ম্যাক-এ কোনো শর্ত পূরণ করে এমন সংখ্যাগুলিকে হাইলাইট করতে, আপনার স্প্রেডশিটের সেলগুলো নির্বাচন করুন, অ্যাপের শর্তসাপেক্ষ ফরম্যাটিং কন্ট্রোল খুলুন, একটি সংখ্যাসূচক নিয়ম বেছে নিন, এর থ্রেশহোল্ড ও রূপরেখা নির্ধারণ করুন, তারপর এটি প্রয়োগ করুন। ম্যাক-এর জন্য Excel-এ, Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules ব্যবহার করুন; Numbers-এ, Format > Cell > Conditional Highlighting ব্যবহার করুন। নিচের ধাপগুলোতে উভয় অ্যাপই আলোচনা করা হয়েছে কারণ এদের কন্ট্রোলগুলোর নাম ভিন্ন।

আপনার যা প্রয়োজন তার সাথে মানানসই একটি নিয়ম বেছে নিন

যে সেলগুলোতে আপনি যাচাই করতে চান এমন সংখ্যা রয়েছে, সেগুলো দিয়ে শুরু করুন। একটি সহজ কাট-অফের জন্য, greater-than (বেশি), less-than (কম), equal-to (সমান), অথবা between (মধ্যবর্তী) নিয়ম ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, ৬০-এর নিচে থাকা স্কোরগুলো চিহ্নিত করতে, স্কোরের পরিসীমা নির্বাচন করুন এবং থ্রেশহোল্ড হিসেবে 60 দিয়ে একটি less-than নিয়ম বেছে নিন। একটি নির্দিষ্ট সীমার মধ্যে থাকা মানের জন্য, between বেছে নিন এবং উভয় প্রান্তিক মান লিখুন। ম্যাক-এর জন্য Excel-এ, Microsoft Highlight Cells Rules-এর অধীনে ৫০ থেকে ১০০-এর মধ্যবর্তী মানের মতো সংখ্যার উদাহরণ নথিবদ্ধ করেছে। Numbers-এ, Numbers নিয়মের ধরন বেছে নিন এবং তারপর আপনার শর্তের সাথে মেলে এমন তুলনামূলক নিয়মটি নির্বাচন করুন। Microsoft-এর ম্যাকের জন্য Excel সংক্রান্ত নির্দেশনা এবং Apple-এর Numbers গাইড-এ অ্যাপ-নির্দিষ্ট এই কন্ট্রোলগুলোর বিবরণ রয়েছে।

আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট থ্রেশহোল্ড চিহ্নিত করার পরিবর্তে আপেক্ষিক আকার দেখতে চান, তবে Excel-এ কালার স্কেল (color scale) বা ডেটা বার (data bar) ব্যবহারের কথা বিবেচনা করুন। একটি কালার স্কেল নির্বাচিত সীমার মধ্যে মানের অবস্থান অনুযায়ী সেলগুলোকে শেড করে; ডেটা বার প্রতিটি সেলের ভেতরে একটি বার দেখায়, যেখানে বড় মানের জন্য লম্বা বার থাকে। সংখ্যার একটি সেটের তুলনা করার সময় এগুলো ব্যবহার করুন। যখন একটি নির্দিষ্ট সীমা গুরুত্বপূর্ণ হয়, যেমন ৬০-এর নিচে স্কোর, তখন একটি নির্দিষ্ট নিয়ম বেশি স্পষ্ট হয়। Microsoft এই Excel ফরম্যাটগুলো এবং তাদের উদ্দেশ্যের ব্যাখ্যা দিয়েছে।

ম্যাক-এর জন্য Excel-এ: একটি সংখ্যাসূচক নিয়ম প্রয়োগ করুন

  1. সংখ্যাসূচক সেলের পরিসীমা নির্বাচন করুন। নির্বাচনটি কেবল সেই মানগুলোতেই সীমাবদ্ধ রাখুন যা আপনি মূল্যায়ন করতে চান; হেডার বা সম্পর্কহীন কলাম অন্তর্ভুক্ত করলে ফলাফল বিভ্রান্তিকর হতে পারে।
  2. Home ট্যাবে, Conditional Formatting নির্বাচন করুন।
  3. Highlight Cells Rules-এ কার্সার রাখুন, তারপর প্রয়োজনীয় তুলনা বেছে নিন, যেমন Greater Than, Less Than, Between, অথবা Equal To।
  4. থ্রেশহোল্ড বা থ্রেশহোল্ডগুলো লিখুন, একটি ফরম্যাটিং শৈলী বেছে নিন এবং নিয়মটি নিশ্চিত করুন। নির্বাচিত সেলগুলোর মান শর্ত পূরণ করলে সেগুলোর রূপ পরিবর্তিত হবে।

উদাহরণস্বরূপ, ১০-এর নিচে থাকা ইনভেন্টরি পরিমাণগুলো শেড করতে, পরিমাণের সেলগুলো নির্বাচন করুন, Less Than বেছে নিন, 10 লিখুন এবং একটি ফিল শৈলী নির্বাচন করুন। এককালীন ম্যানুয়াল ফিলের বিপরীতে, মান পরিবর্তিত হওয়ার সাথে সাথে এটি সেগুলোকে চিহ্নিত করে। Excel এছাড়াও Conditional Formatting মেনু থেকে Top/Bottom Rules, ডেটা বার, কালার স্কেল এবং আইকন সেট অফার করে; কেবল তখনই এগুলো বেছে নিন যখন র়্যাঙ্কিং বা ভিজ্যুয়াল তুলনা করাই মূল লক্ষ্য হয়। Microsoft ম্যাক মেনু পাথ এবং নিয়মের পরিবারগুলোর তালিকা প্রদান করেছে।

