Se uma pasta do Notas contiver centenas de entradas, use a seção Etiquetas na barra lateral para filtrar pela etiqueta necessária em vez de percorrer toda a lista de notas. Selecione uma etiqueta para um resultado direcionado ou selecione várias e escolha se o Notas deve exibir notas com todas as etiquetas selecionadas ou com qualquer uma delas. Para uma coleção que você revisita com frequência, salve o critério da etiqueta como uma Pasta Inteligente. Estas etapas se aplicam ao Notas no Mac; a Apple observa que alguns recursos do Notas variam de acordo com o provedor da conta. (Usar etiquetas no Notas no Mac — Suporte da Apple; Usar Pastas Inteligentes no Notas no Mac — Suporte da Apple)

Usar a barra lateral de Etiquetas para uma busca rápida

Abra o Notas e certifique-se de que a barra lateral de pastas esteja visível. O guia do Mac da Apple indica escolher Visualizar > Mostrar Pastas se ela estiver oculta. Na barra lateral, role até a seção Etiquetas próxima à parte inferior e clique na etiqueta desejada. O Notas filtra a lista exibindo apenas as notas associadas a essa etiqueta, permitindo que você escolha entre os resultados correspondentes em vez de inspecionar cada item da pasta. (Visualizar suas notas no Notas no Mac — Suporte da Apple; Usar etiquetas no Notas no Mac — Suporte da Apple)

Uma etiqueta é um marcador estruturado em uma nota, escrito com um sinal de cerquilha e uma única palavra, como #viagem ou #notas-reuniao. Hífens e sublinhados são permitidos, mas uma etiqueta não pode conter espaços. Ela pode aparecer em qualquer lugar da nota. Clicar em uma etiqueta reconhecida na barra lateral é o fluxo de trabalho documentado para filtragem por etiquetas; digitar uma palavra no campo de busca geral realiza uma busca de texto e pode encontrar textos correspondentes sem filtrar por etiqueta. (Usar etiquetas no Notas no Mac — Suporte da Apple; Buscar notas no Mac — Suporte da Apple)

Se você não encontrar a etiqueta, primeiro confirme se a nota realmente a contém como etiqueta, e não apenas a mesma palavra sem o marcador #. A seção Etiquetas lista as etiquetas usadas no Notas. Para uma nota compartilhada, a Apple informa que uma etiqueta adicionada por outro participante pode aparecer esmaecida para você; clique mantendo a tecla Control pressionada sobre ela e escolha Adicionar às Etiquetas para incluí-la em suas próprias etiquetas. (Usar etiquetas no Notas no Mac — Suporte da Apple)

Combinar etiquetas com a regra de correspondência adequada

Para refinar ainda mais os resultados, clique em etiquetas adicionais na seção Etiquetas. Com várias etiquetas selecionadas, use o menu pop-up ao lado de Etiquetas e escolha Todas as Selecionadas quando todos os marcadores selecionados precisarem estar presentes, ou Qualquer uma Selecionada quando qualquer um deles for suficiente. Por exemplo, selecionar #viagem e #recibo com Todas as Selecionadas busca notas que contenham ambos os marcadores; Qualquer uma Selecionada inclui também notas que contenham apenas um deles. Isso fornece um segundo nível de filtragem muito útil quando uma etiqueta ampla ainda retorna muitas notas. (Usar etiquetas no Notas no Mac — Suporte da Apple)

Clicar novamente em uma etiqueta selecionada altera o filtro: a Apple descreve que desmarcar essa etiqueta exclui as notas que a contêm. Portanto, se o resultado de repente parecer inesperadamente reduzido, verifique quais etiquetas permanecem selecionadas e a regra de correspondência no menu pop-up. Desmarque as seleções que não deseja mais antes de iniciar uma busca diferente. (Usar etiquetas no Notas no Mac — Suporte da Apple)

