Se os documentos se acumularem em Downloads, na Mesa ou em outras pastas antes de você decidir onde eles devem ficar, marque-os no Finder com uma etiqueta como Precisa Organizar. Depois, use a visualização da etiqueta na barra lateral do Finder — ou uma Pasta Inteligente — para revisar esses documentos em um só lugar. A etiqueta registra um lembrete de organização; ela não move, renomeia nem organiza os documentos para você.

O que faz uma etiqueta "Precisa Organizar"

As etiquetas do Finder são marcadores que você pode aplicar a arquivos e pastas, incluindo itens armazenados no seu Mac ou no iCloud. Um arquivo pode ter várias etiquetas, de modo que uma etiqueta de status pode conviver com uma etiqueta de projeto ou de assunto. Por exemplo, um documento pode ter as etiquetas Precisa Organizar e Projeto Porto. O Finder pode exibir itens com uma etiqueta selecionada juntos, mesmo quando permanecem em pastas diferentes. Guia da Apple para usar etiquetas

Trate Precisa Organizar como um status temporário: aplique-a ao receber ou criar um documento que ainda precise de um destino; remova-a após arquivar ou guardar o documento. Isso confere à etiqueta um significado claro e torna a lista de revisão mais fácil de ser processada. Essa convenção de status é uma sugestão de fluxo de trabalho, não um recurso especial do Finder.

Crie a etiqueta e facilite sua aplicação

  1. Abra o Finder e escolha Finder > Ajustes (ou Configurações), depois clique em Etiquetas. Em algumas versões ou localizações do macOS, o menu pode se chamar Preferências; use o painel Etiquetas da janela de ajustes do Finder se o nome for diferente.

  2. Clique no botão de adição para criar uma etiqueta. Nomeie-a como Precisa Organizar. Você pode escolher uma cor, mas o nome é o que carrega o significado; a cor é opcional.

  3. No mesmo painel, ative a etiqueta na barra lateral se desejar um atalho direto para revisão. Você também pode posicioná-la entre as etiquetas favoritas que aparecem no menu contextual (ao clicar com a tecla Control pressionada). A Apple documenta até sete etiquetas nesse menu de atalho. Ajustes e controles de etiquetas do Finder da Apple

Mantenha o nome preciso. Evite criar vários quase duplicados, como A Organizar, Organizar Depois e Não Classificados, a menos que cada um represente uma ação genuinamente diferente. Uma única etiqueta consistente torna mais simples encontrar tudo o que aguarda arquivamento.

Etiquete um documento assim que o encontrar

Em uma janela do Finder, selecione o documento e clique no botão Etiquetas na barra de ferramentas. Digite Precisa Organizar e escolha a etiqueta correspondente. Se o botão da barra de ferramentas não estiver visível, clique com a tecla Control pressionada no item selecionado e use as opções de Etiquetas, ou use Arquivo > Etiquetas, quando disponível. A Apple documenta a seleção de um item e a aplicação de uma etiqueta por meio da barra de ferramentas, do menu Arquivo ou do menu de atalho com a tecla Control. Instruções da Apple para etiquetar itens do Finder

Para uso frequente, o Finder também oferece suporte a Control-1 até Control-7 para adicionar ou remover etiquetas favoritas do item selecionado, e Control-0 para remover todas as etiquetas dele. Esses atalhos dependem da posição da etiqueta na lista de favoritas; portanto, verifique qual favorita corresponde a cada número antes de utilizá-los. O Control-0 apaga todas as etiquetas do arquivo selecionado, não apenas Precisa Organizar; use-o apenas quando essa for a sua intenção. Atalhos de teclado da Apple para etiquetas

Você também pode etiquetar um documento a partir da caixa de diálogo para salvar de um aplicativo compatível, digitando ou selecionando uma etiqueta no campo Etiquetas. Isso é útil quando você já sabe, no momento de salvar, que o documento ainda precisará de uma pasta permanente. Os controles exatos da caixa de diálogo para salvar podem variar de acordo com o aplicativo, mas a Apple documenta o campo Etiquetas na caixa de diálogo de salvamento do Mac. Guia da Apple para etiquetar arquivos

Revise os documentos pendentes

Clique em Precisa Organizar na barra lateral do Finder para ver os itens com essa etiqueta. Se ela não estiver visível, abra Finder > Ajustes > Etiquetas e ative-a para a barra lateral. Você também pode pesquisar pelo nome da etiqueta no campo de busca do Finder e selecionar a etiqueta nas sugestões. A visualização de etiquetas do Finder é uma forma de reunir itens correspondentes para revisão; ela não altera os locais de armazenamento originais. Guia da Apple para encontrar itens etiquetados

