Jika dokumen menumpuk di Unduhan, di Desktop, atau di folder lain sebelum Anda menentukan tempat penyimpanannya, tandai dokumen tersebut di Finder dengan tag seperti Perlu Diarsipkan. Kemudian gunakan tampilan bar samping Finder untuk tag tersebut—atau Folder Cerdas—untuk meninjau dokumen-dokumen itu di satu tempat. Tag tersebut mencatat pengingat pengarsipan; tag tidak memindahkan, mengganti nama, atau mengarsipkan dokumen untuk Anda secara otomatis.

Fungsi tag “Perlu Diarsipkan”

Tag Finder adalah label yang dapat Anda terapkan pada file dan folder, termasuk item yang disimpan di Mac atau di iCloud. Sebuah file dapat memiliki beberapa tag, sehingga tag status dapat berdampingan dengan tag proyek atau subjek. Misalnya, sebuah dokumen dapat diberi tag Perlu Diarsipkan dan Proyek Harbor sekaligus. Finder dapat menampilkan item dengan tag yang dipilih secara bersamaan meskipun item tersebut berada di folder yang berbeda. Panduan Apple untuk menggunakan tag

Perlakukan Perlu Diarsipkan sebagai status sementara: terapkan saat Anda menerima atau membuat dokumen yang belum memiliki lokasi tujuan; hapus setelah Anda mengarsipkan dokumen tersebut. Hal ini memberikan arti yang jelas pada tag dan membuat daftar tinjauan lebih mudah ditindaklanjuti. Konvensi status tersebut adalah alur kerja yang disarankan, bukan fitur khusus Finder.

Buat tag dan permudah penerapannya

  1. Buka Finder dan pilih Finder > Pengaturan, lalu klik Tag. Di beberapa versi macOS atau lokalisasi, menu tersebut mungkin bernama Preferensi; gunakan panel Tag pada jendela pengaturan Finder jika labelnya berbeda.

  2. Klik tombol tambah untuk membuat tag. Beri nama Perlu Diarsipkan. Anda dapat memilih warna, tetapi namanya sudah memuat arti; warna bersifat opsional.

  3. Pada panel yang sama, aktifkan tag di bar samping jika Anda menginginkan pintasan tinjauan langsung. Anda juga dapat menempatkannya di antara tag favorit yang muncul di menu pintasan Control-klik. Apple mendokumentasikan hingga tujuh tag di menu pintasan tersebut. Pengaturan dan kontrol tag Finder Apple

Buat label tetap ringkas dan tepat. Hindari membuat beberapa label yang hampir sama seperti Untuk Diarsipkan, Arsipkan Nanti, dan Belum Disortir kecuali masing-masing label memang mewakili tindakan yang benar-benar berbeda. Satu tag yang konsisten membuat pencarian semua hal yang menunggu pengarsipan menjadi lebih sederhana.

Beri tag pada dokumen saat Anda melihatnya

Di jendela Finder, pilih dokumen dan klik tombol Tag di bar alat. Masukkan Perlu Diarsipkan dan pilih tag yang sesuai. Jika tombol bar alat tidak terlihat, Control-klik item yang dipilih dan gunakan opsi Tag, atau gunakan File > Tag jika tersedia. Apple mendokumentasikan pemilihan item dan penerapan tag melalui bar alat, menu File, atau menu Control-klik. Petunjuk Apple untuk menandai item Finder

Untuk penggunaan berulang, Finder juga mendukung pintasan Control-1 hingga Control-7 untuk menambah atau menghapus tag favorit dari item yang dipilih, dan Control-0 untuk menghapus semua tag darinya. Pintasan ini bergantung pada posisi tag di daftar favorit, jadi periksa tag favorit mana yang sesuai dengan setiap nomor sebelum mengandalkannya. Control-0 menghapus setiap tag pada file yang dipilih, bukan hanya Perlu Diarsipkan; gunakan hanya jika itu memang tujuan Anda. Pintasan papan ketik Apple untuk tag

Anda juga dapat menandai dokumen dari dialog penyimpanan aplikasi yang kompatibel dengan memasukkan atau memilih tag di bidang Tag-nya. Hal ini berguna saat Anda sudah mengetahui pada waktu menyimpan bahwa dokumen tersebut masih membutuhkan folder permanen. Kontrol dialog penyimpanan yang sebenarnya dapat berbeda di tiap aplikasi, namun Apple mendokumentasikan bidang Tag di dialog penyimpanan Mac. Panduan Apple untuk menandai file

Tinjau dokumen yang tertunda

Klik Perlu Diarsipkan di bar samping Finder untuk melihat item dengan tag tersebut. Jika tidak ditampilkan, buka Finder > Pengaturan > Tag dan aktifkan untuk bar samping. Anda juga dapat mencari nama tag di bidang pencarian Finder dan memilih tag tersebut dari saran yang muncul. Tampilan tag Finder adalah cara untuk mengumpulkan item yang cocok untuk ditinjau; cara ini tidak mengubah lokasi penyimpanannya. Panduan Apple untuk menemukan item yang diberi tag

