылаться на место в том же документе или создавать ссылки на адрес электронной почты. Microsoft описывает эти параметры в статье Создание и изменение гиперссылки в Office для Mac.

Для веб-ссылок используйте полный адрес, включая https://, и выбирайте понятный текст ссылки, например «Скачать форму», вместо длинного исходного URL-адреса, если это делает документ более наглядным. Если ссылкой является другой файл на вашем Mac, подумайте, будет ли у получателей доступ к этому же пути: ссылка на локальный файл может не работать на чужом компьютере. Это практическое ограничение общего доступа, которое экспорт в PDF исправить не может.

Вы также можете создать ссылку, введя URL-адрес и нажав клавишу Return или «Пробел»; Microsoft заявляет, что Word автоматически преобразует введенные URL-адреса в гиперссылки. Тем не менее перед экспортом проверяйте важные ссылки, особенно скопированные из другого файла или ссылки, целевые адреса которых изменились.

2. Сохраните отдельную копию в формате PDF

В Word выберите «Файл» > «Сохранить как». Введите имя PDF-файла, отличное от имени документа Word, выберите PDF в списке «Формат файла» и нажмите «Экспорт». Текущие инструкции Microsoft применимы к Word для Microsoft 365 для Mac, Word 2024 для Mac и Word 2021 для Mac. Точный вид диалогового окна может зависеть от версии, но документированный порядок действий — выбрать формат PDF и экспортировать. Инструкции Microsoft по работе с PDF на Mac особо рекомендуют использовать другое имя, чтобы сохранить редактируемый документ Word наряду с PDF.

Экспортированный PDF-файл сохраняет форматирование документа и предназначен для чтения, а не для редактирования. Microsoft отмечает, что Word может автоматически создавать PDF-файлы с тегами (tagged PDF), что помогает ассистивным технологиям определять порядок чтения и ориентироваться в файле. В инструкциях по PDF нет упоминания отдельного переключателя «сохранять гиперссылки», поэтому не полагайтесь на флажки или команды, отсутствующие в вашей версии Word.

3. Протестируйте ссылки в PDF на вашем Mac

Откройте экспортированный файл в программе «Просмотр» (Preview), дважды щелкнув по нему в Finder, или выберите «Файл» > «Открыть» в самой программе «Просмотр». Apple документирует оба способа открытия PDF в руководстве Начало работы с приложением «Просмотр» на Mac. Нажмите на каждую важную веб-ссылку и убедитесь, что в браузере открывается нужная страница. Если в вашем PDF есть внутренние ссылки, протестируйте и их, щелкнув по ним и убедившись, что они ведут в правильное место.

Проверка важна, поскольку успешный экспорт и работоспособность адресов — это разные вещи: ссылка может оставаться кликабельной, но вести на перемещенную страницу, требовать авторизации или указывать на файл, недоступный получателю. Если ссылка не работает, вернитесь в Word, отредактируйте адрес гиперссылки, снова экспортируйте PDF и повторно проверьте новую копию. Не редактируйте только PDF-файл, если документ Word должен оставаться актуальным исходником для последующего экспорта.

Если в PDF отображаются URL-адреса, но они не кликабельны

Вернитесь в Word и убедитесь, что текст действительно является гиперссылкой, а не просто текстом, похожим на URL. Выделите его и используйте команду «Вставка» > «Ссылка», чтобы добавить или исправить целевой адрес, а затем повторите экспорт. Microsoft отмечает, что введенные URL-адреса обычно преобразуются автоматически, но это поведение может быть отключено в параметрах автозамены Word в разделе «Автоформат при вводе». Точные названия пунктов меню могут различаться в зависимости от версии Word. В руководстве Microsoft по гиперссылкам описываются как автоматические ссылки, так и этот параметр.

Если ссылка работает в приложении «Просмотр», но не открывается у получателя, попросите его использовать актуальную программу для чтения PDF и проверьте, доступна ли целевая страница для него. Программа «Просмотр» полезна для локальной проверки, но она не гарантирует, что сайт останется в сети или что у другого человека будут права на открытие страницы с ограниченным доступом.

Источники