ডকুমেন্টগুলো কোথায় রাখা হবে তা ঠিক করার আগেই যদি Downloads-এ, Desktop-এ বা অন্যান্য ফোল্ডারে স্তূপ হয়ে জমে যায়, তবে Finder-এ সেগুলোকে Needs Filing-এর মতো একটি ট্যাগ দিয়ে চিহ্নিত করুন। এরপর সেই ডকুমেন্টগুলো এক জায়গায় পর্যালোচনা করতে ট্যাগের Finder সাইডবার ভিউ—বা একটি Smart Folder—ব্যবহার করুন। ট্যাগটি ফাইল করার একটি অনুস্মারক হিসেবে থাকে; এটি আপনার হয়ে ডকুমেন্টগুলোকে স্থানান্তর, নাম পরিবর্তন বা ফাইল করে না।

“Needs Filing” ট্যাগ যা করে

Finder ট্যাগ হলো এমন কিছু লেবেল যা আপনি ফাইল এবং ফোল্ডারে প্রয়োগ করতে পারেন, যার মধ্যে আপনার Mac বা iCloud-এ সংরক্ষিত আইটেমগুলোও অন্তর্ভুক্ত। একটি ফাইলে একাধিক ট্যাগ থাকতে পারে, তাই একটি স্ট্যাটাস ট্যাগ কোনো প্রজেক্ট বা বিষয়ের ট্যাগের পাশাপাশি থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি ডকুমেন্টকে Needs Filing এবং Harbor project উভয় ট্যাগেই চিহ্নিত করা যেতে পারে। Finder কোনো নির্বাচিত ট্যাগযুক্ত আইটেমগুলোকে একসাথে দেখাতে পারে, এমনকি সেগুলো আলাদা আলাদা ফোল্ডারে থাকলেও। ট্যাগ ব্যবহার সম্পর্কিত Apple-এর নির্দেশিকা

Needs Filing-কে একটি অস্থায়ী স্ট্যাটাস হিসেবে বিবেচনা করুন: আপনি যখন এমন কোনো ডকুমেন্ট পান বা তৈরি করেন যার এখনও কোনো গন্তব্য নির্ধারিত হয়নি, তখন এটি প্রয়োগ করুন; ডকুমেন্টটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ফাইল করার পর ট্যাগটি সরিয়ে ফেলুন। এটি ট্যাগটিকে একটি স্পষ্ট অর্থ দেয় এবং পর্যালোচনার তালিকা অনুযায়ী কাজ করা সহজ করে তোলে। এই স্ট্যাটাস পদ্ধতিটি একটি প্রস্তাবিত কাজের ধারা (workflow), কোনো বিশেষ Finder ফিচার নয়।

ট্যাগটি তৈরি করুন এবং এটি প্রয়োগ করা সহজ করুন

  1. Finder খুলুন এবং Finder > Settings বেছে নিন, তারপর Tags-এ ক্লিক করুন। macOS-এর কিছু সংস্করণ বা ভাষায় মেনুটির নাম Preferences হতে পারে; লেবেল আলাদা হলে Finder সেটিংস উইন্ডোর Tags প্যানটি ব্যবহার করুন।

  2. একটি ট্যাগ তৈরি করতে অ্যাড (+) বোতামে ক্লিক করুন। এর নাম দিন Needs Filing। আপনি একটি রঙ বেছে নিতে পারেন, তবে নামটিই মূল অর্থ বহন করে; রঙ বেছে নেওয়া ঐচ্ছিক।

  3. পর্যালোচনার জন্য সরাসরি শর্টকাট চাইলে একই প্যানে সাইডবারে ট্যাগটি সক্রিয় করুন। Control-ক্লিক শর্টকাট মেনুতে প্রদর্শিত ফেভারিট ট্যাগগুলোর মধ্যেও আপনি এটি রাখতে পারেন। Apple-এর তথ্য অনুযায়ী সেই শর্টকাট মেনুতে সাতটি পর্যন্ত ট্যাগ রাখা যায়। Apple-এর Finder ট্যাগ সেটিংস এবং নিয়ন্ত্রণসমূহ

