للحفاظ على سهولة فحص صندوق وارد المشروع وسرعة قراءته، وجّه الرسائل الواردة ذات الصلة إلى صندوق بريد منفصل وتعامل مع الملفات الكبيرة بعناية وتأنٍّ. في تطبيق Apple Mail على Mac، يمكنك فرز الرسائل حسب الحجم، والعثور على الرسائل ذات المرفقات، وإنشاء قواعد تنقل بريد المشروع بناءً على المرسل أو الموضوع. لا يوثق تطبيق Mail شرط قاعدة خاص بحجم المرفقات، لذا لا تتوقع منه تحويل الرسائل تلقائيًا لمجرد أن حجم الملف كبير.
حدد ما يعنيه "إبعادها عن صندوق الوارد"
إذا كنت بحاجة إلى إبقاء رسالة المشروع متاحة، فانقل البريد الإلكتروني بالكامل إلى صندوق بريد منفصل مثل "ملفات المشروع". تبقى الرسالة ومرفقاتها معًا، لكن البريد الإلكتروني لن يظل موجودًا في صندوق الوارد. يعد هذا عادةً الخيار الأبسط عندما تحتوي الرسالة نفسها على قرارات أو تعليمات أو سجل مفيد.
إذا كان الملف هو الشيء الأساسي الذي تحتاجه، فاحفظه في مجلد المشروع في Finder. في تطبيق Mail، حدد الرسالة واختر ملف > حفظ المرفقات (File > Save Attachments)، أو حرّك المؤشر فوق ترويسة الرسالة، وانقر على زر المرفق، واختر حفظ الكل (Save All). يحفظ Mail المرفقات في مجلد التنزيلات (Downloads) افتراضيًا؛ يمكنك اختيار موقع آخر عبر Mail > الإعدادات > عام (Mail > Settings > General). بعد الحفظ، انقل البريد الإلكتروني إلى صندوق بريد المشروع أو اتركه في صندوق الوارد حتى تتأكد من أن الملف في المكان الصحيح. يوضح دليل Apple لحفظ المرفقات وحذفها عناصر التحكم هذه.
فرز الرسائل الموجودة بالفعل في صندوق الوارد
في Mail، حدد صندوق وارد المشروع، ثم اختر عرض > فرز حسب > الحجم (View > Sort By > Size). يساعد الفرز في إظهار الرسائل الأكبر حجمًا، ولكنه يفرز حسب حجم الرسالة الإجمالي؛ وليس تصفية للمرفقات الكبيرة وحدها. لتضييق نطاق القائمة لتشمل الرسائل التي تحتوي على ملفات، اكتب "مرفق" في حقل البحث وحدد رسالة تحتوي على مرفقات (Message with attachments). يمكنك دمج ذلك مع مصطلحات المشروع أو فحص الرسائل المحتملة واحدة تلو الأخرى. توثق Apple كلاً من البحث عن المرفقات والفرز حسب الحجم في دليل البحث في Mail.
لكل رسالة ترغب في الاحتفاظ بها، اختر وجهة قبل نقلها: احفظ الملف في مجلد المشروع على Finder، أو انقل البريد الإلكتروني إلى صندوق بريد مخصص، أو قم بالأمرين معًا. لإنشاء صندوق بريد، اختر صندوق البريد > صندوق بريد جديد (Mailbox > New Mailbox) وحدد الحساب أو الموقع الذي تريده فيه. بعد ذلك، اسحب الرسائل المحددة من قائمة الرسائل إلى صندوق البريد هذا، أو استخدم عنصر التحكم نقل إلى (Move to) إذا ظهر في شريط الأدوات. تحقق من الوجهة قبل حذف أي شيء: فالملف المحفوظ في مكان آخر والملف المرفق بالرسالة هما نسختان منفصلتان.
نقل بريد المشروع المتوقع تلقائيًا
يمكن للقواعد نقل الرسائل الواردة عندما تتطابق مع شروط معينة مثل المرسل أو الموضوع. في Mail، افتح Mail > الإعدادات > القواعد (Mail > Settings > Rules)، وانقر على إضافة قاعدة (Add Rule)، وامنحها اسمًا واضحًا، ثم عيّن الشروط التي تحدد رسائل المشروع، وبعد ذلك اضبط الإجراء على نقل الرسالة (Move Message) واختر صندوق بريد المشروع. على سبيل المثال، يمكن لقاعدة أن تطابق الرسائل الواردة من جهة اتصال متكررة في المشروع، أو عبارة موضوع مميزة. استخدم شروطًا لا تلتقط البريد غير ذي الصلة؛ فالعبارة الفضفاضة مثل "تقرير" قد تنطبق على أكثر من مشروع واحد.
توثق Apple القواعد كأتمتة قائمة على الشروط والإجراءات، بما في ذلك نقل الرسائل المتطابقة إلى صندوق بريد آخر، لكن وثائقها لا تدرج حجم المرفق كشرط للقاعدة. وبالتالي، يمكن لهذه الطريقة إبقاء مراسلات المشروع المعروفة خارج صندوق الوارد، ولكن لا يمكنها استهداف الرسائل التي تحتوي على ملفات كبيرة فقط بشكل موثوق. راجع القاعدة بمقارنتها مع الرسائل الحالية قبل الاعتماد عليها، وقم بتعطيلها عن طريق إلغاء تحديد خانة الاختيار الخاصة بها في إعدادات القواعد إذا التقطت بريدًا تريد إبقاءه في صندوق الوارد. راجع تعليمات Apple لتعديل القواعد.
إزالة المرفق فقط عندما تقصد ذلك
يوفر تطبيق Mail أيضًا خيار رسالة > إزالة المرفقات (Message > Remove Attachments) لرسالة محددة. يؤدي هذا إلى ترك البريد الإلكتروني في صندوق البريد، لكن Apple تحذر من أنه بالنسبة لحسابات IMAP، يتم حذف المرفقات من خادم البريد ولا يمكن استردادها. احفظ الملف المطلوب وتحقق منه قبل استخدام هذا الأمر؛ فالنسخة المحلية في مجلد التنزيلات (Downloads) لا تجعل عملية الحذف من الخادم قابلة للتراجع. توثق Apple سلوك الإزالة والقيود المفروضة على IMAP.
الروتين العملي هو: فرز الرسائل التي تحتوي على مرفقات كثيرة أو البحث عنها، وحفظ الملفات المطلوبة في مجلد المشروع المناسب، ثم نقل البريد الإلكتروني إلى صندوق بريد المشروع. أضف قاعدة فقط عندما تحدد تفاصيل المرسل أو الموضوع الثابتة البريدَ بدقة. يحافظ هذا على تركيز صندوق الوارد مع ترك سجل يسهل الوصول إليه، وتجنب الوعود غير المدعومة بقدرة Mail على اكتشاف حجم الملف تلقائيًا.