যদি কয়েকজন ব্যক্তির একই ওয়ার্কবুক সম্পাদনা করার প্রয়োজন হয়, তবে এমন অ্যাপ বেছে নিন যা আপনার সহযোগীদের বিদ্যমান টুল এবং ফাইলটির প্রয়োজনীয়তার সাথে মানানসই হয়। Numbers ব্যবহার করুন যখন দলটি একটি iCloud শেয়ার্ড স্প্রেডশিট থেকে কাজ করতে পারে এবং একটি সহজ Mac-কেন্দ্রিক কর্মপদ্ধতিকে প্রাধান্য দেয়। Excel বেছে নিন যখন ওয়ার্কবুকটিকে অবশ্যই একটি Excel ফাইল হিসেবে থাকতে হবে অথবা দলটি ইতিমধ্যেই Microsoft 365-এর মাধ্যমে ফাইল শেয়ার করে। উভয় ক্ষেত্রেই, লোকজনকে আমন্ত্রণ জানানোর আগে স্টোরেজ, অ্যাকাউন্ট, অ্যাপের সংস্করণ এবং অ্যাক্সেসের প্রয়োজনীয়তাগুলো নিশ্চিত করুন।

দলের ফাইল এবং ক্লাউড সেটআপ দিয়ে শুরু করুন

প্রথমে দুটি প্রশ্ন করুন: সবাই কোন অ্যাপটি ব্যবহার করতে পারে এবং ওয়ার্কবুকটি কোথায় সংরক্ষিত থাকবে বলে প্রত্যাশিত? Numbers কোলাবোরেশন শেয়ার্ড স্প্রেডশিটটি iCloud-এ সংরক্ষণ করে। মালিকের একটি Apple অ্যাকাউন্ট এবং iCloud Drive প্রয়োজন; শেয়ারিং সেটিংসের ওপর ভিত্তি করে অ্যাক্সেস কেবল আমন্ত্রিত ব্যক্তিদের মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখা যেতে পারে অথবা লিঙ্ক থাকা যে কারও জন্য উন্মুক্ত করা যেতে পারে। ডকুমেন্টটি Box-এ সংরক্ষিত থাকলে Apple তার মাধ্যমেও Numbers কোলাবোরেশনের সুবিধা দেয়। Apple-এর Numbers কোলাবোরেশনের সারসংক্ষেপ

Excel কো-অথরিংয়ের (একযোগে সম্পাদনা) জন্য ওয়ার্কবুকটি OneDrive, OneDrive for Business, অথবা একটি SharePoint Online লাইব্রেরিতে সংরক্ষিত থাকা আবশ্যক। Mac-এ Excel for Microsoft 365-এর জন্য একটি Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন, একটি বর্তমান সমর্থিত অ্যাপ এবং একটি সমর্থিত ওয়ার্কবুক ফরম্যাট প্রয়োজন: .xlsx, .xlsm, অথবা .xlsb। Microsoft-এর মতে, স্থানীয় Mac ফোল্ডার, SMB/সার্ভার পাথ, Box, Dropbox, Google Drive, অথবা SharePoint অন-প্রিমিসেস অবস্থানের জন্য কো-অথরিং কাজ করে না। Microsoft-এর কো-অথরিংয়ের প্রয়োজনীয়তা লক করা ফাইলের বিষয়ে Microsoft-এর নির্দেশিকা

এটি সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ করে তোলে: আপনার দল যদি ইতিমধ্যে Microsoft স্টোরেজ এবং Excel ফরম্যাটকে মান হিসেবে গ্রহণ করে থাকে, তবে Excel ব্যবহার করুন। দলটি যদি iCloud ব্যবহারে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করে এবং ওয়ার্কবুকটি নতুন বা জটিলতাহীন হয়, তবে Numbers একটি স্বাভাবিক পছন্দ হতে পারে। কোনো থার্ড-পার্টি ক্লাউড ড্রাইভের মাধ্যমে সিঙ্ক করা ফাইল Excel-এর লাইভ কো-অথরিং সমর্থন করবে—এমনটা ধরে নেবেন না; Microsoft সেই অবস্থানগুলোকে এই ফিচারের জন্য অসমর্থিত হিসেবে তালিকাভুক্ত করেছে।

iCloud শেয়ারিং মানানসই হলে Numbers বেছে নিন

আপনার Mac-এ, Numbers-এ স্প্রেডশিটটি খুলুন এবং নিশ্চিত করুন যে এটি iCloud Drive-এ সংরক্ষিত আছে। টুলবারে Share-এ ক্লিক করুন, কারা ফাইলটিতে অ্যাক্সেস করতে পারবে এবং তারা সম্পাদনা করতে পারবে কি না তা নির্ধারণ করুন, তারপর সহযোগীদের আমন্ত্রণ জানান অথবা লিঙ্কটি কপি করুন। আমন্ত্রিত ব্যক্তিরা Mac-এর Numbers-এ অথবা যেখানে সমর্থিত সেখানে ব্রাউজারে Numbers for iCloud-এ শেয়ার্ড ফাইলটি খুলবেন। Apple জানায় যে শেয়ার্ড সম্পাদনাগুলো রিয়েল টাইমে প্রদর্শিত হয়, তবে শেয়ার্ড স্প্রেডশিটগুলোতে Numbers-এর সব ফিচার উপলব্ধ নাও থাকতে পারে। ওয়ার্কবুকটি যদি কোনো বিশেষ ফিচারের ওপর নির্ভরশীল হয়, তবে সামঞ্জস্যতা যাচাই করে নিন। Apple-এর Mac কোলাবোরেশন সংক্রান্ত নির্দেশনাবলী

