ম্যাক-এ একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট পিডিএফ হিসেবে এক্সপোর্ট করতে, প্রথমে নিশ্চিত করুন যে লিঙ্কগুলো ওয়ার্ডে আসল হাইপারলিঙ্ক, তারপর File > Save As ব্যবহার করুন, ফাইল ফরম্যাট হিসেবে PDF বেছে নিন এবং Export নির্বাচন করুন। সংরক্ষিত পিডিএফটি Preview-তে খুলুন এবং শেয়ার করার আগে লিঙ্কগুলো পরীক্ষা করুন। ওয়ার্ড ডকুমেন্টের লিঙ্ক এবং পিডিএফ এক্সপোর্ট আলাদা ধাপের মাধ্যমে হয়, তাই লিঙ্কগুলো প্রত্যাশা অনুযায়ী কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করার ব্যবহারিক উপায় হলো সমাপ্ত ফাইলটি যাচাই করা।

১. প্রতিটি লিঙ্ক ওয়ার্ডে একটি হাইপারলিঙ্ক কিনা তা পরীক্ষা করুন

একটি URL দেখতে লিঙ্কের মতো হলেও আসলে লিঙ্ক নাও হতে পারে। ওয়ার্ডে, টেক্সটের ওপর ক্লিক করুন বা Control চেপে ক্লিক করে দেখুন ওয়ার্ড লিঙ্ক-সম্পর্কিত কোনো অ্যাকশন দেখাচ্ছে কিনা। একটি হাইপারলিঙ্ক তৈরি করতে, পাঠকরা যে টেক্সট বা ছবিতে ক্লিক করবে তা নির্বাচন করুন, Insert > Link বেছে নিন এবং ওয়েব ঠিকানাটি লিখুন। ম্যাক-এর জন্য ওয়ার্ড একই ডকুমেন্টের কোনো নির্দিষ্ট স্থানে লিঙ্ক করতে বা একটি ইমেল লিঙ্কও তৈরি করতে পারে। মাইক্রোসফট ম্যাক-এর জন্য অফিস-এ হাইপারলিঙ্ক তৈরি বা সম্পাদনা করুন-এ এই বিকল্পগুলো নথিভুক্ত করেছে।

ওয়েব লিঙ্কের ক্ষেত্রে, https:// সহ সম্পূর্ণ ঠিকানা ব্যবহার করুন এবং ডকুমেন্টকে আরও স্পষ্ট করে তোলার সুবিধার্থে দীর্ঘ অপরিবর্তিত URL-এর পরিবর্তে "Download the form"-এর মতো পাঠযোগ্য লিঙ্ক টেক্সট বেছে নিন। গন্তব্য যদি আপনার ম্যাকের অন্য কোনো ফাইল হয়, তবে প্রাপকদের সেই একই পাথে অ্যাক্সেস থাকবে কিনা তা বিবেচনা করুন: একটি স্থানীয় ফাইলের লিঙ্ক অন্য কারও কম্পিউটারে ব্যবহারযোগ্য কোনো গন্তব্যে নাও নিয়ে যেতে পারে। এটি শেয়ার করার ক্ষেত্রে একটি বাস্তব সীমাবদ্ধতা, এমন কিছু নয় যা পিডিএফ এক্সপোর্ট ঠিক করতে পারে।

আপনি একটি URL টাইপ করে Return বা Space চেপেও লিঙ্ক তৈরি করতে পারেন; মাইক্রোসফটের মতে, ওয়ার্ড টাইপ করা URL-গুলোকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে হাইপারলিঙ্কে রূপান্তরিত করে। তবুও, এক্সপোর্ট করার আগে গুরুত্বপূর্ণ লিঙ্কগুলো পরীক্ষা করুন, বিশেষ করে অন্য কোনো ফাইল থেকে কপি করা লিঙ্ক বা যে লিঙ্কগুলোর গন্তব্য পরিবর্তিত হয়েছে।

২. একটি পৃথক পিডিএফ কপি সংরক্ষণ করুন

ওয়ার্ডে, File > Save As বেছে নিন। ওয়ার্ড ডকুমেন্টের ফাইলের নামের চেয়ে আলাদা একটি পিডিএফ ফাইলের নাম লিখুন, File Format তালিকা থেকে PDF নির্বাচন করুন এবং Export বেছে নিন। মাইক্রোসফটের বর্তমান নির্দেশাবলী ম্যাক-এর জন্য ওয়ার্ড ফর মাইক্রোসফট ৩৬৫, ম্যাক-এর জন্য ওয়ার্ড ২০২৪ এবং ম্যাক-এর জন্য ওয়ার্ড ২০২১-এর জন্য প্রযোজ্য। সংস্করণের ওপর ভিত্তি করে ডায়ালগের চেহারা কিছুটা ভিন্ন হতে পারে, তবে নথিভুক্ত কার্যপদ্ধতি হলো ফরম্যাট হিসেবে পিডিএফ বেছে নেওয়া এবং এক্সপোর্ট করা। মাইক্রোসফটের ম্যাক পিডিএফ নির্দেশাবলী বিশেষভাবে একটি ভিন্ন নাম ব্যবহার করার পরামর্শ দেয় যাতে আপনি পিডিএফের পাশাপাশি সম্পাদনাযোগ্য ওয়ার্ড ডকুমেন্টটিও সংরক্ষণ করতে পারেন।

