Untuk menjaga bibliografi tetap selaras dengan sumber-sumber yang disitasi dalam draf di Mac, sisipkan sitasi menggunakan plugin pengelola referensi pada pengolah kata dan biarkan plugin tersebut membuat daftar referensi dari sitasi-sitasi yang terhubung tersebut. Di Microsoft Word, tombol Refresh pada Zotero memperbarui sitasi dan bibliografi setelah detail referensi berubah. Kebiasaan kuncinya: perbaiki data sumber di pengelola referensi, lalu segarkan draf; jangan mengedit daftar yang dibuat secara manual selagi daftar tersebut masih terhubung.
Memahami arti "tersinkronisasi"
Pengelola referensi biasanya mengelola dua hal yang saling terkait namun berbeda: perpustakaan (library) Anda, yang mungkin memuat semua yang telah Anda kumpulkan, dan kumpulan sumber yang disitasi dalam draf. Zotero memperbarui bibliografi Word-nya untuk mencerminkan sitasi yang ada di dalam dokumen, jadi sebuah item di perpustakaan Anda tidak secara otomatis masuk ke dalam bibliografi tersebut hanya karena Anda menyimpannya. Tambahkan sumber ke draf sebagai sitasi saat sumber tersebut mendukung teks; gunakan editor bibliografi hanya jika tugas atau publikasi secara khusus meminta karya yang tidak disitasi. Dokumentasi plugin Word Zotero menjelaskan pembaruan otomatis maupun opsi untuk menyertakan item yang tidak disitasi.
Untuk alur kerja ini, bidang sitasi (citation fields) pada draf adalah penghubungnya. Teks biasa yang hanya terlihat seperti sitasi tidak dapat diandalkan untuk diperbarui ketika metadata sumber atau gaya sitasi berubah. Simpan salinan aktif dalam format pengolah kata yang didukung oleh alat sitasi Anda, dan simpan cadangan terpisah sebelum melakukan pengeditan akhir yang tidak dapat diperbarui.
Menyiapkan alur kerja tertaut di Word untuk Mac
Pasang dan gunakan integrasi Word dari pengelola referensi. Di Zotero, plugin ini menambahkan tab Zotero dengan Add/Edit Citation, Add/Edit Bibliography, Document Preferences, dan Refresh. Sisipkan sitasi melalui Add/Edit Citation dengan mencari item di perpustakaan, dan sisipkan bibliografi melalui Add/Edit Bibliography. Plugin kemudian akan memelihara bibliografi berdasarkan sitasi di dokumen. Di Document Preferences, pilih gaya sitasi dan bahasa yang diperlukan. Zotero menyarankan untuk menyimpan sitasi sebagai Fields (Bidang) dalam sebagian besar kasus. Panduan pluginnya mendokumentasikan kontrol dan pengaturan ini.
Jaga keakuratan detail referensi di perpustakaan. Periksa penulis, judul, tanggal, publikasi, dan bidang lainnya terhadap sumber aslinya saat Anda menambahkan atau mengoreksi item. Kemudian sitasi item tersebut dari perpustakaan daripada mengetikkan referensi yang sudah diformat secara manual ke dalam Word. Hal ini memberi dokumen sebuah catatan sumber yang dapat digunakannya saat format berubah.
Menggunakan siklus pembaruan yang dapat diulang
Setelah mengubah detail sumber di Zotero, buka draf di Word dan klik Refresh di tab Zotero. Zotero menyatakan bahwa Refresh memperbarui sitasi dan bibliografi dengan metadata perpustakaan yang telah diubah. Saat menambahkan atau menghapus sitasi dalam draf yang tertaut, bibliografi akan diperbarui untuk mencerminkan perubahan tersebut. Dokumentasi Zotero juga mencatat bahwa mengedit teks bibliografi secara manual di Word dapat tertimpa pada penyegaran berikutnya.
