यदि यह तय करने से पहले कि दस्तावेज़ कहाँ रखे जाने चाहिए, वे Downloads में, Desktop पर, या अन्य फ़ोल्डरों में जमा हो जाते हैं, तो उन्हें Finder में Needs Filing जैसे टैग से चिह्नित करें। फिर उन दस्तावेज़ों की एक ही जगह समीक्षा करने के लिए टैग के Finder साइडबार व्यू—या एक स्मार्ट फ़ोल्डर—का उपयोग करें। यह टैग फ़ाइल करने का एक रिमाइंडर रिकॉर्ड करता है; यह आपके लिए दस्तावेज़ों को स्थानांतरित, नाम परिवर्तित या फ़ाइल नहीं करता है।

“Needs Filing” टैग क्या करता है

Finder टैग ऐसे लेबल हैं जिन्हें आप फ़ाइलों और फ़ोल्डरों पर लागू कर सकते हैं, जिनमें आपके Mac पर या iCloud में संग्रहीत आइटम भी शामिल हैं। एक फ़ाइल में कई टैग हो सकते हैं, इसलिए स्थिति (status) टैग किसी प्रोजेक्ट या विषय टैग के साथ भी रह सकता है। उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ को Needs Filing और Harbor project दोनों टैग दिए जा सकते हैं। Finder एक चयनित टैग वाले आइटमों को एक साथ दिखा सकता है, भले ही वे अलग-अलग फ़ोल्डरों में मौजूद हों। टैग का उपयोग करने के लिए Apple की गाइड

Needs Filing को एक अस्थायी स्थिति के रूप में मानें: इसे तब लागू करें जब आपको कोई ऐसा दस्तावेज़ प्राप्त होता है या आप बनाते हैं जिसके लिए अभी गंतव्य तय करना बाकी है; दस्तावेज़ को फ़ाइल करने के बाद इसे हटा दें। इससे टैग को एक स्पष्ट अर्थ मिलता है और समीक्षा सूची पर कार्रवाई करना आसान हो जाता है। यह स्थिति परंपरा एक सुझाई गई कार्यप्रणाली (वर्कफ़्लो) है, कोई विशेष Finder सुविधा नहीं।

टैग बनाएं और इसे लागू करना आसान बनाएं

  1. Finder खोलें और Finder > Settings चुनें, फिर Tags पर क्लिक करें। कुछ macOS संस्करणों या स्थानीयकरणों में इस मेनू का नाम Preferences हो सकता है; यदि लेबल अलग है तो Finder सेटिंग्स विंडो के Tags पेन का उपयोग करें।

  2. टैग बनाने के लिए ऐड बटन पर क्लिक करें। इसका नाम Needs Filing रखें। आप कोई रंग चुन सकते हैं, लेकिन नाम ही इसका अर्थ व्यक्त करता है; रंग वैकल्पिक है।

  3. उसी पेन में, यदि आप एक सीधा समीक्षा शॉर्टकट चाहते हैं तो साइडबार में टैग को सक्षम करें। आप इसे पसंदीदा (favorite) टैग्स में भी रख सकते हैं जो Control-क्लिक शॉर्टकट मेनू में दिखाई देते हैं। Apple उस शॉर्टकट मेनू में अधिकतम सात टैग्स का विवरण देता है। Apple की Finder टैग सेटिंग्स और नियंत्रण

लेबल को सटीक रखें। To File, File Later, और Unsorted जैसे कई लगभग-समान टैग बनाने से बचें, जब तक कि प्रत्येक का वास्तव में कोई अलग अर्थ न हो। एक एकल सुसंगत टैग फ़ाइल किए जाने की प्रतीक्षा कर रही हर चीज़ को ढूंढना आसान बनाता है।

दस्तावेज़ दिखते ही उसे टैग करें

Finder विंडो में, दस्तावेज़ का चयन करें और टूलबार में Tags बटन पर क्लिक करें। Needs Filing दर्ज करें और मिलान करने वाला टैग चुनें। यदि टूलबार बटन दिखाई नहीं दे रहा है, तो चयनित आइटम पर Control-क्लिक करें और Tags विकल्पों का उपयोग करें, या जहाँ उपलब्ध हो वहाँ File > Tags का उपयोग करें। Apple टूलबार, File मेनू, या Control-क्लिक मेनू के माध्यम से किसी आइटम का चयन करने और टैग लागू करने का विवरण देता है। Finder आइटम को टैग करने के लिए Apple के निर्देश