লেবেলটি সুনির্দিষ্ট রাখুন। To File, File Later এবং Unsorted-এর মতো প্রায় কাছাকাছি একাধিক ট্যাগ তৈরি করা এড়িয়ে চলুন, যদি না সেগুলোর প্রতিটির অর্থ সত্যিই ভিন্ন কোনো কাজ বোঝায়। একটি একক ও সুসংগত ট্যাগ ফাইল করার অপেক্ষায় থাকা সমস্ত কিছু খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে।

চোখে পড়ার সাথে সাথেই ডকুমেন্টে ট্যাগ যুক্ত করুন

একটি Finder উইন্ডোতে ডকুমেন্টটি নির্বাচন করুন এবং টুলবারের Tags বোতামে ক্লিক করুন। Needs Filing লিখুন এবং ম্যাচিং ট্যাগটি বেছে নিন। টুলবার বোতামটি দৃশ্যমান না হলে নির্বাচিত আইটেমটিতে Control-ক্লিক করুন এবং Tags অপশনগুলো ব্যবহার করুন, অথবা যেখানে উপলব্ধ সেখানে File > Tags ব্যবহার করুন। টুলবার, File মেনু বা Control-ক্লিক মেনুর মাধ্যমে একটি আইটেম নির্বাচন করা এবং ট্যাগ প্রয়োগ করার বিষয়টি Apple-এর নথিপত্রে উল্লেখ রয়েছে। Finder আইটেম ট্যাগ করার বিষয়ে Apple-এর নির্দেশনা

ঘন ঘন ব্যবহারের জন্য, নির্বাচিত আইটেম থেকে প্রিয় ট্যাগ যোগ করতে বা সরাতে Finder Control-1 থেকে Control-7 পর্যন্ত শর্টকাট এবং সমস্ত ট্যাগ সরাতে Control-0 সমর্থন করে। এই শর্টকাটগুলো ফেভারিট তালিকায় ট্যাগের অবস্থানের ওপর নির্ভর করে, তাই এগুলোর ওপর নির্ভর করার আগে প্রতিটি নম্বরের সাথে কোন ফেভারিট ট্যাগটি মিলে তা দেখে নিন। Control-0 নির্বাচিত ফাইলের প্রতিটি ট্যাগ মুছে দেয়, কেবল Needs Filing নয়; এটি তখনই ব্যবহার করুন যখন সত্যিই আপনি তা চান। ট্যাগের জন্য Apple-এর কিবোর্ড শর্টকাট

এছাড়াও আপনি কোনো সামঞ্জস্যপূর্ণ অ্যাপের সেভ ডায়ালগ থেকে এর Tags ফিল্ডে একটি ট্যাগ লিখে বা নির্বাচন করে ডকুমেন্টে ট্যাগ দিতে পারেন। এটি তখন কার্যকর হয় যখন আপনি সেভ করার সময়ই জানেন যে ডকুমেন্টটির এখনও একটি স্থায়ী ফোল্ডার প্রয়োজন। অ্যাপভেদে নির্দিষ্ট সেভ-ডায়ালগ নিয়ন্ত্রণগুলো ভিন্ন হতে পারে, তবে Apple Mac সেভ ডায়ালগে Tags ফিল্ডের বিষয়টি উল্লেখ করে। ফাইল ট্যাগ করার বিষয়ে Apple-এর নির্দেশিকা

বাকি থাকা ডকুমেন্টগুলো পর্যালোচনা করুন

সেই ট্যাগযুক্ত আইটেমগুলো দেখতে Finder-এর সাইডবারে Needs Filing-এ ক্লিক করুন। এটি প্রদর্শিত না হলে, Finder > Settings > Tags খুলুন এবং সাইডবারের জন্য এটি সক্রিয় করুন। আপনি Finder-এর সার্চ ফিল্ডে ট্যাগের নাম লিখে অনুসন্ধান করতে পারেন এবং সাজেশনগুলো থেকে ট্যাগটি বেছে নিতে পারেন। Finder-এর ট্যাগ ভিউ হলো পর্যালোচনার জন্য মিলে যাওয়া আইটেমগুলোকে একত্র করার একটি উপায়; এটি সেগুলোর স্টোরেজ অবস্থান পরিবর্তন করে না। ট্যাগযুক্ত আইটেম খুঁজে বের করার বিষয়ে Apple-এর নির্দেশিকা