Restringir a busca à conta desejada

Se você mantém notas em mais de uma conta, como iCloud e No Meu Mac, decida se a tarefa exige buscar em apenas uma conta ou em todas elas. Clique na pasta da conta desejada, exiba o campo de busca e use a seta ao lado da lupa para escolher Conta Atual ou Todas as Contas. Essa configuração se aplica a buscas de texto e pode ajudar a evitar confundir uma nota de outra conta com uma presente na pasta em que você está trabalhando. A Apple informa que essa escolha de conta é necessária apenas quando você possui várias contas. (Buscar notas no Mac — Suporte da Apple)

A busca de texto é um complemento valioso quando os resultados da etiqueta ainda forem abrangentes: pesquise por uma palavra marcante do título, uma frase ou um detalhe do anexo. A busca do Notas pode localizar texto no corpo das notas, nomes de arquivos anexados, PDFs anexados, desenhos e escrita à mão, conteúdo de imagens e texto em documentos escaneados. Uma correspondência de texto não garante, contudo, que uma nota tenha uma etiqueta específica; use a seção Etiquetas quando a própria etiqueta for o critério. (Buscar notas no Mac — Suporte da Apple)

Salvar uma busca de etiquetas recorrente como uma Pasta Inteligente

Se você retorna com frequência à mesma combinação de etiquetas, crie uma Pasta Inteligente em vez de repetir a configuração na barra lateral. No Notas, escolha Arquivo > Nova Pasta Inteligente, atribua-lhe um nome claro e defina uma regra de Etiquetas usando os menus disponíveis. Adicione outras regras se for útil e, em seguida, defina se uma nota deve corresponder a todas as ou a qualquer uma das regras. Clique em OK para salvar. Uma Pasta Inteligente é uma visualização de notas correspondentes, não um contêiner que move as notas de suas pastas originais. (Usar Pastas Inteligentes no Notas no Mac — Suporte da Apple)

Uma Pasta Inteligente é útil quando a mesma coleção etiquetada faz parte de uma tarefa repetitiva, como revisar notas etiquetadas para uma viagem ou um projeto. Ela deve conter pelo menos um filtro. Se você só precisa encontrar um item uma vez, selecionar sua etiqueta na barra lateral é mais simples. E se o seu objetivo for reunir fisicamente as notas em uma pasta diferente, uma Pasta Inteligente não faz isso; ela apenas referencia notas correspondentes no local onde já estão. (Usar Pastas Inteligentes no Notas no Mac — Suporte da Apple)

Se a nota esperada não for encontrada

Verifique estes itens nesta ordem:

  1. Confirme se você está visualizando a conta correta e se a etiqueta aparece na barra lateral de Etiquetas.

  2. Abra uma provável nota e verifique se o marcador é uma etiqueta real, formatada com #, em vez de texto comum.

  3. Revise cada etiqueta selecionada e se a regra de múltiplas etiquetas está definida como Todas as Selecionadas ou Qualquer uma Selecionada.

  4. Se o filtro de etiquetas estiver correto, mas a lista ainda for longa, use uma busca de texto específica ou crie uma Pasta Inteligente com a regra de etiqueta e uma condição adicional relevante.

Se identificar um nome de etiqueta inconsistente, a Apple documenta que é possível renomear uma etiqueta clicando com a tecla Control pressionada > Renomear Etiqueta. Renomeá-la atualiza seu uso em notas e Pastas Inteligentes. Use isso apenas quando pretende padronizar a etiqueta; trata-se de uma alteração mais ampla do que refinar uma busca. (Usar etiquetas no Notas no Mac — Suporte da Apple)

Onde o Wallo se encaixa

O Wallo se torna relevante apenas depois que você encontra a nota e deseja manter sua janela aberta junto com outras janelas e tarefas voltadas a um objetivo. Seu fluxo de trabalho documentado agrupa janelas abertas do Mac sob um objetivo e oferece suporte à navegação por teclado para selecionar um objetivo e abrir uma de suas janelas. Ele não substitui o filtro de etiquetas ou a busca do Notas. (Wallo — Wallo)

Fontes