Para mantener una bibliografía alineada con las fuentes citadas en un borrador de Mac, inserte citas con el complemento de gestión de referencias de un procesador de texto y deje que este genere la lista de referencias a partir de esas citas vinculadas. En Microsoft Word, el botón Refresh (Actualizar) de Zotero actualiza las citas y la bibliografía después de cambiar los datos de referencia. El hábito clave: corrija los datos de la fuente en el gestor y luego actualice el borrador; no edite a mano la lista generada mientras siga vinculada.
Comprenda qué significa «sincronizada»
Un gestor de referencias suele mantener dos cosas relacionadas pero diferentes: su biblioteca, que puede contener todo lo que ha recopilado, y el conjunto de fuentes citadas en el borrador. Zotero actualiza su bibliografía de Word para reflejar las citas presentes en el documento, por lo que un elemento de su biblioteca no pertenece automáticamente a esa bibliografía solo por haberlo guardado. Añada la fuente al borrador como una cita cuando respalde el texto; use el editor de bibliografía únicamente cuando el trabajo o la publicación exijan expresamente obras no citadas. La documentación del complemento de Word de Zotero describe tanto la actualización automática como la opción de incluir elementos no citados.
Para este flujo de trabajo, los campos de cita del borrador constituyen la conexión. No se puede confiar en que el texto sin formato que simplemente parece una cita se actualice cuando cambian los metadatos de origen o el estilo de cita. Conserve la copia activa en el formato de procesador de textos admitido por su herramienta de citas y guarde una copia de seguridad independiente antes de realizar modificaciones finales y no actualizables.
Configure un flujo de trabajo vinculado en Word para Mac
Instale y utilice la integración para Word del gestor de referencias. En Zotero, el complemento añade una pestaña de Zotero con Add/Edit Citation (Añadir/editar cita), Add/Edit Bibliography (Añadir/editar bibliografía), Document Preferences (Preferencias del documento) y Refresh (Actualizar). Inserte citas a través de Add/Edit Citation buscando el elemento en la biblioteca, e inserte una bibliografía mediante Add/Edit Bibliography. A continuación, el complemento mantendrá la bibliografía a partir de las citas del documento. En Document Preferences, elija el estilo de cita y el idioma requeridos. Zotero recomienda almacenar las citas como campos (Fields) en la mayoría de los casos. La guía de su complemento documenta estos controles y ajustes.
Mantenga la precisión de los datos de las referencias en la biblioteca. Compruebe el autor, el título, la fecha, la publicación y otros campos cotejándolos con la fuente original cuando añada o corrija un elemento. Luego, cite ese elemento desde la biblioteca en lugar de escribir una referencia con formato directamente en Word. Esto proporciona al documento un registro de origen que puede utilizar cuando cambie el formato.
Utilice un ciclo de actualización repetible
Después de cambiar los detalles de una fuente en Zotero, abra el borrador en Word y haga clic en Refresh en la pestaña de Zotero. Zotero indica que Refresh actualiza las citas y la bibliografía con los metadatos modificados de la biblioteca. Al añadir o eliminar una cita en el borrador vinculado, la bibliografía debería actualizarse para reflejar ese cambio. La documentación de Zotero también advierte de que la edición manual del texto de la bibliografía en Word puede sobrescribirse en la siguiente actualización.
Antes de entregar el borrador, realice una pasada de conciliación: lea el documento completo y confirme que cada fuente que pretende citar tenga una cita insertada; compruebe que cada fuente citada aparezca en la lista de referencias; y busque referencias incluidas por excepción, como obras no citadas requeridas para una revisión. Por último, actualice una vez más e inspeccione las citas y la lista generadas. Esta comprobación es una salvaguarda práctica, no una garantía de que el gestor pueda juzgar si una cita respalda la afirmación o si los metadatos de la referencia son fácticamente correctos.
Corrija los fallos de sincronización habituales
Si una modificación en los metadatos de Zotero no aparece, haga clic primero en Refresh. Si la cita sigue sin cambiar, haga clic en ella y seleccione Add/Edit Citation. Zotero explica que es posible que una cita se haya editado manualmente y configurado para dejar de actualizarse, o que ya no esté vinculada a un elemento de su biblioteca. En el cuadro de diálogo de la cita, compruebe si el elemento ofrece la opción Open in My Library (Abrir en mi biblioteca). Si no lo hace, es posible que Zotero esté utilizando metadatos incrustados en el documento; la solución documentada consiste en eliminar esa cita y volver a insertarla desde los resultados de la biblioteca. La guía de resolución de problemas de Zotero cubre estos casos.
Evite modificar el texto de las citas directamente en Word durante la redacción. Para números de página, prefijos o sufijos, utilice las opciones del cuadro de diálogo de citas. Zotero advierte de que las ediciones directas pueden impedir las actualizaciones automáticas. Del mismo modo, las ediciones manuales en la bibliografía generada pueden desaparecer al actualizar. Si la entrega final necesita un ajuste especial solo de texto, guarde una copia de seguridad y desvincule las citas únicamente en una copia final: desvincular elimina los códigos de campo y detiene futuras actualizaciones automáticas. Zotero documenta este límite.
El mismo principio se aplica en EndNote para Word en Mac, aunque el nombre del control varía. Mantenga abierta la biblioteca de EndNote y luego utilice Update Citations and Bibliography (Actualizar citas y bibliografía) en la pestaña de EndNote tras editar una referencia. EndNote señala que las actualizaciones realizadas mientras la biblioteca está cerrada pueden, en su lugar, utilizar los datos de referencia almacenados en la Traveling Library de Word. La documentación para Mac de EndNote explica esta dependencia.
Sepa qué no puede verificar el flujo de trabajo
La función de actualizar aplica formato a los registros vinculados; no comprueba los hechos del argumento, no confirma que cada afirmación esté debidamente fundamentada ni concilia listas de referencias no relacionadas pegadas en el borrador. Una bibliografía exportada o escrita como texto ordinario no tiene un enlace activo con la biblioteca y no se actualizará a través del complemento de citas. Cuando se requiera una excepción de estilo o una lista de lecturas separada y no citada, trátela como una decisión editorial explícita y revísela una vez que las citas vinculadas estén al día.
El ciclo confiable es sencillo: mantenga los registros de las fuentes en una única biblioteca de referencias, inserte citas a través de la integración de Word, actualice después de realizar cambios en los metadatos o en las citas, e inspeccione la relación final entre las afirmaciones citadas y las referencias listadas antes de hacer cualquier retoque final solo de texto.