একবারে একটি করে ডকুমেন্ট ধরে ফলাফলগুলো নিয়ে কাজ করুন। সঠিক গন্তব্য অস্পষ্ট হলে আইটেমটি খুলুন বা প্রিভিউ করুন। তারপর Finder-এর সাধারণ ফাইল-ম্যানেজমেন্ট নিয়ন্ত্রণগুলো ব্যবহার করে এটিকে উপযুক্ত ফোল্ডারে স্থানান্তর করুন। ডকুমেন্টটি তার সঠিক স্থানে চলে গেলে সেটি নির্বাচন করুন এবং শুধুমাত্র Needs Filing ট্যাগটি সরিয়ে ফেলুন। Apple-এর নির্দেশিত অপসারণ পদ্ধতি হলো আইটেমটি নির্বাচন করা, Edit Tags বেছে নেওয়া, যে ট্যাগটি সরাতে চান তা নির্বাচন করা এবং Delete চাপ দেওয়া। খেয়াল রাখবেন যেন কোনো প্রজেক্ট বা বিষয়ের ট্যাগ মুছে না যায় যা থাকা উচিত। ট্যাগ অপসারণের বিষয়ে Apple-এর নির্দেশনা

একটি বাস্তবসম্মত সমাপ্তির নিয়ম হলো: ডকুমেন্টটি তার নির্ধারিত ফোল্ডারে রয়েছে এবং Needs Filing আর নেই। আপনি যদি এখনও সিদ্ধান্ত নিতে না পারেন যে এটি কোথায় রাখা উচিত, তবে ট্যাগটি রেখে দিন। ট্যাগটি কেবল একটি দৃশ্যমান অনুস্মারক, ডকুমেন্টটি নিয়ে কী করবেন সে সিদ্ধান্তের বিকল্প নয়।

একটি Smart Folder দিয়ে একটি স্থায়ী পর্যালোচনা তালিকা বজায় রাখুন

আপনি যদি নিয়মিত পর্যালোচনার জন্য Finder-এ একটি নামযুক্ত আইটেম পছন্দ করেন, তবে ট্যাগের ওপর ভিত্তি করে একটি Smart Folder তৈরি করুন। Finder-এ File > New Smart Folder বেছে নিন। Needs Filing ট্যাগের জন্য একটি অনুসন্ধানের নিয়ম সেট করুন; প্রথম অনুসন্ধানের সাজেশনগুলোতে সঠিক মানদণ্ড না দেখা গেলে উপলব্ধ বৈশিষ্ট্যগুলো দেখতে সার্চ অ্যাকশন মেনু বা Other ব্যবহার করুন। Save-এ ক্লিক করুন, Smart Folder-টির একটি স্পষ্ট নাম দিন যেমন Filing Queue, এবং এটি সাইডবারে যুক্ত করবেন কিনা তা বেছে নিন। Apple ব্যাখ্যা করে যে Smart Folders মানদণ্ডের সাথে মিলে যাওয়া ফাইলগুলোর তালিকা দেখায় এবং ফাইল পরিবর্তনের সাথে সাথে আপডেট হয়; তালিকাভুক্ত ফাইলগুলো তাদের মূল অবস্থানেই থাকে। Smart Folders তৈরি সম্পর্কিত Apple-এর নির্দেশিকা

ফোল্ডারটি খালি দেখালে বা অপ্রত্যাশিত ফাইল অন্তর্ভুক্ত থাকলে সংরক্ষিত মানদণ্ড পরীক্ষা করুন। Smart Folder-টি খুলুন, এর Action বোতামে ক্লিক করুন এবং নিয়মগুলো পরীক্ষা বা সামঞ্জস্য করতে Show Search Criteria বেছে নিন। macOS সংস্করণের সাথে Smart Folder-এর নিয়ন্ত্রণ ভিন্ন হতে পারে, তাই আপনার Mac-এ দৃশ্যমান Finder অনুসন্ধান নিয়ন্ত্রণগুলো অনুসরণ করুন। Apple-এর Smart Folder সম্পর্কিত নির্দেশনা

