মানুষ যখন একসাথে কাজ করে তখন পর্যালোচনার মন্তব্যগুলো বজায় রাখতে, একই শেয়ার করা Pages ডকুমেন্টে যৌথভাবে কাজ করুন এবং এর কমেন্ট থ্রেডগুলোকে যথাস্থানে থাকতে দিন। ম্যাক-এ, সেগুলো পরীক্ষা করতে Comments & Changes প্যান বা রিভিউ টুলবার ব্যবহার করুন, সহকর্মীদের উত্তর দেওয়ার প্রয়োজন হলে তাদের সম্পাদনা করার অ্যাক্সেস (editing access) আছে কি না তা যাচাই করুন, এবং কোনো প্রিন্টআউট বা আলাদাভাবে এক্সপোর্ট করা কপিকে মূল লাইভ রিভিউ ফাইল হিসেবে বিবেচনা করা থেকে বিরত থাকুন। মন্তব্যগুলো হলো Pages ডকুমেন্টে যুক্ত থাকা অ্যানোটেশন; এগুলো ট্র্যাক করা সম্পাদনা (tracked edits)-র মতো এক নয়।

সবাইকে একই শেয়ার করা Pages ডকুমেন্টে রাখুন

Pages-এর যৌথ কাজ (collaboration) iCloud-এ সংরক্ষিত একটি শেয়ার করা ডকুমেন্টের মাধ্যমে পরিচালিত হয়। ফাইলের মালিক নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের আমন্ত্রণ জানাতে পারেন অথবা লিঙ্ক আছে এমন যে কাউকে অনুমতি দিতে পারেন, এবং অংশগ্রহণকারীরা সম্পাদনা করতে পারবেন নাকি কেবল দেখতে পাবেন তা বেছে নিতে পারেন। সম্পাদনা করার সাথে সাথেই অংশগ্রহণকারীরা তা দেখতে পান। চলমান পর্যালোচনার জন্য, ডকুমেন্টটি শেয়ার করুন এবং একাধিক আলাদা সংস্করণ ছড়িয়ে দেওয়ার বদলে সহকর্মীদের সেই শেয়ার করা কপিটিই পুনরায় খুলতে বলুন, যাতে বিভ্রান্তি না হয়। অ্যাপলের Pages কোলাবোরেশন গাইড-এ iCloud এবং অনুমতি সংক্রান্ত প্রয়োজনীয় বিষয়গুলো ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

ম্যাক-এর Pages থেকে অন্যদের আমন্ত্রণ জানাতে, নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার Apple অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করেছেন, Pages-এর জন্য iCloud Drive সেট আপ করা আছে এবং ডকুমেন্টটি iCloud Drive-এ সংরক্ষিত রয়েছে। এরপর এটি শেয়ার করতে এবং অ্যাক্সেস ও অনুমতি নির্ধারণ করতে টুলবারের Collaboration বোতামটি ব্যবহার করুন। যদি কোনো সহকর্মীর শুধুমাত্র পড়ার প্রয়োজন হয়, তবে ভিউ-অনলি অ্যাক্সেস সম্পাদনা ও মন্তব্য করা প্রতিরোধ করে; ডকুমেন্টে অবদান রাখতে অংশগ্রহণকারীদের পরিবর্তন করার অনুমতির (permission to make changes) প্রয়োজন হয়। অ্যাপলের ম্যাক আমন্ত্রণ সংক্রান্ত নির্দেশাবলী-তে পূর্বশর্তগুলো বিস্তারিত রয়েছে।

মন্তব্য মুছে না ফেলে পর্যালোচনা করুন

Pages-এ নির্বাচিত টেক্সট, টেবিলের সেল বা কোনো অবজেক্টের সাথে মন্তব্য যুক্ত করা যেতে পারে। একটি মন্তব্য যোগ করতে, সংশ্লিষ্ট টেক্সট বা অবজেক্টটি নির্বাচন করুন এবং টুলবারে Comment-এ ক্লিক করুন, অথবা রিভিউ টুলবারে Add Comment ব্যবহার করুন; নোটটি টাইপ করুন এবং Done-এ ক্লিক করুন। বিদ্যমান মন্তব্যগুলো মার্কার বা হাইলাইট হিসেবে দেখা যায়। নোট এবং উত্তরগুলো পড়তে একটি মার্কার খুলুন, অথবা এক জায়গায় সব মন্তব্য পর্যালোচনা করতে View মেনু থেকে Comments প্যানটি প্রদর্শন করুন। সহকর্মীদের মন্তব্যে আলাদা রঙ ব্যবহার করা হয় এবং লেখকের নাম প্রদর্শিত হয়, এবং অংশগ্রহণকারীরা যেকোনো মন্তব্যের উত্তর দিতে পারেন। মন্তব্য যোগ এবং পর্যালোচনা সংক্রান্ত অ্যাপলের গাইড-এ এই নিয়ন্ত্রণগুলো নথিভুক্ত রয়েছে।