बार-बार उपयोग के लिए, Finder चयनित आइटम से पसंदीदा टैग जोड़ने या हटाने के लिए Control-1 से Control-7, और उससे सभी टैग हटाने के लिए Control-0 का भी समर्थन करता है। ये शॉर्टकट पसंदीदा सूची में टैग की स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए इन पर निर्भर रहने से पहले जांच लें कि कौन सा पसंदीदा टैग किस नंबर से मेल खाता है। Control-0 चयनित फ़ाइल के प्रत्येक टैग को साफ़ कर देता है, केवल Needs Filing को नहीं; इसका उपयोग केवल तभी करें जब आपका यही इरादा हो। टैग के लिए Apple के कीबोर्ड शॉर्टकट

आप किसी संगत ऐप के सेव डायलॉग से भी उसके Tags फ़ील्ड में टैग दर्ज करके या चुनकर किसी दस्तावेज़ को टैग कर सकते हैं। यह तब उपयोगी होता है जब सेव करते समय आपको पता हो कि दस्तावेज़ के लिए अभी स्थायी फ़ोल्डर तय करना बाकी है। सटीक सेव-डायलॉग नियंत्रण ऐप के अनुसार भिन्न हो सकते हैं, लेकिन Apple Mac सेव डायलॉग में Tags फ़ील्ड का विवरण देता है। फ़ाइलों को टैग करने के लिए Apple की गाइड

शेष दस्तावेज़ों की समीक्षा करें

उस टैग वाले आइटम देखने के लिए Finder के साइडबार में Needs Filing पर क्लिक करें। यदि यह नहीं दिख रहा है, तो Finder > Settings > Tags खोलें और साइडबार के लिए इसे सक्षम करें। आप Finder के खोज फ़ील्ड में टैग का नाम भी खोज सकते हैं और सुझावों में से टैग का चयन कर सकते हैं। Finder का टैग व्यू समीक्षा के लिए मेल खाने वाले आइटमों को इकट्ठा करने का एक तरीका है; यह उनके स्टोरेज स्थानों को नहीं बदलता है। टैग किए गए आइटम खोजने के लिए Apple की गाइड

एक समय में एक दस्तावेज़ के परिणामों पर काम करें। यदि आइटम का सही गंतव्य स्पष्ट नहीं है, तो उसे खोलें या उसका पूर्वावलोकन (preview) करें। फिर Finder के सामान्य फ़ाइल-प्रबंधन नियंत्रणों का उपयोग करके इसे उपयुक्त फ़ोल्डर में ले जाएं। एक बार जब दस्तावेज़ अपने सही स्थान पर पहुंच जाए, तो उसे चुनें और केवल Needs Filing टैग हटाएं। Apple द्वारा प्रलेखित हटाने की विधि आइटम का चयन करना, Edit Tags चुनना, हटाने के लिए टैग का चयन करना और Delete दबाना है। ध्यान रखें कि ऐसा कोई प्रोजेक्ट या विषय टैग न हटे जिसे बने रहना चाहिए। टैग हटाने के लिए Apple के निर्देश

पूरा होने का एक व्यावहारिक नियम यह है: दस्तावेज़ अपने इच्छित फ़ोल्डर में है, और Needs Filing हट चुका है। यदि आप अभी भी तय नहीं कर पा रहे हैं कि यह कहाँ जाना चाहिए, तो उस पर टैग लगा रहने दें। टैग एक दृश्यमान रिमाइंडर है, दस्तावेज़ के साथ क्या करना है यह तय करने का विकल्प नहीं।

स्मार्ट फ़ोल्डर के साथ एक स्थायी समीक्षा सूची बनाए रखें

यदि आप आवर्ती समीक्षाओं के लिए एक नामित Finder आइटम पसंद करते हैं, तो टैग के आधार पर एक स्मार्ट फ़ोल्डर बनाएं। Finder में, File > New Smart Folder चुनें। Needs Filing टैग के लिए एक खोज नियम सेट करें; यदि पहले खोज सुझाव सही मानदंड नहीं दिखाते हैं, तो उपलब्ध विशेषताओं का निरीक्षण करने के लिए खोज क्रिया मेनू या Other का उपयोग करें। Save पर क्लिक करें, स्मार्ट फ़ोल्डर को Filing Queue जैसा कोई स्पष्ट नाम दें, और चुनें कि इसे साइडबार में जोड़ना है या नहीं। Apple बताता है कि स्मार्ट फ़ोल्डर मानदंडों से मेल खाने वाली फ़ाइलों को सूचीबद्ध करते हैं और फ़ाइलों में बदलाव होने पर अपडेट होते हैं; सूचीबद्ध फ़ाइलें अपने मूल स्थानों में ही रहती हैं। स्मार्ट फ़ोल्डर बनाने के लिए Apple की गाइड

