অপ্রয়োজনীয় ডুপ্লিকেট এড়িয়ে আপনার ম্যাকে একটি কন্ট্যাক্ট তালিকা ইমপোর্ট করতে, প্রথমে কন্ট্যাক্টস অ্যাপে কোন অ্যাকাউন্টটি প্রদর্শিত হচ্ছে তা পরীক্ষা করুন, তারপর File > Import-এর মাধ্যমে ফাইলটি ইমপোর্ট করুন এবং গ্রহণ করার আগে ডুপ্লিকেট সংক্রান্ত যেকোনো প্রম্পট পর্যালোচনা করুন। ডুপ্লিকেট শনাক্ত হলে কন্ট্যাক্টস অ্যাপ “Keep Old”, “Keep New”, “Keep Both” বা “Update” বিকল্পগুলো দিতে পারে। এই বিকল্পগুলো খুঁজে পাওয়া মিলগুলো সমাধান করতে সাহায্য করে; তবে এটি এমন কোনো নিশ্চয়তা দেয় না যে ফাইলে ভিন্নভাবে উপস্থাপিত প্রতিটি ব্যক্তি একই কন্ট্যাক্ট হিসেবে শনাক্ত হবে।

ইমপোর্ট করার আগে গন্তব্য এবং ফাইল পরীক্ষা করুন

কন্ট্যাক্টস অ্যাপটি খুলুন এবং নতুন কার্ডগুলো যে অ্যাকাউন্ট বা তালিকায় যোগ করতে চান সেটি দেখুন। আপনি যদি একাধিক অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, তবে কন্ট্যাক্টস অ্যাপটি iCloud, Google বা Yahoo-এর মতো পরিষেবাগুলোর কন্ট্যাক্ট একসাথে দেখাতে পারে। যে অ্যাকাউন্টে ইতিমধ্যে আপনার কন্ট্যাক্টগুলো রয়েছে সেটি সক্রিয় (enabled) রয়েছে কি না তা পরীক্ষা করুন; বর্তমান সেটআপ পরীক্ষা না করে ফাইল ইমপোর্ট করলে কন্ট্যাক্টগুলো কোথায় সংরক্ষিত হচ্ছে তা বোঝা কঠিন হতে পারে। আপনি একাধিক অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করলে নতুন কন্ট্যাক্টগুলো ডিফল্ট অ্যাকাউন্টে চলে যেতে পারে। অ্যাপল তাদের কন্ট্যাক্টসে ইন্টারনেট অ্যাকাউন্ট যোগ করার নির্দেশিকায় অ্যাকাউন্ট এবং ডিফল্ট-অ্যাকাউন্ট নিয়ন্ত্রণের বিষয়টি বিস্তারিত জানিয়েছে।

মূল ফাইলের একটি অপরিবর্তিত কপি রাখুন, যাতে ইমপোর্ট করা ফিল্ড বা ডুপ্লিকেটের বিকল্পগুলো আপনার পছন্দমতো না হলে আপনি আগের ফাইলে ফিরে যেতে পারেন। কন্ট্যাক্টস অ্যাপ vCards (.vcf), CSV এবং ট্যাব-ডিলিমিটেড টেক্সট ফাইলসহ অন্যান্য ফর্ম্যাট সমর্থন করে। অ্যাপল সতর্ক করেছে যে একটি অ্যাড্রেস বুক আর্কাইভ (.abbu) ইমপোর্ট করলে বর্তমান কন্ট্যাক্ট তথ্য প্রতিস্থাপিত হয়ে যায়, তাই আর্কাইভকে সাধারণ অতিরিক্ত তালিকা হিসেবে বিবেচনা করবেন না। সমর্থিত ফর্ম্যাট এবং ইমপোর্টের কার্যপদ্ধতির জন্য অ্যাপলের ম্যাক কন্ট্যাক্ট ইমপোর্ট নির্দেশিকা দেখুন।

