Um in Numbers für Mac Inventareinträge unter ihrer Mindestmenge zu zählen, vergleichen Sie die aktuelle Menge jeder Zeile in einer Hilfsspalte mit dem jeweiligen Mindestwert und zählen anschließend die passenden Ergebnisse mit COUNTIF. So wird für jeden Eintrag ein anderer Mindestwert berücksichtigt.

Eine Zeile für jeden Inventareintrag einrichten

In dieser Anleitung wird gezählt, wie viele Artikeltypen aufgefüllt werden müssen. Jede Zeile steht für einen Typ, etwa Würfel oder Scheiben. Das Ergebnis zählt die zutreffenden Zeilen; es berechnet nicht die Gesamtzahl der einzelnen Objekte, die benötigt werden, um alle Mindestmengen zu erreichen.

Verwenden Sie dieses synthetische Beispiel in einer Tabelle mit einer Kopfzeile. Geben Sie die Überschriften in A1:D1 und die sechs Einträge in den Zeilen 2–7 ein. Lassen Sie Spalte D zunächst leer; die Formel liefert die Werte dafür.

Zeile A: Artikel B: Menge C: Mindestmenge D: Status
2 Würfel 4 6
3 Scheiben 8 8
4 Ringe 12 5
5 Fliesen 0 3
6 Prismen 2 4
7 Kugeln 7 6

Geben Sie Mengen und Mindestmengen als Zahlen ein und verwenden Sie auf beiden Seiten jedes Vergleichs dieselbe Einheit. Hier enthalten beide Spalten Stückzahlen. Eine Menge von null ist ein gültiger Eintrag; eine unbekannte Menge sollte von null unterscheidbar bleiben.

Legen Sie vor der Formeleingabe fest, was „unter dem Mindestbestand“ bedeutet. In diesem Artikel gilt strikt kleiner als: Ein Eintrag mit acht Objekten bei einer Mindestmenge von acht erreicht die Mindestmenge. Apple dokumentiert, dass Vergleiche zwischen Zellen einen Wahrheitswert zurückgeben. Werte anhand der Daten in Tabellenzellen in Numbers auf dem Mac berechnen

Jede Menge mit ihrer jeweiligen Mindestmenge vergleichen

Wählen Sie D2, geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie Return. Durch die Eingabe von = wird der Formeleditor geöffnet; Sie können die Bezüge auch erstellen, indem Sie auf die entsprechenden Zellen klicken. Anweisungen von Apple zur Formeleingabe

=IF(B2<C2,\"Below\",\"Meets\")

Der Vergleich prüft, ob die Menge in B2 kleiner als die Mindestmenge in C2 ist. Die Funktion IF gibt Below zurück, wenn der Vergleich wahr ist, andernfalls Meets. Apple dokumentiert dieses Verhalten mit zwei Ergebnissen und unterstützt Text als Ergebnis. IF — Apple-Funktionshilfe

Füllen Sie die Formel bis D7 nach unten aus. Wählen Sie D2 aus, bewegen Sie den Zeiger über den Auswahlrahmen, bis der gelbe Füllpunkt angezeigt wird, und ziehen Sie ihn nach unten bis D7. Verwenden Sie die leeren Statuszellen als Ziel, da beim automatischen Ausfüllen vorhandene Inhalte überschrieben werden. Zellen in Numbers auf dem Mac automatisch ausfüllen

Prüfen Sie die Formel in D3: Sie sollte B3 mit C3 vergleichen. Ebenso sollte die letzte Statuszelle B7 mit C7 vergleichen. Diese kurze Prüfung bestätigt, dass für jeden Eintrag die jeweilige Mindestmenge verwendet wird.

