Agar kotak masuk proyek tetap mudah dipindai, alihkan pesan masuk yang relevan ke kotak surat terpisah dan tangani berkas berukuran besar secara terencana. Di Apple Mail pada Mac, Anda dapat mengurutkan pesan berdasarkan ukuran, menemukan pesan dengan lampiran, dan membuat aturan yang memindahkan email proyek berdasarkan pengirim atau subjek. Mail tidak mencantumkan kondisi aturan untuk ukuran lampiran, jadi jangan berharap aplikasi ini secara otomatis mengalihkan pesan hanya karena sebuah berkas berukuran besar.

Tentukan arti "keluar dari kotak masuk" bagi Anda

Jika Anda perlu menjaga pesan proyek tetap tersedia, pindahkan seluruh email ke kotak surat terpisah seperti "Berkas Proyek". Pesan dan lampirannya akan tetap bersama, tetapi email tersebut tidak lagi berada di Kotak Masuk. Ini biasanya merupakan pilihan paling sederhana ketika pesan itu sendiri berisi keputusan, instruksi, atau rekaman riwayat yang berguna.

Jika berkas tersebut adalah hal utama yang Anda butuhkan, simpan berkas ke folder proyek di Finder. Di Mail, pilih pesan lalu pilih File > Simpan Lampiran, atau arahkan penunjuk ke atas header pesan, klik tombol lampiran, dan pilih Simpan Semua. Mail menyimpan lampiran ke folder Unduhan secara default; Anda dapat memilih lokasi lain di Mail > Pengaturan > Umum. Setelah menyimpan, pindahkan email ke kotak surat proyek atau biarkan di Kotak Masuk sampai Anda memastikan bahwa berkas berada di tempat yang benar. Panduan Apple untuk menyimpan dan menghapus lampiran menjelaskan kontrol-kontrol ini.

Pilah pesan yang sudah ada di Kotak Masuk Anda

Di Mail, pilih Kotak Masuk proyek, lalu pilih Lihat > Urutkan Menurut > Ukuran. Pengurutan membantu menampilkan pesan yang lebih besar ke permukaan, tetapi ini mengurutkan berdasarkan ukuran pesan; ini bukan filter khusus untuk lampiran besar saja. Untuk mempersempit daftar ke pesan yang berisi berkas, ketik "attachment" di bidang pencarian dan pilih Pesan dengan lampiran. Anda dapat menggabungkan ini dengan istilah proyek atau memeriksa pesan yang relevan satu per satu. Apple mendokumentasikan pencarian lampiran dan pengurutan berdasarkan ukuran dalam panduan pencarian Mail-nya.

Untuk setiap pesan yang ingin disimpan, pilih tujuan sebelum memindahkannya: simpan berkas ke dalam folder Finder proyek, pindahkan email ke kotak surat khusus, atau lakukan keduanya. Untuk membuat kotak surat, pilih Kotak Surat > Kotak Surat Baru dan pilih akun atau lokasi yang Anda inginkan. Kemudian seret pesan yang dipilih dari daftar pesan ke kotak surat tersebut, atau gunakan kontrol Pindahkan ke jika muncul di bar alat. Periksa tujuannya sebelum menghapus apa pun: berkas yang disimpan di tempat lain dan berkas yang dilampirkan pada pesan adalah salinan terpisah.

Pindahkan email proyek yang dapat diprediksi secara otomatis

Aturan dapat memindahkan pesan masuk saat cocok dengan kondisi tertentu seperti pengirim atau subjek. Di Mail, buka Mail > Pengaturan > Aturan, klik Tambah Aturan, berikan nama yang jelas, atur kondisi yang mengidentifikasi pesan proyek, lalu atur tindakannya ke Pindahkan Pesan dan pilih kotak surat proyek. Misalnya, sebuah aturan dapat mencocokkan pesan dari kontak proyek rutin, atau frasa subjek yang unik. Gunakan kondisi yang tidak akan menjaring email yang tidak terkait; frasa yang luas seperti "laporan" dapat cocok dengan lebih dari satu proyek.

Apple mendokumentasikan aturan sebagai otomatisasi kondisi-dan-tindakan, termasuk memindahkan pesan yang cocok ke kotak surat lain, tetapi dokumentasinya tidak mencantumkan ukuran lampiran sebagai kondisi aturan. Jadi, cara ini dapat menjauhkan korespondensi proyek yang sudah diketahui dari Kotak Masuk, tetapi tidak dapat secara andal menargetkan pesan dengan berkas besar saja. Tinjau aturan terhadap pesan yang ada sebelum mengandalkannya, dan nonaktifkan aturan tersebut dengan menghapus centang pada kotaknya di pengaturan Aturan jika aturan menjaring email yang ingin Anda simpan di Kotak Masuk. Lihat petunjuk Apple untuk mengubah aturan.

Hapus lampiran hanya jika Anda benar-benar bermaksud demikian

Mail juga menawarkan opsi Pesan > Hapus Lampiran untuk pesan yang dipilih. Tindakan ini membiarkan email tetap berada di kotak surat, tetapi Apple memperingatkan bahwa untuk akun IMAP, lampiran akan dihapus dari server email dan tidak dapat dipulihkan. Simpan dan verifikasi berkas yang diperlukan sebelum menggunakan perintah ini; salinan lokal di Unduhan tidak membuat penghapusan di sisi server dapat dibatalkan. Apple mendokumentasikan perilaku penghapusan dan batasan IMAP ini.

Rutinitas yang praktis adalah: urutkan atau cari pesan yang sarat lampiran, simpan berkas yang diperlukan ke dalam folder proyek yang tepat, lalu pindahkan email ke dalam kotak surat proyek. Tambahkan aturan hanya jika detail pengirim atau subjek yang stabil dapat mengidentifikasi email secara akurat. Langkah ini menjaga Kotak Masuk tetap fokus sembari tetap menyediakan rekaman riwayat yang mudah diakses dan menghindari janji tak berdasar bahwa Mail dapat mendeteksi ukuran berkas secara otomatis.

Sumber