Pour garder une boîte de réception de projet facile à parcourir, redirigez les messages entrants pertinents vers une boîte aux lettres distincte et gérez délibérément les fichiers volumineux. Dans Apple Mail sur Mac, vous pouvez trier les messages par taille, trouver les messages avec pièces jointes et créer des règles qui déplacent les e-mails de projet en fonction de l'expéditeur ou de l'objet. Mail ne documente aucune condition de règle relative à la taille des pièces jointes, ne vous attendez donc pas à ce qu'il détourne automatiquement des messages simplement parce qu'un fichier est volumineux.

Définissez ce que doit signifier « sortir de la boîte de réception »

Si vous devez garder le message du projet accessible, déplacez l'e-mail complet vers une boîte aux lettres distincte, telle que « Fichiers de projet ». Le message et ses pièces jointes restent ensemble, mais l'e-mail ne se trouve plus dans la boîte de réception. C'est généralement l'option la plus simple lorsque le message lui-même contient des décisions, des instructions ou un historique utile.

Si le fichier est l'élément principal dont vous avez besoin, enregistrez-le dans un dossier de projet dans le Finder. Dans Mail, sélectionnez le message et choisissez Fichier > Enregistrer les pièces jointes, ou passez le pointeur sur l'en-tête du message, cliquez sur le bouton des pièces jointes et choisissez Tout enregistrer. Mail enregistre par défaut les pièces jointes dans le dossier Téléchargements ; vous pouvez choisir un autre emplacement dans Mail > Réglages > Général. Après l'enregistrement, déplacez l'e-mail vers la boîte aux lettres du projet ou laissez-le dans la boîte de réception jusqu'à ce que vous ayez vérifié que le fichier est au bon endroit. Le guide d'Apple pour enregistrer et supprimer des pièces jointes décrit ces commandes.

Triez les messages déjà présents dans votre boîte de réception

Dans Mail, sélectionnez la boîte de réception du projet, puis choisissez Présentation > Trier par > Taille. Le tri permet de faire remonter les messages les plus volumineux, mais il s'effectue en fonction de la taille globale du message ; il ne s'agit pas d'un filtre ciblant uniquement les pièces jointes volumineuses. Pour limiter la liste aux messages contenant des fichiers, tapez « pièce jointe » dans le champ de recherche et sélectionnez Message avec pièces jointes. Vous pouvez combiner cela avec des termes liés au projet ou examiner les messages probables un par un. Apple documente à la fois la recherche de pièces jointes et le tri par taille dans son guide de recherche Mail.

Pour chaque message que vous souhaitez conserver, choisissez une destination avant de le déplacer : enregistrez le fichier dans le dossier Finder du projet, déplacez l'e-mail vers une boîte aux lettres dédiée, ou faites les deux. Pour créer une boîte aux lettres, choisissez Boîte aux lettres > Nouvelle boîte aux lettres et sélectionnez le compte ou l'emplacement souhaité. Faites ensuite glisser les messages sélectionnés de la liste des messages vers cette boîte aux lettres, ou utilisez la commande Déplacer vers si elle apparaît dans la barre d'outils. Vérifiez la destination avant de supprimer quoi que ce soit : un fichier enregistré ailleurs et un fichier joint à un message sont des copies distinctes.

Déplacez automatiquement les e-mails de projet prévisibles

Les règles permettent de déplacer les messages entrants lorsqu'ils correspondent à des conditions précises, comme un expéditeur ou un objet. Dans Mail, ouvrez Mail > Réglages > Règles, cliquez sur Ajouter une règle, donnez-lui un nom clair, définissez les conditions permettant d'identifier les messages du projet, puis définissez l'action sur Déplacer le message et choisissez la boîte aux lettres du projet. Par exemple, une règle pourrait cibler les messages provenant d'un contact récurrent du projet ou un libellé caractéristique dans l'objet. Utilisez des conditions qui ne captureront pas d'e-mails non pertinents ; une expression trop générale comme « rapport » peut correspondre à plusieurs projets.

Apple documente les règles en tant qu'automatisations basées sur des conditions et des actions, y compris le déplacement des messages correspondants vers une autre boîte aux lettres, mais sa documentation n'indique pas la taille des pièces jointes comme condition de règle. Cela permet donc d'écarter la correspondance connue du projet de la boîte de réception, mais ne permet pas de cibler de manière fiable uniquement les messages contenant des fichiers volumineux. Testez la règle sur les messages existants avant de vous y fier, et désactivez-la en décochant sa case dans les réglages des Règles si elle intercepte des e-mails que vous souhaitez conserver dans la boîte de réception. Consultez les instructions d'Apple pour modifier les règles.

Ne supprimez une pièce jointe que si vous en avez l'intention délibérée

Mail propose également la commande Message > Supprimer les pièces jointes pour un message sélectionné. Cela conserve l'e-mail dans la boîte aux lettres, mais Apple avertit que pour les comptes IMAP, les pièces jointes sont supprimées du serveur de messagerie et ne peuvent plus être récupérées. Enregistrez et vérifiez un fichier nécessaire avant d'utiliser cette commande ; une copie locale dans Téléchargements ne rend pas réversible la suppression côté serveur. Apple décrit ce comportement de suppression et la restriction relative à l'IMAP.

Une routine pratique consiste à : trier ou rechercher les messages contenant de lourdes pièces jointes, enregistrer les fichiers nécessaires dans le bon dossier de projet, puis déplacer l'e-mail dans une boîte aux lettres de projet. N'ajoutez une règle que lorsque des détails stables relatifs à l'expéditeur ou à l'objet permettent d'identifier les messages de manière fiable. Cela permet de garder une boîte de réception claire tout en conservant des archives accessibles, sans présumer à tort que Mail est capable de détecter automatiquement la taille des fichiers.

Sources