একটি CSV বা ট্যাব-ডিলিমিটেড কন্ট্যাক্ট তালিকা ইমপোর্ট করুন

একটি CSV বা ট্যাব-ডিলিমিটেড ফাইলের ক্ষেত্রে, কন্ট্যাক্টস অ্যাপে খোলার আগেই ফাইলটি প্রস্তুত করুন। অ্যাপল কোনো কন্ট্যাক্টের তথ্যের ভেতরের লাইন ব্রেকগুলো মুছে ফেলা, প্রতিটি রেকর্ডে একই সংখ্যক ফিল্ড রাখা এবং কমা বা ট্যাব দিয়ে ফিল্ডগুলো সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে আলাদা করার পরামর্শ দেয়। এটি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ অনিয়মিত সারি থাকলে ফিল্ড প্রিভিউ সঠিকভাবে ম্যাপ করা কঠিন হতে পারে। আপনার ফাইলটি যদি কোনো স্প্রেডশিট থেকে আসে, তবে প্রথমে সেটিকে একটি সমর্থিত টেক্সট ফর্ম্যাটে এক্সপোর্ট বা সেভ করুন।

  1. আপনার ম্যাকে Contacts খুলুন।
  2. File > Import নির্বাচন করুন, CSV বা ট্যাব-ডিলিমিটেড ফাইলটি বেছে নিন এবং Open-এ ক্লিক করুন। প্রয়োজন হলে ইমপোর্ট ডায়ালগে এনকোডিং পরিবর্তন করুন।
  3. টেক্সট ফাইলের জন্য প্রদর্শিত ফিল্ড লেবেলগুলো পর্যালোচনা করুন। নাম, ইমেল এবং ফোনের মতো কলামগুলোকে উদ্দিষ্ট কন্ট্যাক্ট ফিল্ডের সাথে মিলিয়ে নিন; অপ্রয়োজনীয় কলামগুলোর জন্য Do not import বেছে নিন।
  4. প্রথম সারিতে যদি কলামের শিরোনাম থাকে, তবে ম্যাপিং পরীক্ষা করুন। কন্ট্যাক্টস অ্যাপ সেই সারিটিকে একটি কার্ড হিসেবে দেখাতে পারে; Ignore first card নির্বাচন করুন যাতে শিরোনামগুলো ব্যক্তি হিসেবে যোগ না হয়। অ্যাপল উল্লেখ করেছে যে প্রথম কার্ডের ফিল্ড লেবেলে পরিবর্তন করলে তা ফাইলের সমস্ত কার্ডকে প্রভাবিত করে, তাই এগিয়ে যাওয়ার আগে ম্যাপিং পর্যালোচনা করুন।

vCard ফাইলের ক্ষেত্রে, File > Import ব্যবহার করে .vcf ফাইলটি নির্বাচন করুন, অথবা ফাইলটি কন্ট্যাক্টসে খুলুন বা টেনে এনে ছেড়ে দিন (drag and drop)। অ্যাপলের নির্দেশনায় প্রদর্শিত ডায়ালগে Add ক্লিক করতে বলা হয়েছে। বর্তমান কন্ট্যাক্ট তথ্য প্রতিস্থাপন করার ইচ্ছা না থাকলে .abbu আর্কাইভের সাথে File > Import ব্যবহার করবেন না।

সতর্কতার সাথে ডুপ্লিকেট প্রম্পটের সমাধান করুন

কন্ট্যাক্টস অ্যাপ যদি ডুপ্লিকেট কার্ডের কথা জানায়, তবে বিকল্পগুলো যাচাই করতে Review Duplicate(s) বেছে নিন। Keep Old পূর্ববর্তী কার্ডটি রেখে দেয় এবং ইমপোর্ট করা কার্ডটি বাতিল করে; Keep New ইমপোর্ট করা কার্ডটি রেখে দেয় এবং পুরোনোটি বাতিল করে; Keep Both দুটি কার্ডই সংরক্ষণ করে; এবং Update উভয়ের তথ্য নিয়ে একটি একক কার্ড তৈরি করে। কোনো গুরুত্বপূর্ণ তালিকার ক্ষেত্রে, প্রতিটি ডুপ্লিকেটের জন্য একই সিদ্ধান্ত উপযুক্ত কি না তা নিশ্চিত না হওয়া পর্যন্ত Apply to All নির্বাচন না করে প্রতিটি মিল আলাদাভাবে পর্যালোচনা করুন। অ্যাপল কন্ট্যাক্টস ইমপোর্ট করার সময় ডুপ্লিকেট সমাধান করুন-এ এই বিকল্পগুলো নথিবদ্ধ করেছে।

