किसी प्रोजेक्ट इनबॉक्स को आसानी से स्कैन करने योग्य बनाए रखने के लिए, काम के आने वाले संदेशों को एक अलग मेलबॉक्स में भेजें और बड़ी फ़ाइलों को सोच-समझकर संभालें। Mac पर Apple Mail में, आप संदेशों को आकार के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं, अटैचमेंट वाले संदेश ढूंढ सकते हैं, और ऐसे नियम बना सकते हैं जो प्रेषक या विषय के आधार पर प्रोजेक्ट मेल को स्थानांतरित करते हैं। Mail अटैचमेंट आकार के लिए किसी नियम शर्त का उल्लेख नहीं करता है, इसलिए यह उम्मीद न करें कि यह केवल फ़ाइल बड़ी होने के कारण स्वचालित रूप से संदेशों को कहीं और भेज देगा।

चुनें कि "इनबॉक्स से बाहर" का क्या अर्थ होना चाहिए

यदि आपको प्रोजेक्ट संदेश को उपलब्ध रखने की आवश्यकता है, तो पूरे ईमेल को "प्रोजेक्ट फ़ाइलें" जैसे किसी अलग मेलबॉक्स में ले जाएँ। संदेश और उसके अटैचमेंट एक साथ रहते हैं, लेकिन ईमेल अब इनबॉक्स में नहीं रहता है। यह आमतौर पर सबसे सरल विकल्प होता है जब संदेश में ही निर्णय, निर्देश या कोई उपयोगी रिकॉर्ड शामिल होता है।

यदि फ़ाइल ही मुख्य चीज़ है जिसकी आपको आवश्यकता है, तो उसे Finder में किसी प्रोजेक्ट फ़ोल्डर में सहेजें। Mail में, संदेश का चयन करें और फ़ाइल > अटैचमेंट सहेजें चुनें, या पॉइंटर को संदेश हेडर के ऊपर ले जाएँ, अटैचमेंट बटन पर क्लिक करें और सभी सहेजें चुनें। Mail डिफ़ॉल्ट रूप से अटैचमेंट को डाउनलोड फ़ोल्डर में सहेजता है; आप Mail > सेटिंग्स > सामान्य में कोई अन्य स्थान चुन सकते हैं। सहेजने के बाद, ईमेल को प्रोजेक्ट मेलबॉक्स में ले जाएँ या जब तक आप यह जांच न लें कि फ़ाइल सही जगह पर है, तब तक इसे इनबॉक्स में ही रहने दें। अटैचमेंट सहेजने और हटाने के लिए Apple की गाइड इन नियंत्रणों का वर्णन करती है।

अपने इनबॉक्स में पहले से मौजूद संदेशों को छांटें (ट्राइएज करें)

Mail में, प्रोजेक्ट इनबॉक्स का चयन करें, फिर दृश्य > इसके अनुसार क्रमबद्ध करें > आकार चुनें। सॉर्ट करने से बड़े संदेशों को सामने लाने में मदद मिलती है, लेकिन यह संदेश के आकार के अनुसार सॉर्ट करता है; यह केवल बड़े अटैचमेंट के लिए फ़िल्टर नहीं है। सूची को फ़ाइलों वाले संदेशों तक सीमित करने के लिए, खोज फ़ील्ड में "attachment" टाइप करें और अटैचमेंट वाले संदेश चुनें। आप इसे प्रोजेक्ट से जुड़े शब्दों के साथ जोड़ सकते हैं या संभावित संदेशों का एक-एक करके निरीक्षण कर सकते हैं। Apple अपने Mail खोज गाइड में अटैचमेंट खोज और आकार के आधार पर सॉर्टिंग दोनों का विवरण देता है।

प्रत्येक संदेश जिसे आप रखना चाहते हैं, उसे स्थानांतरित करने से पहले एक गंतव्य चुनें: फ़ाइल को प्रोजेक्ट के Finder फ़ोल्डर में सहेजें, ईमेल को किसी समर्पित मेलबॉक्स में ले जाएँ, या दोनों करें। एक मेलबॉक्स बनाने के लिए, मेलबॉक्स > नया मेलबॉक्स चुनें और वह खाता या स्थान चुनें जहाँ आप इसे चाहते हैं। फिर संदेश सूची से चयनित संदेशों को उस मेलबॉक्स में खींचें (ड्रैग करें), या यदि टूलबार में यह दिखाई देता है तो यहाँ ले जाएँ नियंत्रण का उपयोग करें। कुछ भी हटाने से पहले गंतव्य की जांच करें: कहीं और सहेजी गई फ़ाइल और किसी संदेश से जुड़ी फ़ाइल अलग-अलग प्रतियां होती हैं।