সাধারণ সমস্যাগুলোর সমাধান

ট্যাগটি সাইডবারে প্রদর্শিত হচ্ছে না। ট্যাগটি থাকতে পারে তবে সেখানে লুকানো থাকতে পারে। Finder > Settings > Tags খুলুন এবং এর সাইডবার চেকবক্সটি সক্রিয় করুন। সাইডবার শর্টকাট লুকানো থাকলেও ফাইলটিতে ট্যাগ করা যেতে পারে। Apple-এর Finder ট্যাগ সেটিংস

স্থানান্তর করার পরেও একটি ফাইল প্রদর্শিত হচ্ছে। ডকুমেন্টটি স্থানান্তর করলেই এর ট্যাগ মুছে যায় না। ফাইল করার ধাপ শেষ করার পরে Needs Filing সরিয়ে ফেলুন; ফাইলটিকে বর্ণনা করে এমন অন্যান্য ট্যাগ রেখে দিন।

Smart Folder সাইডবার ভিউয়ের সাথে মিলছে না। Show Search Criteria দিয়ে এর মানদণ্ড পরীক্ষা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে নিয়মটি কাঙ্ক্ষিত ট্যাগটিকে শনাক্ত করছে। একটি Smart Folder হলো একটি সংরক্ষিত অনুসন্ধান, তাই এর ফলাফলগুলো আপনার নির্ধারিত মানদণ্ডের ওপর নির্ভর করে। Apple-এর Smart Folder নির্দেশিকা

আপনি একসাথে অনেকগুলো ডকুমেন্টে ট্যাগ দিতে চান। Finder একাধিক আইটেম নির্বাচন করার অনুমতি দেয়; প্রতিটি নির্বাচিত আইটেম আসলেই ফাইল করা বাকি থাকলেই কেবল স্ট্যাটাস ট্যাগ প্রয়োগ করুন। Control-0 ব্যবহার করার আগে মনে রাখবেন এটি নির্বাচিত আইটেম থেকে সমস্ত ট্যাগ সরিয়ে দেয়। মিশ্র ধরনের ফাইলের ক্ষেত্রে ট্যাগ নিয়ন্ত্রণগুলো ব্যবহার করুন এবং আপনি কী সরাচ্ছেন তা নিশ্চিত করুন।

কাজের ধারাটি সহজ রাখুন

একটি একক স্ট্যাটাস ট্যাগ ব্যবহার করুন, কোনো ডকুমেন্ট সাজানোর প্রয়োজন হওয়ার সাথে সাথেই এটি যোগ করুন এবং আপনি যখন ফাইল করতে প্রস্তুত হবেন তখন ট্যাগ ভিউটি পর্যালোচনা করুন। ডকুমেন্টটি তার নির্ধারিত ফোল্ডারে পৌঁছানোর পরেই কেবল স্ট্যাটাস ট্যাগটি সরান। এটি একটি সমান্তরাল ফোল্ডার সিস্টেম তৈরি না করেই তালিকাকে অর্থপূর্ণ রাখে।

আপনি যদি কোনো লক্ষ্যের ওপর ভিত্তি করে ইতিমধ্যে খোলা Mac উইন্ডো এবং করণীয় কাজগুলোকে গুছিয়ে রাখতে চান, তবে Wallo প্রাসঙ্গিক হতে পারে; এটি আপনাকে কাজের প্রেক্ষাপটে ফিরে যেতে সাহায্য করতে পারে, আর Finder থাকবে ডকুমেন্টগুলোতে ট্যাগ দেওয়া এবং ফাইল করার জায়গা হিসেবে। Wallo-এর তথ্যমতে এর লক্ষ্য ও কাজগুলো স্থানীয়ভাবে সংরক্ষিত হয় এবং এর কিবোর্ড নেভিগেশন একটি লক্ষ্য বা উইন্ডো বেছে নেওয়ার একটি উপায়। এটি Finder-এর ফাইল ট্যাগিংকে প্রতিস্থাপন করে না। Wallo

সূত্র