Die erwarteten Ergebnisse sind:

Artikel Status Begründung
Würfel Below 4 ist kleiner als 6
Scheiben Meets 8 ist gleich 8
Ringe Meets 12 ist größer als 5
Fliesen Below 0 ist kleiner als 3
Prismen Below 2 ist kleiner als 4
Kugeln Meets 7 ist größer als 6

Die Einträge unter dem Mindestbestand zählen

Lassen Sie die Zusammenfassung außerhalb der Artikelzeilen. Geben Sie für dieses Beispiel Artikel unter Mindestbestand in F1 und die folgende Formel in F2 ein:

=COUNTIF(D2:D7,\"Below\")

Das Ergebnis sollte 3 sein, nämlich für Würfel, Fliesen und Prismen. Apple definiert COUNTIF als Funktion, die Zellen in einer Sammlung zählt, auf die eine Bedingung zutrifft; hier ist die Sammlung die sechs Statuszellen und die Bedingung der Text Below. COUNTIF — Apple-Funktionshilfe

Dank der Hilfsspalte lässt sich das Ergebnis überprüfen: Sie können die drei Zeilen hinter der Anzahl identifizieren. In diesem Beispiel beträgt der individuelle Fehlbestand zwei Würfel, drei Fliesen und zwei Prismen. Zusammen sind das sieben Objekte; die angefragte Anzahl bleibt jedoch drei Artikeltypen.

Warum ein gemeinsamer Schwellenwert eine andere Frage beantwortet

Wenn für alle Artikel dieselbe Mindestmenge gilt, kann eine direkte Zählung der Mengen sinnvoll sein. Diese Formel zählt zum Beispiel numerische Mengen unter sechs:

=COUNTIF(B2:B7,\"<6\")

Diese Formel liefert für das Beispiel ebenfalls drei, doch das ist Zufall. Sie wendet auf jede Menge den Wert sechs an, statt die Mindestmenge der jeweiligen Zeile zu verwenden. Ändern Sie die Mindestmenge für Ringe von fünf auf dreizehn: Mit der zeilenweisen Methode sollten nun vier Artikel gezählt werden, während die Formel mit festem Schwellenwert weiterhin drei zählt.

Wählen Sie die Methode danach aus, wo der Schwellenwert festgelegt ist: Verwenden Sie COUNTIF direkt für einen gemeinsamen Schwellenwert und die Hilfsspalte, wenn die Schwellenwerte je Zeile unterschiedlich sind. Die von Apple dokumentierte Syntax von COUNTIF wendet eine Bedingung auf die geprüften Werte an. Bei der Methode mit Hilfsspalte werden zunächst ausdrücklich die paarweisen Vergleiche durchgeführt. COUNTIF-Syntax und Bedingungen

Unvollständige Mengen sichtbar halten

Die kurze Hilfsformel setzt voraus, dass beide Eingabezellen gültige Zahlen enthalten. Wenn Ihr Inventar noch unvollständige Einträge enthält, ersetzen Sie die Formel in D2 durch diese Version und füllen Sie sie anschließend bis D7 nach unten aus:

=IF(AND(ISNUMBER(B2),ISNUMBER(C2)),IF(B2<C2,\"Below\",\"Meets\"),\"Check\")

Diese Formel prüft zunächst, ob beide Eingaben numerisch sind. ISNUMBER gibt bei einem Zahlenwert wahr zurück, und AND gibt nur dann wahr zurück, wenn alle Prüfungen wahr sind. Zeilen, die diese Zahlenprüfung nicht bestehen, erhalten Check; Zeilen, die sie bestehen, erhalten wie zuvor das Vergleichsergebnis. ISNUMBER — Apple-Funktionshilfe, AND — Apple-Funktionshilfe

Lassen Sie die ursprüngliche Zusammenfassungsformel in F2 stehen. Fügen Sie Zu prüfende Zeilen in F4 und diese Formel in F5 ein:

=COUNTIF(D2:D7,\"Check\")

Im vollständigen Beispiel sollten die beiden Zusammenfassungen drei Artikel unter dem Mindestbestand und null zu prüfende Zeilen anzeigen. Löschen Sie zu Diagnosezwecken die Menge für Würfel. Der Status sollte zu Check wechseln; damit bleiben zwei bestätigte Einträge unter dem Mindestbestand und eine ungeklärte Zeile. Stellen Sie die Menge anschließend wieder auf vier.

Betrachten Sie die Anzahl der Einträge unter dem Mindestbestand erst dann als vollständig, wenn die zu prüfenden Zeilen geklärt sind. So wird verhindert, dass ein unvollständiger Eintrag fälschlich zur Gruppe der Artikel gezählt wird, die ihre Mindestmenge erreichen.