যদি কোনো মন্তব্য হারিয়ে গেছে বলে মনে হয়, তবে প্রথমে রিভিউ কন্ট্রোল বা প্যানে মন্তব্যগুলো লুকানো আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন, তারপর কমেন্ট মার্কার এবং Comments & Changes প্যানটি খতিয়ে দেখুন। মন্তব্য লুকিয়ে রাখলে কেবল সেগুলোর প্রদর্শন পরিবর্তিত হয়; এতে মন্তব্য মুছে যায় না। মুছে ফেলা একটি আলাদা প্রক্রিয়া: অ্যাপল উল্লেখ করেছে যে, উত্তরসহ কোনো মন্তব্য মুছে ফেললে পুরো কথোপকথনটিই মুছে যায়। যে কেউ কোনো মন্তব্য মুছে ফেলতে পারেন, তাই যখন আলোচনাটি পর্যালোচনার রেকর্ড হিসেবে রাখার প্রয়োজন হয়, তখন সহকর্মীদের এটি মুছে ফেলার পরিবর্তে থ্রেডে উত্তর দেওয়ার জন্য অনুরোধ করুন।

ট্র্যাক করা পরিবর্তন থেকে মন্তব্য আলাদা রাখুন

মন্তব্যে আলোচনা থাকে; আর Track Changes টেক্সটের সম্পাদনাগুলোকে রেকর্ড করে। পর্যালোচনাকারীদের যদি উভয়েরই প্রয়োজন হয়, তবে প্রশ্ন এবং ব্যাখ্যার জন্য মন্তব্য ব্যবহার করুন, আর যখন দলের সংযোজন এবং মুছে ফেলা বিষয়গুলো পর্যালোচনার জন্য চিহ্নিত করার প্রয়োজন হবে তখন Edit > Track Changes চালু করুন। একটি শেয়ার করা iCloud ডকুমেন্টে, পরিবর্তন ট্র্যাকিং চালু করলে তা ম্যাক, আইফোন বা আইপ্যাডে Pages ব্যবহারকারীদের জন্য সম্পাদনা সীমাবদ্ধ করে দেয়; ট্র্যাকিং চালু থাকা অবস্থায় Pages for iCloud ব্যবহারকারীরা কেবল দেখতে পারবেন কিন্তু সম্পাদনা করতে পারবেন না। ট্র্যাক করা পরিবর্তনের নিজস্ব গ্রহণ (accept) বা প্রত্যাখ্যান (reject) করার নিয়ন্ত্রণও রয়েছে, তাই কোনো সম্পাদনা গ্রহণ করলেই কমেন্ট থ্রেডটির সমাধান হয়ে গেছে তা বোঝায় না। অ্যাপলের Mac Track Changes গাইড-এ এই সীমাবদ্ধতা এবং পর্যালোচনার বিকল্পগুলো বর্ণনা করা হয়েছে।

আলোচনা শেষ হলে একটি পাঠযোগ্য রেকর্ড শেয়ার করুন

একটি Pages ডকুমেন্ট হলো মন্তব্য এবং উত্তরের কার্যকর রেকর্ড। একটি প্রিন্টআউট ভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়: আপনি যদি কমেন্ট প্রিন্টিং বিকল্পটি বেছে না নেন তবে মন্তব্যগুলো বাদ পড়ে যায়। আপনার যদি একটি পরিচ্ছন্ন পাঠযোগ্য কপি বিতরণ করার প্রয়োজন হয়, তবে শেয়ার করা Pages ডকুমেন্টটিকে পর্যালোচনার মূল উৎস হিসেবে রাখুন এবং যেকোনো প্রিন্টআউট বা অন্যান্য এক্সপোর্টকে একটি আলাদা কপি হিসেবে চিহ্নিত করুন। ধরে নেবেন না যে একটি এক্সপোর্ট করা ফরম্যাট প্রতিটি Pages মন্তব্য বা উত্তর বজায় রাখবে, যদি না আপনি আপনার ব্যবহারের জন্য সেই ফরম্যাটটি যাচাই করে নেন; অ্যাপলের মন্তব্যের নির্দেশাবলী বিশেষভাবে প্রিন্ট করার আচরণকে বর্ণনা করে, কোনো সার্বজনীন এক্সপোর্ট গ্যারান্টি দেয় না।

কাজ শেষ করার আগে, আপনার ম্যাক-এ শেয়ার করা ডকুমেন্টটি খুলুন, Comments প্যানটি প্রদর্শন করুন, থ্রেডগুলো পড়ুন এবং অমীমাংসিত নোটগুলো উন্মুক্ত থাকবে নাকি উত্তর দেওয়া হবে তা সহকর্মীদের সাথে নিশ্চিত করুন। যে মন্তব্যগুলো এখনও দরকারি প্রেক্ষাপট প্রদান করে সেগুলো রেখে দিন। দল যখন কেবল কোনো আলোচনা পুরোপুরি বাতিল করতে চায় তখনই একটি থ্রেড মুছে ফেলুন, কারণ উত্তরসহ একটি মূল মন্তব্য মুছে ফেললে পুরো কথোপকথনটিও মুছে যায়। এটি শেয়ার করা ডকুমেন্টে পর্যালোচনার ধারাবাহিকতা রক্ষা করে এবং সহকর্মীদের কোন ফাইলটি ক্রমাগত ব্যবহার করা উচিত তা স্পষ্ট করে তোলে।

তথ্যসূত্র