अनुमानित प्रोजेक्ट मेल को स्वचालित रूप से स्थानांतरित करें

नियम आने वाले संदेशों को तब स्थानांतरित कर सकते हैं जब वे प्रेषक या विषय जैसी शर्तों से मेल खाते हों। Mail में, Mail > सेटिंग्स > नियम खोलें, नियम जोड़ें पर क्लिक करें, इसे एक स्पष्ट नाम दें, ऐसी शर्तें सेट करें जो प्रोजेक्ट संदेशों की पहचान करती हों, फिर क्रिया को संदेश ले जाएँ पर सेट करें और प्रोजेक्ट मेलबॉक्स चुनें। उदाहरण के लिए, कोई नियम किसी आवर्ती प्रोजेक्ट संपर्क के संदेशों, या किसी विशिष्ट विषय वाक्यांश से मेल खा सकता है। ऐसी शर्तों का उपयोग करें जो असंबंधित मेल को न पकड़ें; "रिपोर्ट" जैसा व्यापक वाक्यांश एक से अधिक प्रोजेक्ट से मेल खा सकता है।

Apple नियमों को शर्त-और-कार्रवाई ऑटोमेशन के रूप में प्रलेखित करता है, जिसमें मेल खाने वाले संदेशों को दूसरे मेलबॉक्स में ले जाना शामिल है, लेकिन इसका दस्तावेज़ीकरण अटैचमेंट आकार को नियम शर्त के रूप में सूचीबद्ध नहीं करता है। इसलिए यह ज्ञात प्रोजेक्ट पत्राचार को इनबॉक्स से बाहर रख सकता है, लेकिन यह केवल बड़ी फ़ाइलों वाले संदेशों को मज़बूती से लक्षित नहीं कर सकता है। इस पर निर्भर होने से पहले मौजूदा संदेशों के आधार पर नियम की समीक्षा करें, और यदि यह उस मेल को पकड़ता है जिसे आप इनबॉक्स में रखना चाहते हैं, तो नियम सेटिंग्स में इसके चेकबॉक्स को अनचेक करके इसे अक्षम कर दें। नियम बदलने के लिए Apple के निर्देश देखें।

अटैचमेंट केवल तभी हटाएं जब आपका वाकई ऐसा इरादा हो

Mail किसी चयनित संदेश के लिए संदेश > अटैचमेंट हटाएं की सुविधा भी प्रदान करता है। यह ईमेल को मेलबॉक्स में छोड़ देता है, लेकिन Apple चेतावनी देता है कि IMAP खातों के लिए अटैचमेंट मेल सर्वर से हटा दिए जाते हैं और उन्हें पुनः प्राप्त नहीं किया जा सकता है। इस कमांड का उपयोग करने से पहले किसी आवश्यक फ़ाइल को सहेजें और सत्यापित करें; डाउनलोड में एक स्थानीय प्रतिलिपि होने से सर्वर-साइड से हटाए जाने को पूर्ववत (रिवर्स) नहीं किया जा सकता है। Apple इस हटाने के व्यवहार और IMAP सीमा का विवरण देता है।

एक व्यावहारिक दिनचर्या यह है: बहुत सारे अटैचमेंट वाले संदेशों को सॉर्ट करें या खोजें, आवश्यक फ़ाइलों को सही प्रोजेक्ट फ़ोल्डर में सहेजें, फिर ईमेल को प्रोजेक्ट मेलबॉक्स में ले जाएँ। नियम केवल तभी जोड़ें जब स्थिर प्रेषक या विषय विवरण मेल की सटीक पहचान करते हों। यह इनबॉक्स को केंद्रित रखता है और एक सुलभ रिकॉर्ड छोड़ता है, साथ ही इस असमर्थित वादे से बचाता है कि Mail स्वचालित रूप से फ़ाइल आकार का पता लगा सकता है।

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