Para manter uma bibliografia alinhada com as fontes citadas em um rascunho no Mac, insira as citações com o plug-in do gerenciador de referências do processador de texto e deixe-o gerar a lista de referências a partir dessas citações vinculadas. No Microsoft Word, o botão Atualizar (Refresh) do Zotero atualiza as citações e a bibliografia após a alteração dos detalhes das referências. O hábito fundamental: corrija os dados da fonte no gerenciador e, em seguida, atualize o rascunho; não edite manualmente a lista gerada enquanto ela ainda estiver vinculada.
Entenda o que significa “sincronizado”
Um gerenciador de referências normalmente mantém duas coisas relacionadas, mas distintas: sua biblioteca, que pode conter tudo o que você coletou, e o conjunto de fontes citadas no rascunho. O Zotero atualiza sua bibliografia no Word para refletir as citações no documento, de modo que um item na sua biblioteca não pertence automaticamente a essa bibliografia apenas por você tê-lo salvo. Adicione a fonte ao rascunho como uma citação quando ela fundamentar o texto; use o editor de bibliografia apenas quando a tarefa ou a publicação exigir especificamente trabalhos não citados. A documentação do plugin do Zotero para Word descreve tanto a atualização automática quanto a opção de incluir itens não citados.
Para este fluxo de trabalho, os campos de citação do rascunho são a conexão. Não se pode confiar que um texto simples, que apenas se parece com uma citação, seja atualizado quando os metadados da fonte ou o estilo de citação mudarem. Mantenha a cópia ativa no formato de processador de texto suportado pela sua ferramenta de citação e guarde um backup separado antes de fazer edições finais e não atualizáveis.
Configure um fluxo de trabalho vinculado no Word para Mac
Instale e use a integração do gerenciador de referências com o Word. No Zotero, o plug-in adiciona uma aba Zotero com Add/Edit Citation, Add/Edit Bibliography, Document Preferences e Refresh. Insira citações por meio de Add/Edit Citation localizando o item na biblioteca, e insira uma bibliografia por meio de Add/Edit Bibliography. O plug-in então mantém a bibliografia a partir das citações do documento. Em Document Preferences, escolha o estilo de citação e o idioma necessários. O Zotero recomenda armazenar citações como Campos (Fields) na maioria dos casos. O guia do plugin do Zotero documenta esses controles e configurações.
Mantenha os detalhes das referências precisos na biblioteca. Verifique autor, título, data, publicação e outros campos em relação à própria fonte ao adicionar ou corrigir um item. Em seguida, cite esse item a partir da biblioteca, em vez de digitar uma referência formatada no Word. Isso fornece ao documento um registro de fonte que ele pode usar quando a formatação mudar.
Use um ciclo de atualização repetível
Depois de alterar os detalhes da fonte no Zotero, abra o rascunho no Word e clique em Refresh na aba do Zotero. O Zotero informa que o Refresh atualiza as citações e a bibliografia com os metadados alterados na biblioteca. Ao adicionar ou remover uma citação no rascunho vinculado, a bibliografia deve ser atualizada para refletir essa alteração. A documentação do Zotero também observa que editar manualmente o texto da bibliografia no Word pode fazer com que ele seja sobrescrito na próxima atualização.
Antes de entregar o rascunho, faça uma etapa de conferência: leia o documento e confirme se cada fonte que você pretende citar possui uma citação inserida; verifique se cada fonte citada aparece na lista de referências; e procure referências incluídas por exceção, como trabalhos não citados exigidos para uma revisão. Por fim, atualize mais uma vez e inspecione as citações e a lista geradas. Essa verificação é uma salvaguarda prática, não uma garantia de que o gerenciador possa julgar se uma citação sustenta a afirmação ou se os metadados da referência estão factualmente corretos.
Corrija quebras comuns de sincronização
Se uma edição nos metadados do Zotero não aparecer, clique em Refresh primeiro. Se a citação permanecer inalterada, clique nela e escolha Add/Edit Citation. O Zotero explica que uma citação pode ter sido editada manualmente e definida para parar de atualizar, ou pode não estar mais vinculada a um item na sua biblioteca. Na caixa de diálogo de citação, verifique se o item oferece a opção Open in My Library. Se não oferecer, o Zotero pode estar usando metadados incorporados no documento; a correção documentada é excluir essa citação e reinseri-la a partir dos resultados da biblioteca. O guia de solução de problemas do Zotero aborda esses casos.
Evite alterar o texto da citação diretamente no Word durante a elaboração do rascunho. Para números de página, prefixos ou sufixos, use as opções da caixa de diálogo de citação. O Zotero adverte que edições diretas podem impedir atualizações automáticas. Da mesma forma, edições manuais na bibliografia gerada podem desaparecer ao atualizar. Se a versão final exigir um ajuste especial apenas no texto, salve um backup e desvincule as citações apenas em uma cópia final: desvincular remove os códigos de campo e interrompe atualizações automáticas futuras. O Zotero documenta essa limitação.
O mesmo princípio se aplica ao EndNote para Word no Mac, embora o nome do controle seja diferente. Mantenha a biblioteca do EndNote aberta e, em seguida, use Update Citations and Bibliography na aba do EndNote após editar uma referência. O EndNote afirma que as atualizações feitas enquanto a biblioteca está fechada podem, em vez disso, usar os dados de referência armazenados na Traveling Library do Word. A documentação para Mac do EndNote explica essa dependência.
Saiba o que o fluxo de trabalho não pode verificar
O Refresh formata registros vinculados; ele não faz a checagem dos fatos no argumento, não confirma se cada afirmação está devidamente embasada em fontes, nem reconcilia listas de referências não relacionadas coladas no rascunho. Uma bibliografia exportada ou digitada como texto comum não possui vínculo ativo com a biblioteca e não se atualizará por meio do plug-in de citação. Quando uma exceção de estilo ou uma lista separada de leituras não citadas for necessária, trate isso como uma decisão editorial explícita e revise-a depois que as citações vinculadas estiverem atualizadas.
O ciclo confiável é simples: mantenha os registros das fontes em uma única biblioteca de referências, insira as citações por meio da integração do Word, atualize após alterações de metadados ou de citações e inspecione a relação final entre as afirmações citadas e as referências listadas antes de fazer quaisquer edições finais apenas no texto.