للحفاظ على توافق قائمة المراجع مع المصادر المستشهد بها في مسودة على نظام Mac، أدرج الاستشهادات باستخدام المكون الإضافي لإدارة المراجع في معالج النصوص، ودعه ينشئ قائمة المراجع من تلك الاستشهادات المرتبطة. في برنامج Microsoft Word، يعمل زر "تحديث" (Refresh) في Zotero على تحديث الاستشهادات وقائمة المراجع بعد تغيير تفاصيل المرجع. العادة الأساسية: صحح بيانات المصدر في برنامج إدارة المراجع، ثم حدّث المسودة؛ ولا تعدّل القائمة المُنشأة يدويًا وهي لا تزال مرتبطة.
فهم معنى كلمة "متزامنة"
عادةً ما يحتفظ برنامج إدارة المراجع بأمرين مرتبطين ولكنهما مختلفان: مكتبتك، والتي قد تحتوي على كل ما جمعته، ومجموعة المصادر المستشهد بها في المسودة. يحدّث Zotero قائمة المراجع في Word لتعكس الاستشهادات الموجودة في المستند، لذا فإن وجود عنصر ما في مكتبتك لا يعني بالضرورة إدراجه تلقائيًا في قائمة المراجع لمجرد أنك قمت بحفظه. أضف المصدر إلى المسودة كاستشهاد عندما يدعم النص؛ ولا تستخدم محرر قائمة المراجع إلا عندما يتطلب التكليف أو المنشور صراحةً إدراج أعمال لم يُستشهد بها. يوضح دليل استخدام المكون الإضافي لـ Zotero في Word كلاً من التحديث التلقائي وخيار تضمين العناصر غير المستشهد بها.
في سير العمل هذا، تُعد حقول الاستشهاد في المسودة هي حلقة الوصل. فالنص العادي الذي يبدو مجرد استشهاد ظاهري لا يمكن الاعتماد عليه للتحديث عند تغيير البيانات الوصفية للمصدر أو نمط الاستشهاد. احتفظ بالنسخة النشطة بتنسيق معالج النصوص المدعوم من أداة الاستشهاد الخاصة بك، واحتفظ بنسخة احتياطية منفصلة قبل إجراء أي تعديلات نهائية غير قابلة للتحديث.
إعداد سير عمل مرتبط في Word على نظام Mac
ثبّت تكامل برنامج إدارة المراجع واستخدمه في Word. في Zotero، يضيف المكون الإضافي علامة تبويب باسم Zotero تحتوي على Add/Edit Citation (إضافة/تعديل استشهاد)، وAdd/Edit Bibliography (إضافة/تعديل قائمة المراجع)، وDocument Preferences (تفضيلات المستند)، وRefresh (تحديث). أدرج الاستشهادات من خلال Add/Edit Citation بالبحث عن العنصر في المكتبة، وأدرج قائمة المراجع من خلال Add/Edit Bibliography. بعد ذلك، يتولى المكون الإضافي الحفاظ على قائمة المراجع بناءً على الاستشهادات الموجودة في المستند. في تفضيلات المستند (Document Preferences)، اختر نمط الاستشهاد ولغته المطلوبين. يوصي Zotero بتخزين الاستشهادات كـ "حقول" (Fields) في معظم الحالات. يوثق دليل المكون الإضافي الخاص به عناصر التحكم والإعدادات هذه.
حافظ على دقة تفاصيل المراجع في المكتبة. تحقق من المؤلف، والعنوان، والتاريخ، وجهة النشر، والحقول الأخرى بمطابقتها مع المصدر نفسه عند إضافة عنصر أو تصحيحه. بعد ذلك، استشهد بذلك العنصر من المكتبة بدلاً من كتابة مرجع منسق يدويًا في Word. يمنح هذا المستند سجلاً للمصدر يمكنه استخدامه عند تغيير التنسيق.
اتباع دورة تحديث قابلة للتكرار
بعد تغيير تفاصيل المصدر في Zotero، افتح المسودة في Word وانقر على Refresh في علامة تبويب Zotero. يوضح Zotero أن أمر التحديث (Refresh) يحدّث الاستشهادات وقائمة المراجع بالبيانات الوصفية التي تم تغييرها في المكتبة. عند إضافة استشهاد أو إزالته في المسودة المرتبطة، يجب أن تتحدث قائمة المراجع لتعكس هذا التغيير. وتشير وثائق Zotero أيضًا إلى أن تعديل نص قائمة المراجع يدويًا في Word قد يتم استبداله والكتابة فوقه عند إجراء التحديث التالي.