Processe os resultados um documento por vez. Abra ou visualize o item caso o destino correto não esteja claro. Em seguida, mova-o para a pasta apropriada usando os controles normais de gerenciamento de arquivos do Finder. Assim que o documento estiver no lugar certo, selecione-o e remova apenas a etiqueta Precisa Organizar. O método documentado pela Apple para remoção é selecionar o item, escolher Editar Etiquetas, selecionar a etiqueta a ser removida e pressionar Delete. Tome cuidado para não apagar uma etiqueta de projeto ou de assunto que deva ser mantida. Instruções da Apple para remover etiquetas

Uma regra prática de conclusão é: o documento está na pasta pretendida e Precisa Organizar foi removida. Se você ainda não puder decidir para onde ele vai, deixe a etiqueta nele. A etiqueta é um lembrete visível, não um substituto para a decisão do que fazer com o documento.

Mantenha uma lista de revisão persistente com uma Pasta Inteligente

Se você preferir um item fixo e nomeado no Finder para revisões recorrentes, crie uma Pasta Inteligente com base na etiqueta. No Finder, escolha Arquivo > Nova Pasta Inteligente. Defina uma regra de busca para a etiqueta Precisa Organizar; se as primeiras sugestões de busca não exibirem o critério correto, use o menu de ação de busca ou Outro para inspecionar os atributos disponíveis. Clique em Salvar, dê um nome claro à Pasta Inteligente, como Fila de Arquivamento, e escolha se deseja adicioná-la à barra lateral. A Apple explica que as Pastas Inteligentes listam arquivos que atendem a critérios específicos e se atualizam conforme os arquivos mudam; os arquivos listados permanecem em seus locais originais. Guia da Apple para criar Pastas Inteligentes

Verifique os critérios salvos se a pasta parecer vazia ou incluir arquivos inesperados. Abra a Pasta Inteligente, clique em seu botão de Ação e escolha Mostrar Critérios de Busca para inspecionar ou ajustar as regras. Os controles das Pastas Inteligentes podem variar conforme a versão do macOS, portanto, siga os controles de busca do Finder visíveis no seu Mac. Instruções de Pastas Inteligentes da Apple

Lidando com imprevistos comuns

A etiqueta não aparece na barra lateral. A etiqueta pode existir, mas estar oculta ali. Abra Finder > Ajustes > Etiquetas e marque a caixa de seleção correspondente à barra lateral. O arquivo ainda pode ser etiquetado mesmo quando o atalho da barra lateral estiver oculto. Ajustes de etiquetas do Finder da Apple

Um arquivo continua aparecendo depois de ser movido. Mover o documento não remove sua etiqueta. Remova Precisa Organizar após a etapa de organização; mantenha quaisquer outras etiquetas que ainda descrevam o arquivo.

A Pasta Inteligente não corresponde à visualização da barra lateral. Inspecione seus critérios com Mostrar Critérios de Busca e certifique-se de que a regra identifica a etiqueta pretendida. Uma Pasta Inteligente é uma busca salva, portanto seus resultados dependem dos critérios que você definir. Guia de Pastas Inteligentes da Apple

Você quer etiquetar muitos documentos de uma vez. O Finder permite a seleção de múltiplos itens; aplique a etiqueta de status apenas quando cada item selecionado realmente ainda precisar ser organizado. Antes de usar Control-0, lembre-se de que ele remove todas as etiquetas do item selecionado. Para um lote misto, use os controles de etiqueta e confirme o que você está removendo.

Mantenha o fluxo de trabalho simples

Use uma única etiqueta de status, adicione-a assim que um documento precisar de triagem e consulte a visualização da etiqueta quando estiver pronto para organizar. Remova a etiqueta de status apenas depois que o documento chegar à pasta pretendida. Isso mantém a fila útil e significativa sem criar um sistema paralelo de pastas.

O Wallo é relevante se você também quiser agrupar janelas do Mac já abertas e tarefas em torno de uma meta; ele pode ajudar você a retornar ao contexto de trabalho, enquanto o Finder continua sendo o lugar para etiquetar e organizar documentos. O Wallo descreve suas metas e tarefas como armazenadas localmente e sua navegação por teclado como uma forma de escolher uma meta ou janela. Ele não substitui a etiquetagem de arquivos do Finder. Wallo

Fontes