Periksa hasil satu per satu dokumen. Buka atau pratinjau item jika tujuan yang benar belum jelas. Kemudian pindahkan ke folder yang sesuai menggunakan kontrol manajemen file standar di Finder. Setelah dokumen berada di tempat yang semestinya, pilih dokumen tersebut dan hapus hanya tag Perlu Diarsipkan. Metode penghapusan yang didokumentasikan Apple adalah dengan memilih item, memilih Edit Tag, memilih tag yang akan dihapus, dan menekan Delete. Berhati-hatilah untuk tidak menghapus tag proyek atau subjek yang semestinya tetap ada. Petunjuk Apple untuk menghapus tag

Aturan penyelesaian yang praktis adalah: dokumen berada di folder yang dituju, dan tag Perlu Diarsipkan sudah hilang. Jika Anda belum dapat memutuskan di mana dokumen tersebut seharusnya berada, biarkan tag tetap ada. Tag tersebut adalah pengingat visual, bukan pengganti keputusan tentang apa yang harus dilakukan dengan dokumen itu.

Buat daftar tinjauan persisten dengan Folder Cerdas

Jika Anda lebih menyukai item Finder bernama untuk tinjauan rutin, buat Folder Cerdas berdasarkan tag tersebut. Di Finder, pilih File > Folder Cerdas Baru. Tetapkan aturan pencarian untuk tag Perlu Diarsipkan; jika saran pencarian awal tidak menampilkan kriteria yang tepat, gunakan menu tindakan pencarian atau Lainnya untuk memeriksa atribut yang tersedia. Klik Simpan, beri nama Folder Cerdas yang jelas seperti Antrean Pengarsipan, dan pilih apakah ingin menambahkannya ke bar samping. Apple menjelaskan bahwa Folder Cerdas mendaftar file yang cocok dengan kriteria dan diperbarui saat file berubah; file yang terdaftar tetap berada di lokasi aslinya. Panduan Apple untuk membuat Folder Cerdas

Periksa kriteria yang disimpan jika folder tampak kosong atau memuat file yang tidak terduga. Buka Folder Cerdas, klik tombol Tindakan-nya, dan pilih Tampilkan Kriteria Pencarian untuk memeriksa atau menyesuaikan aturan. Kontrol Folder Cerdas dapat berbeda tergantung versi macOS, jadi ikuti kontrol pencarian Finder yang terlihat di Mac Anda. Petunjuk Folder Cerdas Apple

Mengatasi kendala umum

Tag tidak muncul di bar samping. Tag tersebut mungkin ada tetapi disembunyikan di sana. Buka Finder > Pengaturan > Tag dan centang kotak bar sampingnya. File tetap dapat diberi tag meskipun pintasan bar samping disembunyikan. Pengaturan tag Finder Apple

File masih muncul setelah Anda memindahkannya. Memindahkan dokumen tidak menghapus tag-nya. Hapus Perlu Diarsipkan setelah langkah pengarsipan; pertahankan tag lain yang masih mendeskripsikan file tersebut.

Folder Cerdas tidak cocok dengan tampilan bar samping. Periksa kriterianya dengan Tampilkan Kriteria Pencarian dan pastikan aturannya mengidentifikasi tag yang dimaksud. Folder Cerdas adalah pencarian yang disimpan, sehingga hasilnya bergantung pada kriteria yang Anda tetapkan. Panduan Folder Cerdas Apple

Anda ingin menandai banyak dokumen sekaligus. Finder memungkinkan beberapa item dipilih sekaligus; terapkan tag status hanya jika setiap item yang dipilih memang benar-benar masih perlu diarsipkan. Sebelum menggunakan Control-0, ingatlah bahwa pintasan ini menghapus semua tag dari item yang dipilih. Untuk kumpulan item yang beragam, gunakan kontrol tag dan konfirmasikan apa yang Anda hapus.

Buat alur kerja tetap sederhana

Gunakan satu tag status, tambahkan segera setelah dokumen perlu disortir, dan tinjau tampilan tag saat Anda siap mengarsipkannya. Hapus tag status hanya setelah dokumen mencapai folder tujuannya. Ini menjaga antrean tetap bermakna tanpa menciptakan sistem folder paralel.

Wallo relevan jika Anda juga ingin mengelompokkan jendela Mac yang sudah terbuka dan daftar tugas di sekitar suatu tujuan; aplikasi ini dapat membantu Anda kembali ke konteks kerja, sementara Finder tetap menjadi tempat untuk menandai dan mengarsipkan dokumen. Wallo menjelaskan bahwa tujuan dan tugasnya disimpan secara lokal dan navigasi papan ketiknya berfungsi sebagai cara untuk memilih tujuan atau jendela. Wallo tidak menggantikan penandaan file di Finder. Wallo

Sumber