Si plusieurs personnes doivent modifier le même classeur, choisissez l'application qui correspond aux outils existants de vos collaborateurs et aux exigences du fichier. Utilisez Numbers lorsque le groupe peut travailler à partir d'une feuille de calcul partagée sur iCloud et privilégie un flux de travail simple axé sur Mac. Choisissez Excel lorsque le classeur doit rester un fichier Excel ou que le groupe partage déjà des fichiers via Microsoft 365. Dans les deux cas, confirmez les exigences relatives au stockage, aux comptes, aux versions des applications et aux accès avant d'inviter des personnes.

Commencez par la configuration des fichiers et du cloud de l’équipe

Posez-vous d'abord deux questions : quelle application tout le monde peut-il utiliser, et où le classeur doit-il être stocké ? La collaboration Numbers enregistre la feuille de calcul partagée dans iCloud. Le propriétaire doit posséder un compte Apple et iCloud Drive ; l'accès peut être restreint aux personnes invitées ou ouvert à toute personne disposant du lien, selon les paramètres de partage. Apple documente également la collaboration Numbers via Box lorsque le document y est stocké. Aperçu de la collaboration Numbers par Apple

La co-création (co-authoring) dans Excel exige que le classeur soit stocké dans OneDrive, OneDrive Entreprise ou une bibliothèque SharePoint Online. Excel pour Microsoft 365 sur Mac nécessite un abonnement Microsoft 365, une application prise en charge à jour et un format de classeur compatible : .xlsx, .xlsm ou .xlsb. Selon Microsoft, la co-création ne fonctionne pas avec les dossiers locaux sur Mac, les chemins d’accès SMB/serveur, Box, Dropbox, Google Drive ou les emplacements locaux SharePoint (on-premises). Exigences de co-création de Microsoft Conseils de Microsoft sur les fichiers verrouillés

Cela rend la décision concrète : si votre équipe a déjà standardisé ses processus sur le stockage Microsoft et les formats Excel, utilisez Excel. Si le groupe est à l'aise avec iCloud et que le classeur est nouveau ou peu complexe, Numbers peut être un choix naturel. Ne partez pas du principe qu'un fichier synchronisé via un lecteur cloud tiers prendra en charge la co-création en direct d'Excel ; Microsoft répertorie ces emplacements comme non pris en charge pour cette fonctionnalité.

Choisissez Numbers lorsque le partage iCloud convient

Sur votre Mac, ouvrez la feuille de calcul dans Numbers et assurez-vous qu'elle est enregistrée dans iCloud Drive. Cliquez sur Partager dans la barre d'outils, définissez qui peut accéder au fichier et si ces personnes peuvent le modifier, puis invitez des collaborateurs ou copiez le lien. Les personnes invitées ouvrent le fichier partagé dans Numbers sur Mac ou, si cela est pris en charge, dans Numbers pour iCloud via un navigateur. Apple indique que les modifications partagées apparaissent en temps réel, mais toutes les fonctionnalités de Numbers ne sont pas disponibles dans les feuilles de calcul partagées. Vérifiez la compatibilité si le classeur dépend d'une fonctionnalité spécifique. Instructions de collaboration d’Apple sur Mac

Vérifiez les appareils des collaborateurs avant d'opter pour cette solution. Les directives actuelles d'Apple précisent qu'il faut macOS 26 et Numbers 15.4 ou une version ultérieure pour la collaboration via l'application Mac, ou Numbers pour iCloud dans un navigateur compatible sous macOS 14 ou une version ultérieure, ou Windows. Les exigences pouvant évoluer au fil des mises à jour des applications, vérifiez les consignes actuelles de compatibilité pour les appareils de votre groupe. Exigences de collaboration de Numbers par Apple

Choisissez Excel lorsque le classeur requiert une compatibilité Excel

Si les collaborateurs s'attendent à un classeur Excel, à des formules ou à un flux de travail Microsoft 365 établi, conservez le fichier de travail sous Excel. Enregistrez-le dans OneDrive ou SharePoint Online, ouvrez-le dans Excel pour Mac, sélectionnez Partager, invitez des personnes et assurez-vous que l'Enregistrement automatique est activé. Microsoft précise que les co-auteurs peuvent voir les modifications en cours de travail ; l'historique des versions dans Excel pour Mac est disponible via Fichier > Restaurer > Parcourir l'historique des versions. Instructions de Microsoft pour la co-création dans Excel pour Mac

Avant de partager un classeur existant, vérifiez son format de fichier et assurez-vous que chaque collaborateur dispose d'une version compatible. Microsoft avertit que si une seule personne ouvre le classeur avec une version non prise en charge d'Excel, un problème de verrouillage de fichier peut survenir pour tout le monde. Si vos coéquipiers ne peuvent pas utiliser l'application de bureau, Excel pour le web constitue une option documentée pour la co-création. Conseils de dépannage de Microsoft

Si quelqu'un vous envoie un classeur Numbers

Numbers peut exporter une copie au format Microsoft Excel : le fichier étant ouvert, choisissez Partager > Exporter et envoyer, puis sélectionnez Excel. Cela envoie ou exporte une copie ; cela ne transforme pas la feuille de calcul Numbers d'origine en un classeur Excel co-créé. Si l'équipe doit travailler ensemble sur la version Excel, stockez ce classeur exporté dans un emplacement Microsoft compatible et partagez-le à partir de là. Vérifiez le fichier obtenu pour repérer toute différence de mise en page ou de fonctionnalité avant d'en faire la copie de travail de l'équipe. Instructions d’Apple pour l’exportation depuis Numbers sur Mac

Une décision rapide

Choisissez Numbers si les collaborateurs peuvent accéder à la feuille de calcul partagée via iCloud, si les exigences matérielles actuelles conviennent à tout le monde et si les fonctionnalités du classeur sont adaptées à Numbers. Choisissez Excel si le groupe a besoin d'une compatibilité avec les fichiers Excel ou utilise déjà OneDrive ou SharePoint Online, et si chacun remplit les critères requis pour la co-création dans Excel. Si aucune des deux configurations ne convient à l'ensemble du groupe, réglez les questions de stockage et d'application avant de commencer les modifications ; l'échange de copies distinctes risque d'amener les utilisateurs à travailler sur des versions différentes.

Sources