Чтобы библиография соответствовала источникам, процитированным в черновике на Mac, вставляйте цитаты с помощью плагина библиографического менеджера для текстового процессора и позвольте ему сгенерировать список литературы на основе этих связанных цитат. В Microsoft Word кнопка «Refresh» (Обновить) в Zotero обновляет цитаты и библиографию после изменения данных об источниках. Главная привычка: исправляйте данные источника в менеджере, а затем обновляйте черновик; не редактируйте созданный список вручную, пока он остается связанным.
Разберитесь, что означает «синхронизация»
Библиографический менеджер обычно хранит две связанные, но разные вещи: вашу библиотеку, которая может содержать все собранные вами материалы, и набор источников, процитированных в черновике. Zotero обновляет библиографию в Word, чтобы отобразить цитаты в документе, поэтому элемент из вашей библиотеки не попадает в эту библиографию автоматически лишь потому, что вы его сохранили. Добавляйте источник в черновик в виде цитаты, когда он подкрепляет текст; используйте редактор библиографии только в том случае, если требования к работе или публикации прямо предусматривают включение непроцитированных трудов. В документации плагина Zotero для Word описаны как автоматическое обновление, так и возможность добавления непроцитированных источников.
В этом рабочем процессе связующим звеном выступают поля цитирования в черновике. Не стоит рассчитывать, что обычный текст, лишь внешне похожий на цитату, обновится при изменении метаданных источника или стиля цитирования. Храните рабочий вариант в формате текстового процессора, поддерживаемом вашим инструментом цитирования, и сохраняйте отдельную резервную копию перед внесением окончательных правок, которые нельзя будет обновить автоматически.
Настройте связанный рабочий процесс в Word для Mac
Установите и используйте интеграцию библиографического менеджера с Word. В Zotero плагин добавляет вкладку Zotero с кнопками Add/Edit Citation (Добавить/изменить цитату), Add/Edit Bibliography (Добавить/изменить библиографию), Document Preferences (Настройки документа) и Refresh (Обновить). Вставляйте цитаты с помощью Add/Edit Citation, находя элемент библиотеки, и добавляйте библиографию с помощью Add/Edit Bibliography. После этого плагин будет поддерживать актуальность библиографии на основе цитат в документе. В меню Document Preferences выберите требуемый стиль цитирования и язык. В большинстве случаев Zotero рекомендует сохранять цитаты в виде полей (Fields). Эти элементы управления и параметры описаны в руководстве по плагину.
Следите за точностью сведений об источниках в библиотеке. При добавлении или исправлении элемента сверяйте имя автора, название, дату, публикацию и другие поля с первоисточником. Затем цитируйте этот элемент из библиотеки, а не вводите отформатированную ссылку вручную в Word. Это дает документу запись об источнике, которую он сможет использовать при изменении форматирования.
Используйте регулярный цикл обновления
После изменения сведений об источнике в Zotero откройте черновик в Word и нажмите кнопку Refresh на вкладке Zotero. Как заявляет Zotero, Refresh обновляет цитаты и библиографию в соответствии с изменившимися метаданными библиотеки. При добавлении или удалении цитаты в связанном черновике библиография должна обновляться, отражая это изменение. В документации Zotero также отмечается, что ручные правки текста библиографии в Word могут быть перезаписаны при следующем обновлении.
Перед передачей черновика проведите сверку: прочитайте документ и убедитесь, что каждый источник, на который вы планируете сослаться, содержит вставленную цитату; проверьте, что каждый процитированный источник присутствует в списке литературы; а также обратите внимание на ссылки, включенные в виде исключения, например непроцитированные работы, необходимые для обзора. Наконец, обновите документ еще раз и проверьте отображаемые цитаты и список. Такая проверка — практическая мера предосторожности, а не гарантия того, что менеджер сможет оценить, подтверждает ли цитата тезис или являются ли метаданные источника фактически верными.
Устранение распространенных сбоев синхронизации
Если правка метаданных в Zotero не отображается, сначала нажмите Refresh. Если цитата не изменилась, нажмите на нее и выберите Add/Edit Citation. Zotero поясняет, что цитата могла быть отредактирована вручную и настроена на запрет обновлений, либо она больше не связана с элементом в вашей библиотеке. В диалоговом окне цитаты проверьте, доступна ли опция Open in My Library (Открыть в моей библиотеке). Если нет, возможно, Zotero использует метаданные, внедренные в документ; документированный способ исправления — удалить эту цитату и вставить ее заново из результатов поиска по библиотеке. Эти случаи рассмотрены в руководстве Zotero по устранению неполадок.
Избегайте прямого изменения текста цитаты в Word во время написания черновика. Для номеров страниц, префиксов или суффиксов используйте параметры диалогового окна цитирования. Zotero предупреждает, что прямые правки могут блокировать автоматические обновления. Точно так же ручные правки созданной библиографии могут исчезнуть при обновлении. Если для финальной версии требуются особые текстовые корректировки, сохраните резервную копию и удаляйте связь с цитатами только в итоговом файле: разрыв связи удаляет коды полей и останавливает дальнейшие автоматические обновления. Это ограничение описано в документации Zotero.
Тот же принцип действует и в EndNote для Word на Mac, хотя названия элементов управления отличаются. Держите библиотеку EndNote открытой, а затем используйте команду Update Citations and Bibliography на вкладке EndNote после редактирования ссылки. В EndNote отмечается, что обновления, выполненные при закрытой библиотеке, могут вместо этого использовать данные ссылок, сохраненные во встроенной библиотеке Word (Traveling Library). Эта зависимость описана в документации EndNote для Mac.
Помните об ограничениях автоматизации
Функция обновления форматирует связанные записи; она не проверяет аргументацию на достоверность, не подтверждает правильность подбора источников для каждого утверждения и не сопоставляет вставленные в черновик несвязанные списки литературы. Библиография, экспортированная или набранная как обычный текст, не имеет активной связи с библиотекой и не будет обновляться через плагин цитирования. Если требуется исключение из правил оформления или отдельный список непроцитированной литературы для чтения, отнеситесь к этому как к осознанному редакторскому решению и перепроверьте его после того, как связанные цитаты будут приведены в актуальное состояние.
Надежный рабочий цикл прост: ведите записи об источниках в единой библиографической библиотеке, вставляйте цитаты через интеграцию с Word, обновляйте документ после изменения метаданных или цитат и проверяйте итоговое соотношение между процитированными утверждениями и указанными ссылками, прежде чем вносить чисто текстовые финальные правки.