Untuk mengekspor dokumen Word sebagai PDF di Mac, pertama-tama pastikan tautan tersebut adalah hyperlink yang sebenarnya di Word, lalu gunakan File > Simpan Sebagai, pilih PDF sebagai format file, dan pilih Ekspor. Buka PDF yang disimpan di Pratinjau dan uji tautannya sebelum membagikannya. Word memproses tautan dokumen dan ekspor PDF melalui langkah-langkah terpisah, jadi memeriksa file yang sudah selesai adalah cara praktis untuk memastikan tautan berfungsi seperti yang diharapkan.

1. Periksa apakah setiap tautan merupakan hyperlink di Word

Sebuah URL bisa terlihat seperti tautan padahal sebenarnya bukan. Di Word, klik atau Control-klik teks tersebut untuk melihat apakah Word menawarkan tindakan terkait tautan. Untuk membuat hyperlink, pilih teks atau gambar yang Anda ingin pembaca klik, pilih Sisipkan > Tautan, dan masukkan alamat web. Word untuk Mac juga dapat menautkan ke suatu tempat di dokumen yang sama atau membuat tautan email. Microsoft mendokumentasikan opsi-opsi ini di Membuat atau mengedit hyperlink di Office untuk Mac.

Untuk tautan web, gunakan alamat lengkap, termasuk https://, dan pilih teks tautan yang mudah dibaca seperti “Unduh formulir” daripada URL mentah yang panjang jika itu membuat dokumen lebih jelas. Jika tujuannya adalah file lain di Mac Anda, pertimbangkan apakah penerima akan memiliki akses ke jalur yang sama: tautan ke file lokal mungkin tidak mengarah ke tujuan yang dapat digunakan di komputer orang lain. Ini adalah batasan praktis berbagi, bukan sesuatu yang dapat diperbaiki oleh ekspor PDF.

Anda juga dapat membuat tautan dengan mengetik URL dan menekan Return atau Spasi; Microsoft menyatakan bahwa Word secara otomatis mengubah URL yang diketik menjadi hyperlink. Namun, tetap periksa tautan-tautan penting sebelum mengekspor, terutama tautan yang disalin dari file lain atau tautan yang tujuannya telah berubah.

2. Simpan salinan PDF terpisah

Di Word, pilih File > Simpan Sebagai. Masukkan nama file PDF yang berbeda dari nama file dokumen Word, pilih PDF pada daftar Format File, dan pilih Ekspor. Petunjuk Microsoft saat ini mencakup Word untuk Microsoft 365 untuk Mac, Word 2024 untuk Mac, dan Word 2021 untuk Mac. Tampilan kotak dialog yang tepat dapat bervariasi berdasarkan versi, tetapi alur kerja yang terdokumentasi adalah memilih PDF sebagai format dan mengekspor. Petunjuk PDF Mac dari Microsoft secara khusus menyarankan penggunaan nama yang berbeda agar Anda tetap menyimpan dokumen Word yang dapat diedit bersama dengan PDF tersebut.

PDF yang diekspor mempertahankan pemformatan dokumen dan ditujukan untuk dibaca alih-alih diedit. Microsoft menyatakan bahwa Word dapat secara otomatis membuat PDF bertag, yang membantu teknologi alat bantu menentukan urutan baca dan menavigasi file. Petunjuk PDF tidak mendokumentasikan tombol terpisah untuk "pertahankan hyperlink", jadi jangan mengandalkan kotak centang atau perintah yang tidak ada di versi Word Anda.

3. Uji tautan PDF di Mac Anda

Buka file yang diekspor di Pratinjau dengan mengeklik dua kali file tersebut di Finder, atau pilih File > Buka di Pratinjau. Apple mendokumentasikan kedua cara untuk membuka PDF di Memulai Pratinjau di Mac. Klik setiap tautan web penting dan pastikan bahwa tautan tersebut membuka tujuan yang dimaksud di browser Anda. Jika PDF Anda menyertakan tautan internal, uji juga tautan tersebut dengan mengekliknya dan memastikan tautan tersebut melompat ke tempat yang tepat.

Pengujian itu penting karena ekspor yang berhasil dan tujuan yang berfungsi adalah dua hal yang berbeda: tautan mungkin tetap dapat diklik tetapi mengarah ke halaman yang sudah dipindahkan, memerlukan proses masuk (sign-in), atau mengarah ke file yang tidak dapat diakses oleh penerima. Jika tautan gagal, kembali ke Word, edit alamat hyperlink tersebut, ekspor kembali PDF, dan uji ulang salinan baru tersebut. Jangan hanya mengedit PDF jika Anda ingin dokumen Word tetap menjadi sumber yang akurat untuk ekspor mendatang.

Jika PDF memiliki URL yang terlihat tetapi tidak dapat diklik

Kembalilah ke Word dan pastikan bahwa teks tersebut adalah hyperlink yang sebenarnya, bukan hanya URL yang tampak seperti tautan. Pilih teks tersebut dan gunakan Sisipkan > Tautan untuk menambahkan atau memperbaiki tujuan, lalu ekspor lagi. Microsoft mencatat bahwa URL yang diketik biasanya dikonversi secara otomatis, tetapi perilaku ini dapat dinonaktifkan di pengaturan Kotak Koreksi Otomatis Word di bawah Format Otomatis Saat Anda Mengetik. Label menu yang tepat dapat bervariasi bergantung pada versi Word. Panduan hyperlink Microsoft menjelaskan baik tautan otomatis maupun pengaturan tersebut.

Jika tautan berfungsi di Pratinjau tetapi gagal untuk penerima, minta mereka mencoba pembaca PDF versi terbaru dan periksa apakah tujuan itu sendiri dapat diakses oleh mereka. Pratinjau berguna untuk pemeriksaan lokal, tetapi tidak dapat menjamin bahwa suatu situs web akan tetap online atau bahwa orang lain memiliki izin untuk membuka halaman yang dibatasi.

Sumber