यदि फ़ोल्डर खाली दिखाई देता है या अप्रत्याशित फ़ाइलें शामिल हैं, तो सहेजे गए मानदंडों की जांच करें। स्मार्ट फ़ोल्डर खोलें, उसके Action बटन पर क्लिक करें, और नियमों का निरीक्षण करने या उन्हें समायोजित करने के लिए Show Search Criteria चुनें। स्मार्ट फ़ोल्डर नियंत्रण macOS संस्करण के साथ भिन्न हो सकते हैं, इसलिए अपने Mac पर दिखाई देने वाले Finder खोज नियंत्रणों का पालन करें। Apple के स्मार्ट फ़ोल्डर निर्देश

सामान्य समस्याओं का समाधान करें

टैग साइडबार में दिखाई नहीं देता है। टैग मौजूद हो सकता है लेकिन वहां छिपा हो सकता है। Finder > Settings > Tags खोलें और इसके साइडबार चेकबॉक्स को सक्षम करें। साइडबार शॉर्टकट छिपे होने पर भी फ़ाइल को टैग किया जा सकता है। Apple की Finder टैग सेटिंग्स

फ़ाइल को स्थानांतरित करने के बाद भी वह दिखाई देती है। दस्तावेज़ को स्थानांतरित करने से उसका टैग साफ़ नहीं होता है। फ़ाइल करने के चरण के बाद Needs Filing को हटा दें; ऐसे किसी भी अन्य टैग को रखें जो अभी भी फ़ाइल का वर्णन करते हैं।

स्मार्ट फ़ोल्डर साइडबार व्यू से मेल नहीं खाता है। Show Search Criteria के साथ इसके मानदंडों का निरीक्षण करें और सुनिश्चित करें कि नियम इच्छित टैग की पहचान करता है। स्मार्ट फ़ोल्डर एक सहेजी गई खोज है, इसलिए इसके परिणाम आपके द्वारा निर्धारित मानदंडों पर निर्भर करते हैं। Apple की स्मार्ट फ़ोल्डर गाइड

आप एक साथ कई दस्तावेज़ों को टैग करना चाहते हैं। Finder कई आइटमों को चुनने की अनुमति देता है; स्थिति टैग केवल तभी लागू करें जब प्रत्येक चयनित आइटम को वास्तव में अभी भी फ़ाइल करने की आवश्यकता हो। Control-0 का उपयोग करने से पहले, याद रखें कि यह चयनित आइटम से सभी टैग हटा देता है। मिश्रित बैच के लिए, टैग नियंत्रणों का उपयोग करें और पुष्टि करें कि आप क्या हटा रहे हैं।

वर्कफ़्लो को संक्षिप्त रखें

एक स्थिति टैग का उपयोग करें, जैसे ही किसी दस्तावेज़ को छांटने की आवश्यकता हो इसे जोड़ें, और जब आप फ़ाइल करने के लिए तैयार हों तो टैग व्यू की समीक्षा करें। दस्तावेज़ के अपने इच्छित फ़ोल्डर में पहुँचने के बाद ही स्थिति टैग को साफ़ करें। यह एक समानांतर फ़ोल्डर सिस्टम बनाए बिना कतार को सार्थक बनाए रखता है।

Wallo तब प्रासंगिक है जब आप पहले से खुली Mac विंडो और टू-डू को किसी लक्ष्य के इर्द-गिर्द समूहीकृत करना चाहते हैं; यह आपको कार्य संदर्भ में लौटने में मदद कर सकता है, जबकि Finder दस्तावेज़ों को टैग और फ़ाइल करने का स्थान बना रहता है। Wallo अपने लक्ष्यों और कार्यों को स्थानीय रूप से संग्रहीत बताता है और इसके कीबोर्ड नेविगेशन को किसी लक्ष्य या विंडो को चुनने के तरीके के रूप में प्रस्तुत करता है। यह Finder के फ़ाइल टैगिंग की जगह नहीं लेता है। Wallo

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