প্রজেক্ট ইনবক্স সহজে স্ক্যান করার উপযোগী রাখতে, প্রাসঙ্গিক ইনকামিং বার্তাগুলিকে একটি পৃথক মেলবক্সে পাঠান এবং বড় ফাইলগুলি সচেতনভাবে সামলান। Mac-এর Apple Mail-এ আপনি আকার অনুসারে বার্তা সাজাতে পারেন, সংযুক্তিযুক্ত বার্তা খুঁজে পেতে পারেন এবং প্রেরক বা বিষয়ের ওপর ভিত্তি করে প্রজেক্টের মেইল স্থানান্তর করার নিয়ম তৈরি করতে পারেন। সংযুক্তির আকারের জন্য কোনো নিয়মের শর্ত Mail-এ উল্লেখ নেই, তাই কেবল একটি ফাইল বড় হওয়ার কারণে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বার্তা সরিয়ে দেবে এমন প্রত্যাশা করবেন না।

“ইনবক্সের বাইরে রাখা”-র অর্থ কী হবে তা বেছে নিন

যদি আপনার প্রজেক্টের বার্তাটি সহজলভ্য রাখার প্রয়োজন হয়, তবে পুরো ইমেইলটি “Project Files”-এর মতো একটি পৃথক মেলবক্সে স্থানান্তর করুন। বার্তা এবং এর সংযুক্তিগুলি একসাথেই থাকবে, কিন্তু ইমেইলটি আর ইনবক্সে পড়ে থাকবে না। বার্তাটিতে যদি কোনো সিদ্ধান্ত, নির্দেশনা বা প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে, তবে সাধারণত এটিই সবচেয়ে সহজ উপায়।

ফাইলটিই যদি আপনার প্রধান প্রয়োজনীয় বিষয় হয়, তবে এটি Finder-এর একটি প্রজেক্ট ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন। Mail-এ বার্তাটি নির্বাচন করুন এবং File > Save Attachments বেছে নিন, অথবা বার্তার হেডারের ওপর পয়েন্টার রেখে সংযুক্তির বাটনে ক্লিক করুন এবং Save All বেছে নিন। Mail ডিফল্টভাবে Downloads ফোল্ডারে সংযুক্তি সংরক্ষণ করে; আপনি Mail > Settings > General-এ গিয়ে অন্য অবস্থান বেছে নিতে পারেন। সংরক্ষণ করার পর, ইমেইলটি প্রজেক্ট মেলবক্সে স্থানান্তর করুন অথবা ফাইলটি সঠিক জায়গায় আছে কিনা তা পরীক্ষা না করা পর্যন্ত এটি ইনবক্সেই রেখে দিন। সংযুক্তি সংরক্ষণ এবং মুছে ফেলার বিষয়ে Apple-এর নির্দেশিকা-তে এই নিয়ন্ত্রণগুলির বর্ণনা রয়েছে।

আপনার ইনবক্সে ইতিমধ্যেই থাকা বার্তাগুলি বাছাই করুন

Mail-এ প্রজেক্টের Inbox নির্বাচন করুন, তারপর View > Sort By > Size বেছে নিন। আকার অনুযায়ী সাজানো বড় বার্তাগুলিকে সামনে আনতে সাহায্য করে, তবে এটি বার্তার আকার অনুসারে সাজায়; এটি কেবল বড় সংযুক্তির কোনো ফিল্টার নয়। ফাইল রয়েছে এমন বার্তাগুলিতে তালিকাটি সীমাবদ্ধ করতে, সার্চ বক্সে “attachment” লিখুন এবং Message with attachments নির্বাচন করুন। আপনি এর সাথে প্রজেক্ট সম্পর্কিত শব্দ যুক্ত করতে পারেন বা সম্ভাব্য বার্তাগুলি একে একে পরীক্ষা করতে পারেন। Apple তার Mail সার্চ নির্দেশিকা-তে সংযুক্তি অনুসন্ধান এবং আকার অনুসারে সাজানো উভয় বিষয়ই নথিভুক্ত করেছে।

আপনি রাখতে চান এমন প্রতিটি বার্তার ক্ষেত্রে, স্থানান্তরের আগে একটি গন্তব্য বেছে নিন: ফাইলটি প্রজেক্টের Finder ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন, ইমেইলটি একটি নির্দিষ্ট মেলবক্সে স্থানান্তর করুন, অথবা উভয়ই করুন। একটি মেলবক্স তৈরি করতে, Mailbox > New Mailbox বেছে নিন এবং যে অ্যাকাউন্ট বা অবস্থানে এটি রাখতে চান তা নির্বাচন করুন। তারপর বার্তার তালিকা থেকে নির্বাচিত বার্তাগুলি সেই মেলবক্সে টেনে আনুন, অথবা টুলবারে Move to অপশনটি থাকলে সেটি ব্যবহার করুন। কোনো কিছু মুছে ফেলার আগে গন্তব্যটি যাচাই করে নিন: অন্য কোথাও সংরক্ষিত একটি ফাইল এবং বার্তায় সংযুক্ত একটি ফাইল কিন্তু পৃথক কপি।