Die Zahlenprüfung validiert nicht alle Inventarregeln. Auch eine negative Zahl oder eine gebrochene Stückzahl ist numerisch. Bei unteilbaren Objekten sollten Sie die Einträge außerdem auf nichtnegative ganze Zahlen prüfen. Behalten Sie auch eine Zeile pro Artikeltyp bei, wenn Sie Typen zählen möchten: Mehrfach vorhandene Artikelzeilen werden jeweils einzeln gezählt.

Ergebnis überprüfen und Tabelle sorgfältig erweitern

Führen Sie diese Prüfungen durch, bevor Sie sich auf die Zusammenfassung verlassen:

  1. Gleichheit: Scheiben mit acht Stück und einer Mindestmenge von acht sollten den Status Meets anzeigen.
  2. Menge null: Fliesen mit null Stück und einer Mindestmenge von drei sollten den Status Below anzeigen.
  3. Unterschiedliche Schwellenwerte: Erhöhen Sie die Mindestmenge für Ringe vorübergehend auf dreizehn; die Anzahl sollte von drei auf vier steigen.
  4. Unvollständige Eingabe: Bei Verwendung der Formel mit Zahlenprüfung sollte das Löschen einer Eingabe zu Check führen.
  5. Letzte Zeile: Prüfen Sie, ob die letzte Inventarzeile eine Statusformel enthält und im Zusammenfassungsbereich liegt.

Die Beispiele verwenden explizite Bereiche, damit ihr Umfang klar ist. Wenn Sie in Zeile 8 einen siebten Artikel hinzufügen, füllen Sie die Hilfsformel bis D8 aus und erweitern Sie beide Zusammenfassungsbereiche auf D2:D8. Für eine neue Eingabezeile braucht es sowohl ein Vergleichsergebnis als auch ihre Einbeziehung in die Zählung. Apple weist außerdem auf eine Besonderheit bei kategorisierten Tabellen hin: Wenn Sie innerhalb eines referenzierten Bereichs eine Zeile hinzufügen, müssen Sie den Bezug möglicherweise ändern, damit das Ergebnis die neue Zeile einschließt. Zellbezüge in Numbers-Formeln

Wenn Numbers einen Formelfehler meldet, klicken Sie auf das Fehlersymbol, um die Meldung zu lesen. Prüfen Sie die Zellbezüge, Klammern und Anführungszeichen um Textergebnisse. Wenn die Einstellungen ein Komma als Dezimaltrennzeichen verwenden, müssen Funktionsargumente laut Apple mit Semikolons getrennt werden. Die Zusammenfassung lautet dann zum Beispiel =COUNTIF(D2:D7;"Below"). Funktionsübersicht — Apple-Funktionshilfe

Diese Methode verwendet ein Ergebnis pro Hilfszelle und eine skalare Anzahl in der Zusammenfassung. Sie erfordert weder eine Matrixformel noch eine Ausgabe über mehrere Zellen oder die Einrichtung eines Diagramms.

Statuszellen optional hervorheben

Mit Hervorhebungen lassen sich die gezählten Zeilen leichter finden. Wählen Sie D2:D7 aus, öffnen Sie die Seitenleiste Format, wählen Sie Zelle und klicken Sie dann auf Bedingte Hervorhebung und Regel hinzufügen. Wählen Sie eine Textregel, die mit Below übereinstimmt, wählen Sie einen Stil aus und klicken Sie auf Fertig. Sie können eine weitere Regel für Check hinzufügen. Apple dokumentiert die bedingte Hervorhebung als Möglichkeit, das Erscheinungsbild einer Zelle abhängig von ihrem Wert zu ändern. Zellbedingungen in Numbers auf dem Mac verwenden

Die obigen Formeln zählen Statuswerte. Die Berechnung hängt nicht von der ausgewählten Hervorhebungsfarbe ab. Wenn Sie die visuelle Regel auf die Statusspalte anwenden, bleibt die Hervorhebung außerdem direkt an das gezählte Ergebnis gebunden.

Behalten Sie bei der Pflege des Inventars die Statusspalte und beide Zusammenfassungen zusammen. Im Beispiel lautet das Endergebnis: drei Artikeltypen liegen unter ihrer jeweiligen Mindestmenge, und null Zeilen erfordern eine Zahlenprüfung. Beide Zusammenfassungen lassen sich dadurch auf eine sichtbare Entscheidung auf Zeilenebene zurückführen.

Quellen