Si varias personas necesitan editar el mismo libro, elija la app que se adapte a las herramientas que ya usan sus colaboradores y a los requisitos del archivo. Utilice Numbers cuando el grupo pueda trabajar desde una hoja de cálculo compartida en iCloud y valore un flujo de trabajo sencillo centrado en Mac. Elija Excel cuando el libro deba permanecer como un archivo de Excel o el grupo ya comparta archivos a través de Microsoft 365. En cualquier caso, confirme los requisitos de almacenamiento, cuenta, versión de la app y acceso antes de invitar a otras personas.

Comience con la configuración de archivos y nube del equipo

Hágase primero dos preguntas: ¿qué app puede usar todo el mundo y dónde se espera que esté guardado el libro? La colaboración en Numbers guarda la hoja de cálculo compartida en iCloud. El propietario necesita una cuenta de Apple y iCloud Drive; el acceso se puede limitar a personas invitadas o configurarse para cualquier persona que tenga el enlace, según los ajustes de uso compartido. Apple también documenta la colaboración en Numbers a través de Box cuando el documento está guardado allí. Información general sobre la colaboración en Numbers de Apple

La coautoría en Excel requiere que el libro esté guardado en OneDrive, OneDrive para la Empresa o una biblioteca de SharePoint Online. Excel para Microsoft 365 en Mac requiere una suscripción a Microsoft 365, una versión compatible y actualizada de la app y un formato de libro compatible: .xlsx, .xlsm o .xlsb. Según Microsoft, la coautoría no funciona en carpetas locales de Mac, rutas SMB/de servidor, Box, Dropbox, Google Drive ni ubicaciones locales de SharePoint (on-premises). Requisitos de coautoría de Microsoft Instrucciones de Microsoft sobre archivos bloqueados

Esto hace que la decisión sea concreta: si su equipo ya ha estandarizado el almacenamiento de Microsoft y los formatos de Excel, utilice Excel. Si el grupo se siente cómodo usando iCloud y el libro es nuevo o sencillo, Numbers puede ser una opción natural. No asuma que un archivo sincronizado a través de una unidad en la nube de terceros será compatible con la coautoría en tiempo real de Excel; Microsoft lista esas ubicaciones como no compatibles para esa función.

Elija Numbers cuando el uso compartido de iCloud sea adecuado

En su Mac, abra la hoja de cálculo en Numbers y asegúrese de que esté guardada en iCloud Drive. Haga clic en Compartir en la barra de herramientas, defina quién puede acceder al archivo y si puede editarlo, y luego invite a colaboradores o copie el enlace. Los invitados abren el archivo compartido en Numbers para Mac o, donde sea compatible, en Numbers para iCloud desde un navegador. Apple indica que las ediciones compartidas aparecen en tiempo real, pero no todas las funciones de Numbers están disponibles en las hojas de cálculo compartidas. Compruebe la compatibilidad si el libro depende de una función especializada. Instrucciones de colaboración en Mac de Apple

Compruebe los dispositivos de los colaboradores antes de elegir esta opción. Las directrices actuales de Apple especifican macOS 26 y Numbers 15.4 o posterior para la colaboración en la app para Mac, o Numbers para iCloud en un navegador compatible en macOS 14 o posterior o Windows. Los requisitos pueden cambiar con las actualizaciones de las apps, así que verifique las directrices de compatibilidad vigentes para los dispositivos de su grupo. Requisitos de colaboración de Numbers de Apple

Elija Excel cuando el libro requiera compatibilidad con Excel

Si los colaboradores esperan un libro de Excel, fórmulas o un flujo de trabajo ya establecido en Microsoft 365, mantenga el archivo de trabajo en Excel. Guárdelo en OneDrive o SharePoint Online, ábralo en Excel para Mac, seleccione Compartir, invite a las personas y compruebe que Autoguardado esté activado. Microsoft indica que los coautores pueden ver las modificaciones mientras trabajan; el historial de versiones en Excel para Mac está disponible a través de Archivo > Restaurar > Examinar historial de versiones. Instrucciones de coautoría de Excel para Mac de Microsoft

Antes de compartir un libro existente, compruebe su formato de archivo y consulte si todos los colaboradores tienen una versión compatible. Microsoft advierte que si una sola persona abre el libro en una versión de Excel no compatible, puede generar un problema de archivo bloqueado para todos. Si los compañeros de equipo no pueden utilizar la aplicación de escritorio, Excel para la web es una opción documentada para la coautoría. Instrucciones para solucionar problemas de Microsoft

Si alguien le envía un libro de Numbers

Numbers puede exportar una copia en formato de Microsoft Excel: con el archivo abierto, elija Compartir > Exportar y enviar y, a continuación, seleccione Excel. Esto envía o exporta una copia; no convierte la hoja de cálculo original de Numbers en un libro de coautoría de Excel. Si el equipo necesita trabajar conjuntamente en la versión de Excel, guarde ese libro exportado en una ubicación de Microsoft compatible y compártalo desde allí. Revise el archivo resultante para detectar cualquier diferencia de diseño o funcionalidad antes de convertirlo en la copia de trabajo del equipo. Instrucciones de exportación de Apple para Numbers en Mac

Una decisión rápida

Elija Numbers si los colaboradores pueden acceder a la hoja de cálculo compartida a través de iCloud, los requisitos actuales de los dispositivos funcionan para todos y las funciones del libro se adaptan a Numbers. Elija Excel si el grupo necesita compatibilidad con archivos de Excel o ya utiliza OneDrive o SharePoint Online, y todos pueden cumplir con los requisitos de coautoría de Excel. Si ninguna de las dos opciones sirve para todo el grupo, defina los requisitos de almacenamiento y de la app antes de comenzar a editar; intercambiar copias por separado puede provocar que las personas trabajen en versiones diferentes.

Fuentes