অনুমেয় প্রজেক্টের মেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থানান্তর করুন

নিয়মগুলি (Rules) ইনকামিং বার্তাগুলিকে প্রেরক বা বিষয়ের মতো শর্ত পূরণ হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরিয়ে নিতে পারে। Mail-এ Mail > Settings > Rules খুলুন, Add Rule-এ ক্লিক করুন, একটি স্পষ্ট নাম দিন, প্রজেক্টের বার্তা শনাক্ত করার শর্তগুলি সেট করুন, তারপর অ্যাকশন হিসেবে Move Message নির্ধারণ করে প্রজেক্ট মেলবক্সটি বেছে নিন। উদাহরণস্বরূপ, একটি নিয়ম কোনো নির্দিষ্ট প্রজেক্টের নিয়মিত যোগাযোগের ব্যক্তির বার্তা বা কোনো স্বতন্ত্র বিষয়ের সাথে মিল রাখতে পারে। এমন শর্ত ব্যবহার করুন যা অপ্রাসঙ্গিক মেইল টেনে আনবে না; “report”-এর মতো একটি বিস্তৃত শব্দ একাধিক প্রজেক্টের ক্ষেত্রে মিলে যেতে পারে।

Apple নিয়মগুলিকে শর্ত-এবং-অ্যাকশন অটোমেশন হিসেবে নথিভুক্ত করেছে, যার মধ্যে মিলে যাওয়া বার্তাগুলিকে অন্য মেলবক্সে স্থানান্তর করা অন্তর্ভুক্ত, তবে এর নথিতে সংযুক্তির আকারকে নিয়মের শর্ত হিসেবে উল্লেখ করা হয়নি। তাই এটি পরিচিত প্রজেক্টের চিঠিপত্র ইনবক্সের বাইরে রাখতে পারলেও, এটি নির্ভরযোগ্যভাবে কেবল বড় ফাইলযুক্ত বার্তাগুলিকে লক্ষ্য করতে পারে না। এর ওপর পুরোপুরি নির্ভর করার আগে বিদ্যমান বার্তাগুলির সাথে নিয়মটি যাচাই করুন, এবং এটি যদি এমন কোনো মেইল সরিয়ে নেয় যা আপনি ইনবক্সে রাখতে চান, তবে Rules সেটিংসে গিয়ে এর চেকবক্সটি আনচেক করে এটি নিষ্ক্রিয় করুন। নিয়ম পরিবর্তনের জন্য Apple-এর নির্দেশাবলী দেখুন।

কেবল নিশ্চিত হলেই কোনো সংযুক্তি মুছে ফেলুন

Mail নির্বাচিত বার্তার জন্য Message > Remove Attachments-এর সুবিধাও দেয়। এটি ইমেইলটিকে মেলবক্সেই রেখে দেয়, তবে Apple সতর্ক করে যে IMAP অ্যাকাউন্টের ক্ষেত্রে সংযুক্তিগুলি মেল সার্ভার থেকে মুছে যায় এবং সেগুলি আর উদ্ধার করা যায় না। এই কমান্ডটি ব্যবহার করার আগে প্রয়োজনীয় ফাইলটি সংরক্ষণ এবং যাচাই করে নিন; Downloads-এ থাকা একটি স্থানীয় কপি কিন্তু সার্ভার থেকে মুছে যাওয়া ফাইল ফিরিয়ে আনতে পারে না। Apple সংযুক্তি অপসারণের আচরণ এবং IMAP-এর সীমাবদ্ধতা নথিভুক্ত করেছে।

একটি কার্যকরী নিয়মিত অভ্যাস হলো: যেসব বার্তায় প্রচুর বা বড় সংযুক্তি রয়েছে সেগুলি সাজানো বা অনুসন্ধান করা, প্রয়োজনীয় ফাইলগুলি সঠিক প্রজেক্ট ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা, এবং তারপর ইমেইলটি একটি প্রজেক্ট মেলবক্সে স্থানান্তর করা। প্রেরক বা বিষয়ের সুনির্দিষ্ট বিবরণ দিয়ে যখন মেইলটি সঠিকভাবে শনাক্ত করা যায়, কেবল তখনই একটি নিয়ম যোগ করুন। এটি ইনবক্সকে গোছানো রাখে, পাশাপাশি প্রয়োজনীয় রেকর্ড সহজলভ্য রাখে এবং Mail স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাইলের আকার শনাক্ত করতে পারে এমন অমূলক প্রত্যাশা এড়াতে সাহায্য করে।

সূত্রসমূহ