Чтобы во входящих сообщениях проекта было легко ориентироваться, перенаправляйте нужные входящие письма в отдельный почтовый ящик и обрабатывайте громоздкие файлы осознанно. В приложении «Почта» Apple на Mac можно сортировать письма по размеру, находить сообщения с вложениями и создавать правила, перемещающие проектную почту по отправителю или теме. В «Почте» не предусмотрено условие правила по размеру вложения, поэтому не стоит рассчитывать на автоматическое перенаправление писем только из-за большого объема файла.

Определитесь, что должно означать «убрать из Входящих»

Если вам необходимо сохранить доступ к переписке по проекту, переместите все письмо целиком в отдельный почтовый ящик, например «Файлы проекта». Письмо и вложения останутся вместе, но само письмо больше не будет занимать место во «Входящих». Обычно это самый простой вариант, если само сообщение содержит решения, инструкции или важную историю.

Если главное, что вам нужно, — это файл, сохраните его в папку проекта в Finder. В «Почте» выберите сообщение и перейдите в Файл > Сохранить вложения либо наведите курсор на заголовок письма, нажмите кнопку вложения и выберите Сохранить все. По умолчанию «Почта» сохраняет вложения в папку «Загрузки»; изменить место сохранения можно в меню Почта > Настройки > Основные. После сохранения переместите письмо в проектный ящик или оставьте его во «Входящих», пока не убедитесь, что файл находится в нужной папке. В руководстве Apple по сохранению и удалению вложений описаны эти элементы управления.

Разберите письма, которые уже находятся во «Входящих»

В «Почте» выберите входящие сообщения проекта, затем откройте Вид > Сортировка > Размер. Сортировка помогает обнаружить более крупные письма, однако она упорядочивает по общему размеру письма, а не выступает фильтром исключительно для больших вложений. Чтобы сузить список до писем с файлами, введите «вложение» в поле поиска и выберите Письмо с вложениями. Этот запрос можно комбинировать с ключевыми словами проекта или проверять подходящие сообщения по очереди. Apple описывает как поиск по вложениям, так и сортировку по размеру в своем руководстве по поиску в «Почте».

Для каждого письма, которое вы хотите сохранить, определите место назначения перед перемещением: сохраните файл в папку проекта в Finder, переместите письмо в специальный ящик или сделайте и то, и другое. Чтобы создать почтовый ящик, выберите Ящик > Новый ящик и укажите учетную запись или местоположение для него. Затем перетащите выбранные письма из списка в этот ящик или воспользуйтесь кнопкой Переместить в, если она выведена на панель инструментов. Проверьте место назначения перед удалением чего-либо: файл, сохраненный отдельно, и файл, прикрепленный к письму, — это две разные копии.

Автоматизируйте перемещение предсказуемой проектной почты

Правила могут перемещать входящие сообщения при их соответствии определенным критериям, таким как отправитель или тема. В «Почте» перейдите в Почта > Настройки > Правила, нажмите Добавить правило, задайте для него понятное имя, укажите условия, определяющие проектные сообщения, а затем установите действие Переместить сообщение и выберите почтовый ящик проекта. К примеру, правило может срабатывать на письма от регулярного контакта по проекту или на уникальную фразу в теме. Используйте условия, которые не захватят постороннюю почту: слишком общее слово, например «отчет», может относиться более чем к одному проекту.

Apple документирует правила как автоматизацию по принципу «условие-действие», включая перемещение подходящих писем в другой ящик, но в ее руководствах размер вложения не указан в качестве доступного условия. Таким образом, это поможет убрать известную проектную переписку из «Входящих», но не позволит гарантированно отбирать только письма с большими файлами. Протестируйте правило на существующих сообщениях перед тем, как полагаться на него, и отключите его, сняв соответствующий флажок в настройках правил, если оно захватывает почту, которую вы хотите оставить во «Входящих». Ознакомьтесь с инструкциями Apple по изменению правил.

Удаляйте вложения только тогда, когда это действительно нужно

В «Почте» также доступна команда Сообщение > Удалить вложения для выбранного письма. Само письмо остается в почтовом ящике, однако Apple предупреждает, что для учетных записей IMAP вложения удаляются с почтового сервера без возможности восстановления. Сохраните и проверьте нужный файл перед выполнением этой команды: локальная копия в «Загрузках» не делает удаление на сервере обратимым. Apple описывает механику удаления и ограничения IMAP.

Практичный алгоритм действий: отсортируйте или найдите письма с тяжелыми вложениями, сохраните нужные файлы в правильную папку проекта, а затем переместите письмо в проектный ящик. Добавляйте правило только тогда, когда неизменные данные об отправителе или теме позволяют точно идентифицировать почту. Это позволит держать папку «Входящие» в порядке, сохраняя доступ к истории и не рассчитывая на неподдерживаемую функцию автоматического определения размера файлов в «Почте».

Источники