কন্ট্যাক্টস অ্যাপ ডুপ্লিকেট পর্যালোচনা না করেই Import করার সুযোগ দেয়, যা পার্থক্যগুলো সমাধান না করেই সেগুলো গ্রহণ করে। ডুপ্লিকেট এড়িয়ে চলাই যদি আপনার লক্ষ্য হয়, তবে সুযোগ পেলে পর্যালোচনা বিকল্পটি ব্যবহার করুন। অ্যাপলের নির্দেশিকায় কন্ট্যাক্টস অ্যাপ ডুপ্লিকেট খুঁজে পেলে প্রদর্শিত প্রম্পটের বিবরণ দেওয়া হয়েছে; তবে এটি এমন কোনো প্রতিশ্রুতি দেয় না যে প্রতিটি অনুরূপ ব্যক্তি বা ভিন্নভাবে ফর্ম্যাট করা রেকর্ড শনাক্ত করা যাবে। পরিবর্তিত ইমেল, ডাকনাম, শেয়ার করা ফোন নম্বর বা আংশিক রেকর্ডের ক্ষেত্রে আপনার নিজস্ব বিবেচনার প্রয়োজন হতে পারে। প্রম্পটটিকে কার্ডগুলোর তুলনা করার একটি সুযোগ হিসেবে দেখুন, চূড়ান্ত তালিকাটি সম্পূর্ণ ডুপ্লিকেটমুক্ত হবে এমন নিশ্চয়তা হিসেবে নয়।

ইমপোর্ট করা কার্ডগুলো পরীক্ষা করুন এবং অমিলগুলো ঠিক করুন

ইমপোর্ট করার পর, ফাইলে ছিল এমন পরিচিত কয়েকটি নাম অনুসন্ধান করুন এবং গুরুত্বপূর্ণ ফিল্ডগুলো সঠিকভাবে যুক্ত হয়েছে কি না তা নিশ্চিত করতে তাদের কার্ডগুলো খুলুন। একাধিক ইমেল ঠিকানা, ফোন নম্বর বা প্রতিষ্ঠান রয়েছে এমন এন্ট্রিগুলোর প্রতি বিশেষ মনোযোগ দিন। ইমপোর্ট প্রম্পট যদি কোনো মিল সমাধান না করে থাকে, তবে Card > Look for Duplicates ব্যবহার করুন, তারপর Merge-এ ক্লিক করুন, অথবা নির্দিষ্ট কিছু ডুপ্লিকেট কার্ড নির্বাচন করে Card > Merge Selected Cards বেছে নিন। অ্যাপল জানায় যে মার্জ করলে অনন্য তথ্যগুলো একটি কার্ডে সংরক্ষিত থাকে। রেকর্ডগুলো নিশ্চিতভাবে একই ব্যক্তির হলেই কেবল এই কমান্ডটি ব্যবহার করুন; কেবল নামের মিলই যথেষ্ট প্রমাণ নয়। ম্যাকের কন্ট্যাক্টসে কন্ট্যাক্ট কার্ড মার্জ করুন দেখুন।

কার্ডগুলো ভিন্ন ভিন্ন অ্যাকাউন্টের অন্তর্ভুক্ত হলে মার্জ করার চেয়ে লিঙ্ক করা আপনার লক্ষ্যের জন্য বেশি উপযুক্ত হতে পারে: লিঙ্ক করা কার্ডগুলো তাদের নিজ নিজ অ্যাকাউন্টেই থাকে, কিন্তু কন্ট্যাক্টস অ্যাপ তাদের সম্মিলিত তথ্য প্রদর্শন করে। আপনি যদি অ্যাকাউন্ট-নির্দিষ্ট রেকর্ডগুলো অক্ষত রাখতে চান তবে এই পার্থক্যটি গুরুত্বপূর্ণ। অ্যাপল ম্যাকের কন্ট্যাক্টসে কন্ট্যাক্ট লিঙ্ক করুন-এ লিঙ্ক করার পদ্ধতি বর্ণনা করেছে। সবশেষে একবার ভালোভাবে যাচাই করার পর, নাম এবং ফিল্ড ম্যাপিং নিয়ে পুরোপুরি সন্তুষ্ট না হওয়া পর্যন্ত মূল ফাইলটি সংরক্ষণ করে রাখুন।

সূত্র