এই পথ বেছে নেওয়ার আগে সহযোগীদের ডিভাইসগুলো পরীক্ষা করে দেখুন। Apple-এর বর্তমান নির্দেশিকায় Mac অ্যাপ কোলাবোরেশনের জন্য macOS 26 এবং Numbers 15.4 বা পরবর্তী সংস্করণ, অথবা macOS 14 বা পরবর্তী সংস্করণ কিংবা Windows-এর সমর্থিত ব্রাউজারে Numbers for iCloud নির্দিষ্ট করা হয়েছে। অ্যাপ রিলিজের সাথে সাথে প্রয়োজনীয়তা পরিবর্তন হতে পারে, তাই আপনার দলের ডিভাইসগুলোর জন্য বর্তমান সামঞ্জস্যতা নির্দেশিকা যাচাই করুন। Apple-এর Numbers কোলাবোরেশনের প্রয়োজনীয়তা

ওয়ার্কবুকের জন্য Excel সামঞ্জস্যতার প্রয়োজন হলে Excel বেছে নিন

সহযোগীরা যদি একটি Excel ওয়ার্কবুক, ফর্মুলা বা একটি প্রতিষ্ঠিত Microsoft 365 কর্মপদ্ধতি প্রত্যাশা করেন, তবে কার্যকারী ফাইলটি Excel-এই রাখুন। এটি OneDrive বা SharePoint Online-এ সেভ করুন, Excel for Mac-এ খুলুন, Share নির্বাচন করুন, লোকজনকে আমন্ত্রণ জানান এবং AutoSave চালু আছে কি না তা যাচাই করুন। Microsoft বলে যে কো-অথররা কাজ করার সাথে সাথেই তাদের সম্পাদনা দেখতে পারেন; Excel for Mac-এ সংস্করণের ইতিহাস File > Restore > Browse Version History-এর মাধ্যমে পাওয়া যায়। Excel for Mac-এর কো-অথরিং সংক্রান্ত Microsoft-এর নির্দেশনাবলী

বিদ্যমান কোনো ওয়ার্কবুক শেয়ার করার আগে, এর ফাইল ফরম্যাট পরীক্ষা করুন এবং প্রতিটি সহযোগীর একটি সমর্থিত সংস্করণ আছে কি না তা জেনে নিন। Microsoft সতর্ক করেছে যে কোনো একজন ব্যক্তি অসমর্থিত Excel সংস্করণে ওয়ার্কবুকটি খুললে সবার জন্যই ফাইলটি লক হয়ে যাওয়ার সমস্যা দেখা দিতে পারে। দলের সদস্যরা যদি ডেস্কটপ অ্যাপ ব্যবহার করতে না পারেন, তবে Excel for the web একটি তথ্যসমৃদ্ধ কো-অথরিং বিকল্প। Microsoft-এর সমস্যা সমাধানের নির্দেশিকা

কেউ আপনাকে একটি Numbers ওয়ার্কবুক পাঠালে

Numbers একটি অনুলিপি Microsoft Excel ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করতে পারে: ফাইলটি খোলা রেখে Share > Export and Send বেছে নিন, তারপর Excel নির্বাচন করুন। এটি একটি কপি পাঠায় বা এক্সপোর্ট করে; এটি মূল Numbers স্প্রেডশিটটিকে একটি Excel কো-অথর্ড ওয়ার্কবুকে রূপান্তরিত করে না। দলটিকে যদি Excel সংস্করণে একসাথে কাজ করতে হয়, তবে সেই এক্সপোর্ট করা ওয়ার্কবুকটি একটি সমর্থিত Microsoft অবস্থানে সংরক্ষণ করুন এবং সেখান থেকে শেয়ার করুন। দলের মূল কার্যকারী কপি হিসেবে নির্ধারণ করার আগে ফলাফলের ফাইলের লেআউট বা ফিচারের কোনো পার্থক্য আছে কি না তা দেখে নিন। Mac-এ Numbers-এর জন্য Apple-এর এক্সপোর্ট নির্দেশনাবলী

একটি দ্রুত সিদ্ধান্ত

Numbers বেছে নিন যদি সহযোগীরা iCloud-এর মাধ্যমে শেয়ার্ড স্প্রেডশিট অ্যাক্সেস করতে পারেন, বর্তমান ডিভাইসের প্রয়োজনীয়তা সবার ক্ষেত্রে পূরণ হয় এবং ওয়ার্কবুকের ফিচারগুলো Numbers-এর সাথে মানানসই হয়। Excel বেছে নিন যদি দলটির Excel ফাইলের সামঞ্জস্যতা প্রয়োজন হয় বা তারা ইতিমধ্যেই OneDrive বা SharePoint Online ব্যবহার করে থাকে এবং প্রত্যেকে Excel-এর কো-অথরিংয়ের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে পারে। কোনো সেটআপই যদি পুরো দলের জন্য কাজ না করে, তবে সম্পাদনা শুরু করার আগেই স্টোরেজ এবং অ্যাপের প্রয়োজনীয়তাগুলো ঠিক করে নিন; পৃথক কপি আদান-প্রদান করার ফলে লোকজন ভিন্ন ভিন্ন সংস্করণে কাজ করতে পারে।

তথ্যসূত্র