Sebelum menyerahkan draf, lakukan proses rekonsiliasi: baca seluruh dokumen dan pastikan setiap sumber yang ingin Anda sitasi memiliki sitasi yang disisipkan; periksa apakah setiap sumber yang disitasi muncul dalam daftar referensi; dan cari referensi yang disertakan sebagai pengecualian, seperti karya yang tidak disitasi yang diwajibkan untuk tinjauan. Terakhir, segarkan sekali lagi dan periksa sitasi serta daftar yang ditampilkan. Pemeriksaan ini merupakan pengaman praktis, bukan jaminan bahwa pengelola referensi dapat menilai apakah suatu sitasi mendukung klaim tersebut atau apakah metadata referensi tersebut benar secara faktual.
Memperbaiki masalah sinkronisasi yang umum
Jika pengeditan pada metadata Zotero tidak muncul, klik Refresh terlebih dahulu. Jika sitasi tetap tidak berubah, klik sitasi tersebut dan pilih Add/Edit Citation. Zotero menjelaskan bahwa sebuah sitasi mungkin telah diedit secara manual dan diatur untuk berhenti memperbarui, atau mungkin tidak lagi terhubung ke item di perpustakaan Anda. Di kotak dialog sitasi, periksa apakah item tersebut menyediakan opsi Open in My Library. Jika tidak, Zotero mungkin menggunakan metadata yang disematkan di dalam dokumen; perbaikan yang terdokumentasi adalah menghapus sitasi tersebut dan menyisipkannya kembali dari hasil pencarian perpustakaan. Panduan pemecahan masalah Zotero mencakup kasus-kasus ini.
Hindari mengubah teks sitasi secara langsung di Word selama penyusunan draf. Untuk nomor halaman, awalan, atau akhiran, gunakan opsi pada kotak dialog sitasi. Zotero memperingatkan bahwa pengeditan langsung dapat mencegah pembaruan otomatis. Begitu pula, pengeditan manual pada bibliografi yang dibuat dapat hilang saat disegarkan. Jika penyerahan akhir memerlukan penyesuaian khusus berupa teks saja, simpan salinan cadangan dan putuskan tautan (unlink) sitasi hanya pada salinan akhir: memutuskan tautan akan menghapus kode bidang dan menghentikan pembaruan otomatis lebih lanjut. Zotero mendokumentasikan batasan ini.
Prinsip yang sama berlaku di EndNote untuk Word di Mac, meskipun nama kontrolnya berbeda. Biarkan perpustakaan EndNote tetap terbuka, lalu gunakan Update Citations and Bibliography pada tab EndNote setelah mengedit referensi. EndNote menyatakan bahwa pembaruan yang dilakukan saat perpustakaan ditutup mungkin justru menggunakan data referensi yang tersimpan di Traveling Library milik Word. Dokumentasi Mac EndNote menjelaskan dependensi ini.
Mengetahui apa yang tidak dapat diverifikasi oleh alur kerja
Refresh memformat catatan yang tertaut; fitur ini tidak memeriksa fakta argumen, memastikan bahwa setiap klaim memiliki sumber yang tepat, atau merekonsiliasi daftar referensi tak terkait yang ditempelkan ke dalam draf. Bibliografi yang diekspor atau diketik sebagai teks biasa tidak memiliki tautan langsung ke perpustakaan dan tidak akan memperbarui dirinya sendiri melalui plugin sitasi. Jika diperlukan pengecualian gaya sitasi atau daftar bacaan terpisah yang tidak disitasi, perlakukan hal itu sebagai keputusan editorial yang eksplisit dan tinjau setelah sitasi yang tertaut sudah mutakhir.
Siklus yang dapat diandalkan ini sederhana: kelola catatan sumber dalam satu perpustakaan referensi, sisipkan sitasi melalui integrasi Word, segarkan setelah ada perubahan metadata atau sitasi, dan periksa hubungan akhir antara klaim yang disitasi dan referensi yang terdaftar sebelum melakukan pengeditan akhir khusus teks.