Se várias pessoas precisarem de editar o mesmo livro, escolha a aplicação que melhor se adapta às ferramentas existentes dos seus colaboradores e aos requisitos do ficheiro. Utilize o Numbers quando o grupo puder trabalhar a partir de uma folha de cálculo partilhada em iCloud e valorizar um fluxo de trabalho simples centrado no Mac. Escolha o Excel quando o livro tiver de permanecer como um ficheiro Excel ou o grupo já partilhar ficheiros através do Microsoft 365. Em qualquer dos casos, confirme os requisitos de armazenamento, conta, versão da aplicação e acesso antes de convidar pessoas.

Comece pela configuração de ficheiros e na nuvem da equipa

Faça duas perguntas primeiro: que aplicação todos podem utilizar e onde se espera que o livro fique alojado? A colaboração no Numbers guarda a folha de cálculo partilhada em iCloud. O proprietário precisa de uma Conta Apple e de iCloud Drive; o acesso pode ser limitado a pessoas convidadas ou definido para qualquer pessoa com a hiperligação, dependendo das definições de partilha. A Apple também documenta a colaboração no Numbers através da Box quando o documento aí está armazenado. Visão geral da colaboração no Numbers da Apple

A coautoria no Excel exige que o livro seja guardado no OneDrive, no OneDrive para Empresas ou numa biblioteca do SharePoint Online. O Excel para Microsoft 365 no Mac requer uma subscrição do Microsoft 365, uma aplicação atual suportada e um formato de livro compatível: .xlsx, .xlsm ou .xlsb. De acordo com a Microsoft, a coautoria não funciona em pastas locais do Mac, caminhos SMB/servidor, Box, Dropbox, Google Drive ou localizações do SharePoint no local. Requisitos de coautoria da Microsoft Orientações da Microsoft sobre ficheiros bloqueados

Isto torna a decisão concreta: se a sua equipa já padronizou o armazenamento na Microsoft e os formatos do Excel, utilize o Excel. Se o grupo se sentir confortável a utilizar o iCloud e o livro for novo ou simples, o Numbers pode ser a escolha natural. Não assuma que um ficheiro sincronizado através de uma unidade de nuvem de terceiros suportará a coautoria em tempo real do Excel; a Microsoft lista essas localizações como não suportadas para esta funcionalidade.

Escolha o Numbers quando a partilha em iCloud for adequada

No seu Mac, abra a folha de cálculo no Numbers e certifique-se de que está guardada em iCloud Drive. Clique em Partilhar na barra de ferramentas, defina quem pode aceder ao ficheiro e se pode editar, depois convide colaboradores ou copie a hiperligação. Os convidados abrem o ficheiro partilhado no Numbers no Mac ou, onde suportado, no Numbers para iCloud num navegador. A Apple afirma que as edições partilhadas aparecem em tempo real, mas nem todas as funcionalidades do Numbers estão disponíveis em folhas de cálculo partilhadas. Verifique a compatibilidade se o livro depender de uma funcionalidade especializada. Instruções de colaboração no Mac da Apple

Verifique os dispositivos dos colaboradores antes de optar por esta via. As orientações atuais da Apple especificam o macOS 26 e o Numbers 15.4 ou posterior para colaboração na aplicação Mac, ou o Numbers para iCloud num navegador suportado no macOS 14 ou posterior ou Windows. Os requisitos podem mudar com as versões das aplicações, por isso verifique as diretrizes de compatibilidade atuais para os dispositivos do seu grupo. Requisitos de colaboração do Numbers da Apple

Escolha o Excel quando o livro necessitar de compatibilidade com o Excel

Se os colaboradores esperam um livro do Excel, fórmulas ou um fluxo de trabalho estabelecido no Microsoft 365, mantenha o ficheiro de trabalho no Excel. Guarde-o no OneDrive ou SharePoint Online, abra-o no Excel para Mac, selecione Partilhar, convide pessoas e certifique-se de que a funcionalidade Guardar Automaticamente está ativada. A Microsoft afirma que os coautores podem ver as edições enquanto trabalham; o histórico de versões no Excel para Mac está disponível através de Ficheiro > Restaurar > Procurar Histórico de Versões. Instruções de coautoria no Excel para Mac da Microsoft

Antes de partilhar um livro existente, verifique o respetivo formato de ficheiro e confirme se todos os colaboradores têm uma versão suportada. A Microsoft avisa que uma pessoa a abrir o livro numa versão não suportada do Excel pode causar um problema de bloqueio de ficheiro para todos. Se os colegas de equipa não puderem utilizar a aplicação de secretária, o Excel para a Web é uma opção de coautoria documentada. Orientações de resolução de problemas da Microsoft

Se alguém lhe enviar um livro do Numbers

O Numbers pode exportar uma cópia no formato Microsoft Excel: com o ficheiro aberto, escolha Partilhar > Exportar e Enviar e, em seguida, selecione Excel. Isto envia ou exporta uma cópia; não transforma a folha de cálculo original do Numbers num livro com coautoria no Excel. Se a equipa precisar de trabalhar em conjunto na versão do Excel, guarde esse livro exportado numa localização Microsoft suportada e partilhe-o a partir daí. Inspecione o ficheiro resultante para verificar se existem diferenças de formatação ou de funcionalidades antes de o tornar na cópia de trabalho da equipa. Instruções de exportação para o Numbers no Mac da Apple

Uma decisão rápida

Escolha o Numbers se os colaboradores conseguirem aceder à folha de cálculo partilhada através do iCloud, os requisitos atuais de dispositivos funcionarem para todos e os recursos do livro forem adequados ao Numbers. Escolha o Excel se o grupo precisar de compatibilidade com ficheiros do Excel ou já utilizar o OneDrive ou o SharePoint Online, e todos conseguirem cumprir os requisitos de coautoria do Excel. Se nenhuma das configurações servir para todo o grupo, resolva os requisitos de armazenamento e de aplicação antes de iniciar a edição; a troca de cópias separadas pode fazer com que as pessoas trabalhem em versões diferentes.

Fontes