قبل تسليم المسودة، قم بإجراء مراجعة للمطابقة: اقرأ المستند وتأكد من أن كل مصدر تنوي الاستشهاد به يحتوي على استشهاد مُدرج؛ وتأكد من ظهور كل مصدر مستشهد به في قائمة المراجع؛ وابحث عن المراجع المضمنة على سبيل الاستثناء، مثل الأعمال غير المستشهد بها والمطلوبة لمراجعة معينة. أخيرًا، قم بالتحديث مرة أخرى وتفحص الاستشهادات والقائمة المعروضة. يُعد هذا الفحص إجراءً وقائيًا عمليًا، وليس ضمانًا بأن برنامج إدارة المراجع يمكنه الحكم على ما إذا كان الاستشهاد يدعم الادعاء المطروح أو ما إذا كانت البيانات الوصفية للمرجع صحيحة من حيث الوقائع.
إصلاح مشكلات انقطاع المزامنة الشائعة
إذا لم يظهر تعديل أُجري على البيانات الوصفية في Zotero، فانقر على Refresh أولاً. وإذا ظل الاستشهاد دون تغيير، فانقر عليه واختر Add/Edit Citation. يوضح Zotero أن الاستشهاد ربما تم تعديله يدويًا وتعيينه لإيقاف التحديث، أو قد لا يعود مرتبطًا بعنصر في مكتبتك. في مربع حوار الاستشهاد، تحقق مما إذا كان العنصر يتيح خيار Open in My Library (فتح في مكتبتي). وإذا لم يكن كذلك، فقد يستخدم Zotero بيانات وصفية مدمجة في المستند؛ والإصلاح الموثق في هذه الحالة هو حذف هذا الاستشهاد وإعادة إدراجه من نتائج المكتبة. تغطي إرشادات استكشاف الأخطاء وإصلاحها في Zotero هذه الحالات.
تجنب تغيير نص الاستشهاد مباشرة في Word أثناء كتابة المسودة. لإضافة أرقام الصفحات أو البادئات أو اللاحقات، استخدم الخيارات المتاحة في مربع حوار الاستشهاد. يحذر Zotero من أن التعديلات المباشرة قد تمنع التحديثات التلقائية. وبالمثل، فإن التعديلات اليدوية على قائمة المراجع المُنشأة قد تختفي عند التحديث. وإذا كانت النسخة النهائية المقدمة تتطلب تعديلاً نصيًا خاصًا فقط، فاحفظ نسخة احتياطية وقم بإلغاء ربط الاستشهادات في النسخة النهائية فقط: حيث يؤدي إلغاء الربط إلى إزالة رموز الحقول وإيقاف أي تحديثات تلقائية لاحقة. يوثق Zotero هذا القيد.
ينطبق المبدأ نفسه في EndNote لبرنامج Word على Mac، على الرغم من اختلاف اسم أداة التحكم. احتفظ بمكتبة EndNote مفتوحة، ثم استخدم Update Citations and Bibliography (تحديث الاستشهادات وقائمة المراجع) في علامة تبويب EndNote بعد تعديل المرجع. يوضح EndNote أن التحديثات التي تُجرى أثناء إغلاق المكتبة قد تستخدم بدلاً من ذلك بيانات المراجع المخزنة في Traveling Library الخاصة بـ Word. تشرح وثائق EndNote لنظام Mac هذا الارتباط.
معرفة ما لا يستطيع سير العمل التحقق منه
يقوم أمر التحديث (Refresh) بتنسيق السجلات المرتبطة فحسب؛ فهو لا يتحقق من صحة حجج البحث، ولا يؤكد إسناد كل ادعاء لمصدره بشكل صحيح، ولا يوفق بين قوائم المراجع غير المرتبطة المنسوخة داخل المسودة. فقائمة المراجع المصدرة أو المكتوبة كنص عادي لا تمتلك أي رابط مباشر بالمكتبة ولن تُحدّث نفسها عبر المكون الإضافي للاستشهاد. وعندما يتطلب الأمر استثناءً في التنسيق أو قائمة قراءات منفصلة غير مستشهد بها، تعامل مع ذلك كقرار تحريري صريح وقم بمراجعته بعد أن تصبح الاستشهادات المرتبطة محدثة بالكامل.
الدورة الموثوقة بسيطة: حافظ على دقة سجلات المصادر في مكتبة مراجع واحدة، وأدرج الاستشهادات من خلال تكامل Word، وحدّث بعد أي تغييرات تطرأ على البيانات الوصفية أو الاستشهادات، وافحص العلاقة النهائية بين الادعاءات المستشهد بها والمراجع المدرجة قبل إجراء أي تعديلات نصية نهائية.