Si una carpeta de Notas contiene cientos de entradas, usa la sección Etiquetas en la barra lateral para filtrar por la etiqueta que necesitas en lugar de explorar toda la lista de notas. Selecciona una etiqueta para obtener un resultado concreto, o selecciona varias y elige si Notas debe mostrar las notas con todas las etiquetas seleccionadas o con cualquiera de ellas. Si se trata de una colección que consultas a menudo, guarda la condición de la etiqueta como una carpeta inteligente. Estos pasos se aplican a Notas en el Mac; Apple señala que algunas funciones de Notas varían según el proveedor de la cuenta. (Usar etiquetas en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple; Usar carpetas inteligentes en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Usar la barra lateral de Etiquetas para una búsqueda rápida

Abre Notas y asegúrate de que la barra lateral de carpetas esté visible. La guía de Apple para Mac indica que debes seleccionar Visualización > Mostrar carpetas si está oculta. En la barra lateral, desplázate hasta la sección Etiquetas situada cerca de la parte inferior y, a continuación, haz clic en la etiqueta que desees. Notas filtrará la lista para mostrar las notas asociadas a esa etiqueta, lo que te permitirá elegir entre las coincidencias en lugar de revisar cada elemento de la carpeta. (Ver las notas en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple; Usar etiquetas en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Una etiqueta es una marca estructurada en una nota, escrita con un signo de almohadilla y una sola palabra, como #viaje o #notas-reunión. Se permiten guiones y guiones bajos, pero una etiqueta no puede contener espacios. Puede aparecer en cualquier parte de la nota. Hacer clic en una etiqueta reconocida en la barra lateral es el método documentado para filtrar por etiquetas; escribir una palabra en el campo de búsqueda general es una búsqueda de texto y puede encontrar texto coincidente sin filtrar por etiqueta. (Usar etiquetas en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple; Buscar notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Si no ves la etiqueta, confirma primero que la nota realmente la contenga como etiqueta y no solo como la misma palabra sin el símbolo #. La sección Etiquetas enumera las etiquetas utilizadas en Notas. En el caso de una nota compartida, Apple indica que una etiqueta añadida por otro participante puede aparecer atenuada; haz clic en ella con la tecla Control pulsada y selecciona Añadir a etiquetas para agregarla a tus propias etiquetas. (Usar etiquetas en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Combinar etiquetas con la regla de coincidencia adecuada

Para acotar aún más los resultados, haz clic en etiquetas adicionales en la sección Etiquetas. Con varias etiquetas seleccionadas, usa el menú desplegable junto a Etiquetas y elige Todas las seleccionadas cuando deban estar presentes todas las etiquetas seleccionadas, o Cualquiera seleccionada cuando baste con que aparezca una sola de ellas. Por ejemplo, seleccionar #viaje y #recibo con Todas las seleccionadas busca notas que incluyan ambas etiquetas; Cualquiera seleccionada también incluye notas que contengan solo una. Esto proporciona un útil filtro de segundo nivel cuando una etiqueta amplia sigue arrojando demasiadas notas. (Usar etiquetas en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Hacer clic de nuevo en una etiqueta seleccionada cambia el filtro: Apple describe que anular la selección de esa etiqueta equivale a excluir las notas que la contienen. Por lo tanto, si el resultado de repente parece inesperadamente reducido, comprueba qué etiquetas siguen seleccionadas y la regla de coincidencia en el menú desplegable. Borra las selecciones que ya no desees antes de iniciar una búsqueda diferente. (Usar etiquetas en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Restringir la búsqueda a la cuenta prevista

Si guardas Notas en más de una cuenta, como iCloud y En mi Mac, decide si el objetivo es buscar en una sola cuenta o en todas ellas. Haz clic en la carpeta de la cuenta que desees, muestra el campo de búsqueda y, a continuación, usa la flecha situada junto a la lupa para elegir Cuenta actual o Todas las cuentas. Este ajuste se aplica a las búsquedas de texto y puede ayudar a evitar confundir una nota de otra cuenta con una de la carpeta en la que estás trabajando. Apple afirma que esta selección de cuenta solo es necesaria cuando se tienen varias cuentas. (Buscar notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

La búsqueda de texto es un complemento útil cuando los resultados de las etiquetas siguen siendo amplios: busca una palabra distintiva del título, una frase o detalles de un archivo adjunto. La búsqueda de Notas puede encontrar texto en el cuerpo de las notas, nombres de archivos adjuntos, archivos PDF adjuntos, dibujos y texto manuscrito, contenido de imágenes y texto en documentos escaneados. Sin embargo, una coincidencia de texto no garantiza que una nota tenga una etiqueta determinada; usa la sección Etiquetas cuando la condición sea la propia etiqueta. (Buscar notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Guardar una búsqueda recurrente por etiqueta como carpeta inteligente

Si consultas la misma combinación de etiquetas con regularidad, crea una carpeta inteligente en lugar de repetir la configuración en la barra lateral. En Notas, selecciona Archivo > Nueva carpeta inteligente, asígnale un nombre descriptivo y establece una regla de Etiquetas mediante los menús disponibles. Añade más reglas si resulta conveniente y, a continuación, define si una nota debe cumplir todas o cualquiera de las reglas. Haz clic en Aceptar para guardarla. Una carpeta inteligente es una vista de las notas coincidentes, no un contenedor que saca las notas de sus carpetas originales. (Usar carpetas inteligentes en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Una carpeta inteligente es útil cuando la misma colección etiquetada forma parte de una tarea recurrente, como revisar notas etiquetadas para un viaje o un proyecto. Debe tener al menos un filtro. Si solo necesitas encontrar un elemento una vez, es más sencillo seleccionar su etiqueta en la barra lateral. Y si tu objetivo es reunir notas físicamente en una carpeta diferente, una carpeta inteligente no hace eso; hace referencia a las notas coincidentes en su ubicación original. (Usar carpetas inteligentes en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Si falta la nota que esperas encontrar

Comprueba estos elementos en orden:

  1. Confirma que estás viendo la cuenta correcta y que la etiqueta aparece en la barra lateral de Etiquetas.

  2. Abre una nota probable y verifica que el texto sea una etiqueta real, formateada con #, en lugar de texto normal.

  3. Revisa cada etiqueta seleccionada y comprueba si la regla multietiqueta está configurada en Todas las seleccionadas o Cualquiera seleccionada.

  4. Si el filtro de etiquetas es correcto pero la lista sigue siendo larga, utiliza una búsqueda de texto distintiva o crea una carpeta inteligente con la regla de etiqueta y una condición adicional relevante.

Si detectas un nombre de etiqueta inconsistente, Apple documenta cómo renombrar una etiqueta haciendo Control-clic > Renombrar etiqueta. Cambiar el nombre actualiza su uso en notas y carpetas inteligentes. Utiliza esto solo cuando tu intención sea estandarizar la etiqueta; es un cambio de mayor alcance que simplemente refinar una búsqueda. (Usar etiquetas en Notas en el Mac — Soporte técnico de Apple)

Dónde encaja Wallo

Wallo resulta útil solo después de haber encontrado la nota y querer mantener su ventana abierta junto con otras ventanas y tareas pendientes para un objetivo. Su flujo de trabajo documentado agrupa ventanas abiertas de Mac bajo un mismo objetivo y admite navegación por teclado para seleccionar un objetivo y abrir una de sus ventanas. No sustituye la búsqueda ni el filtro de etiquetas de Notas. (Wallo — Wallo)

Fuentes