若要使参考文献列表与 Mac 初稿中引用的文献保持一致，请使用文字处理软件的文献管理插件插入引用，并让其根据这些关联的引用生成参考文献列表。在 Microsoft Word 中，当文献详细信息发生更改后，Zotero 的“Refresh”（刷新）按钮可以更新引用和参考文献列表。关键的习惯是：先在文献管理器中更正文献数据，然后刷新初稿；在生成的列表仍处于关联状态时，不要手动编辑它。
理解“同步”的含义
文献管理器通常维护着两套相关但不同的内容：您的文献库（可能包含您收集的所有内容）以及初稿中引用的文献集合。Zotero 会更新其在 Word 中的参考文献列表以反映文档中的实际引用，因此您文献库中的条目并不会仅仅因为您保存了它就自动出现在该参考文献列表中。只有当某篇文献为正文提供佐证时，才将其作为引用添加到初稿中；仅在作业或出版物明确要求列出未引用文献时，才使用参考文献编辑器手动添加。Zotero 的 Word 插件文档详细说明了自动更新功能以及包含未引用条目的操作选项。
在此工作流程中，初稿中的引用字段就是连接两者的纽带。仅在外观上看起来像引用的纯文本，在文献元数据或引用样式发生更改时是无法自动更新的。请务必将活动副本保存在引文工具支持的文字处理软件格式中，并在进行最终的、不可更新的手动编辑之前保留一份独立的备份。
在 Word for Mac 中建立关联工作流程
安装并使用文献管理器的 Word 集成功能。在 Zotero 中，该插件会添加一个 Zotero 选项卡，其中包含 Add/Edit Citation（添加/编辑引用）、Add/Edit Bibliography（添加/编辑参考文献列表）、Document Preferences（文档首选项）和 Refresh（刷新）。通过 Add/Edit Citation 搜索文献库中的条目来插入引用，并通过 Add/Edit Bibliography 插入参考文献列表。随后，插件会根据文档中的引用内容自动维护该参考文献列表。在“Document Preferences”中，选择所需的引文样式和语言。Zotero 建议在大多数情况下将引用存储为字段（Fields）。其插件指南记录了这些控件和设置。
确保文献库中的条目详情准确无误。添加或更正条目时，对照原始文献核对作者、标题、日期、出版物及其他字段。随后，从文献库中引用该条目，而不是直接在 Word 中手动输入带格式的参考文献。这样可以为文档提供一个准确的来源记录，以便在格式更改时使用。
采用可重复的更新周期
在 Zotero 中修改文献详情后，在 Word 中打开初稿，然后点击 Zotero 选项卡中的 Refresh。Zotero 表示，“Refresh”会使用更新后的文献库元数据来更新引用和参考文献列表。在已建立关联的初稿中添加或删除引用时，参考文献列表应相应更新以反映这一变化。Zotero 文档还指出，在 Word 中手动编辑参考文献文本可能会在下次刷新时被覆盖。
在交付初稿之前，进行一次核对流程：通读全文，确认拟引用的每个来源均已插入对应引用；检查每个被引用的文献都已出现在文末的参考文献列表中；排查例外包含的参考文献，例如文献综述所要求的未引用文献。最后，再次刷新并仔细检查最终呈现的引用和列表。这种检查是一种实用的保障措施，但并不能保证文献管理器能够判断某处引用是否足以支持论点，或者文献元数据在事实上是否准确。
解决常见的同步失效问题
如果对 Zotero 元数据的修改没有生效，请先点击 Refresh。如果引用仍未改变，请点击该引用并选择 Add/Edit Citation。Zotero 解释说，该引用可能是被手动编辑过并被设置为停止更新，或者可能不再与您文献库中的条目相关联。在引用对话框中，检查该条目是否提供了 Open in My Library（在我的文献库中打开）。如果没有，Zotero 可能正在使用嵌入在文档内部的元数据；官方文档中给出的修复方法是删除该引用，然后从文献库搜索结果中重新插入。Zotero 的故障排除指南涵盖了这些情况。
起草过程中，请避免在 Word 中直接更改引用文本。如需添加页码、前缀或后缀，请使用引用对话框中的选项。Zotero 警告说，直接编辑可能会阻止自动更新。同样，对生成的参考文献列表进行的手动编辑也可能在刷新后丢失。如果最终定稿需要特殊的纯文本调整，请先保存备份，并且仅在最终副本中取消引用关联（unlink citations）：取消关联会移除字段代码并停止后续的自动更新。Zotero 记录了这一限制。
同样的原则也适用于 Mac 上的 EndNote for Word，尽管控件名称有所不同。编辑文献后，请保持 EndNote 文献库处于打开状态，然后使用 EndNote 选项卡上的 Update Citations and Bibliography（更新引文和参考文献）。EndNote 说明，如果在文献库关闭的情况下执行更新，可能会改为使用存储在 Word 的 Traveling Library（旅行库）中的文献数据。EndNote 的 Mac 文档解释了这种依赖关系。
明确该工作流程无法验证的内容
刷新操作只会对关联的记录进行格式化；它不会对论点进行事实核查，不会确认每个论断是否有充分的论据支持，也不会核对直接粘贴到初稿中且不相关的参考文献列表。作为普通文本导出或输入的参考文献列表与文献库之间不存在实时关联，无法通过引用插件自行更新。当需要遵循特定样式例外或包含独立的未引用阅读清单时，应将其视为明确的人工编辑决策，并在关联引用更新完毕后再行复核。
可靠的工作循环其实很简单：在同一个文献库中维护文献记录，通过 Word 集成功能插入引用，在元数据或引用发生变动后执行刷新，并在进行任何仅涉及纯文本的最终润色之前，仔细检查被引用的论断与文末列出的参考文献之间的对应关系。