Para que la bandeja de entrada de un proyecto sea fácil de revisar, desvíe los mensajes entrantes relevantes a un buzón independiente y gestione los archivos voluminosos de forma deliberada. En Apple Mail para Mac, puede ordenar los mensajes por tamaño, buscar mensajes con archivos adjuntos y crear reglas que muevan el correo del proyecto en función del remitente o del asunto. Mail no documenta una condición de regla para el tamaño de los archivos adjuntos, por lo que no espere que desvíe automáticamente los mensajes solo porque un archivo sea grande.

Elija qué debe significar «fuera de la bandeja de entrada»

Si necesita mantener disponible el mensaje del proyecto, mueva todo el correo a un buzón independiente, como «Archivos del proyecto». El mensaje y sus archivos adjuntos permanecerán juntos, pero el correo electrónico ya no estará en la Bandeja de entrada. Esta suele ser la opción más sencilla cuando el mensaje en sí contiene decisiones, instrucciones o un registro útil.

Si el archivo es lo principal que necesita, guárdelo en una carpeta del proyecto en el Finder. En Mail, seleccione el mensaje y elija Archivo > Guardar archivos adjuntos, o pase el puntero sobre el encabezado del mensaje, haga clic en el botón de archivos adjuntos y elija Guardar todo. Mail guarda los archivos adjuntos en la carpeta Descargas de forma predeterminada; puede elegir otra ubicación en Mail > Ajustes > General. Tras guardarlo, mueva el correo electrónico al buzón del proyecto o déjelo en la Bandeja de entrada hasta que haya comprobado que el archivo está en el lugar correcto. La guía de Apple para guardar y eliminar archivos adjuntos describe estos controles.

Clasifique los mensajes que ya están en su Bandeja de entrada

En Mail, seleccione la Bandeja de entrada del proyecto y elija Visualización > Ordenar por > Tamaño. Ordenar ayuda a sacar a la superficie los mensajes más grandes, pero clasifica según el tamaño total del mensaje; no es un filtro exclusivo para archivos adjuntos grandes. Para limitar la lista a los mensajes con archivos, escriba «archivo adjunto» en el campo de búsqueda y seleccione Mensaje con archivos adjuntos. Puede combinar esto con términos del proyecto o inspeccionar los mensajes probables uno por uno. Apple documenta tanto la búsqueda de archivos adjuntos como la ordenación por tamaño en su guía de búsqueda de Mail.

Para cada mensaje que desee conservar, elija un destino antes de moverlo: guarde el archivo en la carpeta del proyecto en el Finder, mueva el correo electrónico a un buzón dedicado o haga ambas cosas. Para crear un buzón, elija Buzón > Nuevo buzón y seleccione la cuenta o ubicación donde lo desee. A continuación, arrastre los mensajes seleccionados desde la lista de mensajes hasta ese buzón, o utilice el control Mover a si aparece en la barra de herramientas. Compruebe el destino antes de eliminar nada: un archivo guardado en otro lugar y un archivo adjunto a un mensaje son copias independientes.

Mueva automáticamente el correo predecible del proyecto

Las reglas pueden mover los mensajes entrantes cuando cumplen condiciones como un remitente o un asunto específico. En Mail, abra Mail > Ajustes > Reglas, haga clic en Añadir regla, asígnele un nombre claro, establezca las condiciones que identifiquen los mensajes del proyecto y, a continuación, configure la acción en Mover mensaje y elija el buzón del proyecto. Por ejemplo, una regla podría coincidir con los mensajes de un contacto recurrente del proyecto o con una frase distintiva en el asunto. Utilice condiciones que no capturen correo no relacionado; una frase amplia como «informe» puede coincidir con más de un proyecto.

Apple documenta las reglas como una automatización de condición y acción, incluido el traslado de los mensajes coincidentes a otro buzón, pero su documentación no incluye el tamaño del archivo adjunto como condición de regla. Por lo tanto, esto puede mantener la correspondencia conocida del proyecto fuera de la Bandeja de entrada, pero no puede dirigirse de forma fiable solo a los mensajes con archivos grandes. Pruebe la regla con los mensajes existentes antes de confiar en ella y desactívela desmarcando su casilla en los ajustes de Reglas si captura correo que desea conservar en la Bandeja de entrada. Consulte las instrucciones de Apple para modificar reglas.

Elimine un archivo adjunto solo cuando realmente lo desee

Mail también ofrece la opción Mensaje > Eliminar archivos adjuntos para un mensaje seleccionado. Esto deja el correo electrónico en el buzón, pero Apple advierte que, en el caso de las cuentas IMAP, los archivos adjuntos se eliminan del servidor de correo y no se pueden recuperar. Guarde y verifique los archivos necesarios antes de utilizar este comando; una copia local en Descargas no hace que la eliminación en el servidor sea reversible. Apple documenta el comportamiento de eliminación y la limitación con IMAP.

Una rutina práctica consiste en: ordenar o buscar mensajes con muchos archivos adjuntos, guardar los archivos necesarios en la carpeta correspondiente del proyecto y, a continuación, mover el correo electrónico a un buzón del proyecto. Añada una regla solo cuando los detalles estables del remitente o del asunto identifiquen el correo con precisión. Esto mantiene la Bandeja de entrada despejada a la vez que conserva un registro accesible y evita la falsa expectativa de que Mail pueda detectar automáticamente el tamaño de los archivos.

Fuentes