এক্সপোর্ট করা পিডিএফ ডকুমেন্টের ফরম্যাটিং বজায় রাখে এবং এটি সম্পাদনার চেয়ে পড়ার জন্য তৈরি। মাইক্রোসফটের মতে, ওয়ার্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ট্যাগযুক্ত পিডিএফ তৈরি করতে পারে, যা সহায়ক প্রযুক্তিগুলোকে পড়ার ক্রম নির্ধারণ করতে এবং ফাইলের ভেতর নেভিগেট করতে সাহায্য করে। পিডিএফ নির্দেশাবলীতে আলাদা কোনো "হাইপারলিঙ্ক সংরক্ষণ করুন" সংক্রান্ত সুইচের কথা উল্লেখ নেই, তাই আপনার ওয়ার্ড সংস্করণে নেই এমন কোনো চেকবক্স বা কমান্ডের ওপর নির্ভর করবেন না।

৩. আপনার ম্যাক-এ পিডিএফ লিঙ্কগুলো পরীক্ষা করুন

ফাইন্ডারে ডাবল-ক্লিক করে Preview-তে এক্সপোর্ট করা ফাইলটি খুলুন, অথবা Preview-তে File > Open বেছে নিন। অ্যাপল ম্যাক-এ প্রিভিউ ব্যবহার শুরু করুন-এ পিডিএফ খোলার উভয় পদ্ধতি নথিভুক্ত করেছে। প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ ওয়েব লিঙ্কে ক্লিক করুন এবং নিশ্চিত করুন যে এটি আপনার ব্রাউজারে নির্দিষ্ট গন্তব্যে খুলছে। আপনার পিডিএফে অভ্যন্তরীণ লিঙ্ক থাকলে, সেগুলোতে ক্লিক করেও পরীক্ষা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সেগুলো সঠিক স্থানে যাচ্ছে।

পরীক্ষা করা জরুরি কারণ সফলভাবে এক্সপোর্ট হওয়া এবং কার্যকরী গন্তব্য থাকা দুটি আলাদা বিষয়: একটি লিঙ্ক ক্লিকযোগ্য থাকতে পারে কিন্তু স্থানান্তরিত কোনো পেজে নিয়ে যেতে পারে, সাইন-ইন চাইতে পারে, অথবা প্রাপকের কাছে পৌঁছানো যায় না এমন কোনো ফাইল নির্দেশ করতে পারে। কোনো লিঙ্ক কাজ না করলে, ওয়ার্ডে ফিরে যান, হাইপারলিঙ্কের ঠিকানা সম্পাদনা করুন, পুনরায় পিডিএফ এক্সপোর্ট করুন এবং নতুন কপিটি আবার পরীক্ষা করুন। ভবিষ্যতের এক্সপোর্টের জন্য ওয়ার্ড ডকুমেন্টটিকে নির্ভুল উৎস হিসেবে রাখতে চাইলে শুধুমাত্র পিডিএফ সম্পাদনা করবেন না।

পিডিএফে URL দেখা যাচ্ছে কিন্তু সেগুলো ক্লিকেবল না হলে

ওয়ার্ডে ফিরে যান এবং নিশ্চিত করুন যে টেক্সটটি একটি আসল হাইপারলিঙ্ক, কেবল দেখতে লিঙ্কের মতো কোনো URL নয়। এটি নির্বাচন করুন এবং গন্তব্য যোগ করতে বা সংশোধন করতে Insert > Link ব্যবহার করুন, তারপর আবার এক্সপোর্ট করুন। মাইক্রোসফট উল্লেখ করেছে যে টাইপ করা URL-গুলো সাধারণত স্বয়ংক্রিয়ভাবে রূপান্তরিত হয়, তবে ওয়ার্ডের AutoCorrect সেটিংসে AutoFormat as You Type-এর অধীনে এই আচরণটি নিষ্ক্রিয় করা থাকতে পারে। ওয়ার্ড সংস্করণের সাথে নির্দিষ্ট মেনু লেবেলগুলো পরিবর্তিত হতে পারে। মাইক্রোসফটের হাইপারলিঙ্ক গাইড-এ স্বয়ংক্রিয় লিঙ্ক এবং এই সেটিং উভয় সম্পর্কেই বর্ণনা করা হয়েছে।

লিঙ্কটি Preview-তে কাজ করলেও প্রাপকের কাছে ব্যর্থ হলে, তাদের একটি আপডেটেড পিডিএফ রিডার ব্যবহার করে দেখতে বলুন এবং গন্তব্যটি তাদের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য কিনা তা পরীক্ষা করতে বলুন। স্থানীয়ভাবে যাচাই করার জন্য Preview কার্যকর, তবে কোনো ওয়েবসাইট অনলাইনে থাকবে কিনা বা কোনো সুরক্ষিত পেজ খোলার অনুমতি অন্য ব্যক্তির আছে কিনা তা এটি নিশ্চিত করতে পারে না।

সূত্রসমূহ