ম্যাক-এর জন্য Numbers-এ: শর্তসাপেক্ষ হাইলাইটিং যোগ করুন

  1. টেবিলের এক বা একাধিক সেল নির্বাচন করুন।
  2. Format সাইডবারে, Cell-এ ক্লিক করুন।
  3. Conditional Highlighting-এ ক্লিক করুন, তারপর Add a Rule-এ ক্লিক করুন।
  4. Numbers বেছে নিন, তুলনামূলক নিয়মটি নির্বাচন করুন এবং প্রয়োজনীয় মান বা মানগুলো লিখুন।
  5. পপ-আপ মেনু থেকে একটি টেক্সট শৈলী বা সেল ফিল বেছে নিন, তারপর Done-এ ক্লিক করুন।

Numbers একটি সেলকে রেফারেন্স সেলের সাথেও তুলনা করতে পারে: নিয়মে সেল-রেফারেন্স কন্ট্রোল ব্যবহার করুন এবং অন্য সেলের ঠিকানা নির্বাচন করুন বা লিখুন। এটি কার্যকর হয় যখন একটি থ্রেশহোল্ড শিটে সংরক্ষিত থাকে এবং পরিবর্তিত হতে পারে। Apple উল্লেখ করেছে যে একটি সেল যদি একাধিক নিয়মের সাথে মিলে যায়, তবে এর রূপরেখা তালিকার প্রথম নিয়মটি অনুসরণ করে; নিয়মগুলোর ক্রম পরিবর্তন করতে সেগুলোকে টেনে আনুন (ড্র্যাগ করুন)। Apple সংখ্যাসূচক নিয়ম, সেল রেফারেন্স, শৈলী এবং নিয়মের ক্রম নথিবদ্ধ করেছে।

একটি নিয়ম প্রসারিত, পরীক্ষা বা অপসারণ করুন

Excel-এ, একটি নিয়ম নির্বাচন ও সম্পাদনা করতে, অথবা এটি মুছে ফেলতে Conditional Formatting > Manage Rules ব্যবহার করুন। একটি নির্বাচন থেকে ফরম্যাটিং সরাতে, Conditional Formatting > Clear Rules এবং উপযুক্ত ক্লিয়ারিং বিকল্পটি বেছে নিন। Edit > Clear > Formats ব্যবহারের ক্ষেত্রে সতর্ক থাকুন: Microsoft জানায় যে এটি নির্বাচিত সেলগুলোর সমস্ত সেল ফরম্যাটিংয়ের পাশাপাশি শর্তসাপেক্ষ ফরম্যাটও সরিয়ে দেয়। Microsoft-এর ম্যাক নির্দেশনায় নিয়ম সম্পাদনা, মুছে ফেলা এবং পরিষ্কার করার বিষয়গুলো অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

Numbers-এ, নিয়ম থাকা সেলটি এবং যে সেলগুলো এটি গ্রহণ করা উচিত সেগুলো নির্বাচন করুন, তারপর Format > Cell > Show Highlighting Rules > Combine Rules খুলুন। নিয়মগুলো সরাতে, হাইলাইটিং নিয়মগুলো প্রদর্শন করুন এবং ট্র্যাশ বোতামের সাহায্যে একটি নির্দিষ্ট নিয়ম মুছে দিন, অথবা নির্বাচিত সেলগুলোর জন্য Clear All Rules ব্যবহার করুন। Apple-এর Numbers গাইডে হাইলাইটিং নিয়ম পুনরাবৃত্তি এবং মুছে ফেলার বর্ণনা রয়েছে।

যদি কোনো নিয়ম কোনো কাজ করছে না বলে মনে হয়, তবে প্রথমে নিশ্চিত করুন যে নির্বাচিত সেলগুলোতে সংখ্যাসূচক মান রয়েছে এবং থ্রেশহোল্ডটি মূল মানের সাথে মেলে। একটি প্রদর্শিত মান রাউন্ড করা হতে পারে বা মুদ্রা হিসেবে ফরম্যাট করা থাকতে পারে যখন সংরক্ষিত সংখ্যাটিতে আরও দশমিক স্থান থাকে; শর্তসাপেক্ষ ফরম্যাটিং সেলটি কীভাবে প্রদর্শিত হচ্ছে তার চেয়ে সেলের মানটি মূল্যায়ন করে। Apple এবং Microsoft দ্বারা নথিবদ্ধ নিয়মগুলো সেলের মানের ওপর ভিত্তি করে তৈরি হওয়ার কারণে এটি একটি ব্যবহারিক ডায়াগনস্টিক অনুমান। ফলাফলটি যদি এখনও অপ্রত্যাশিত হয়, তবে আরেকটি নিয়ম যোগ করার আগে নির্বাচিত পরিসীমা এবং নিয়মের থ্রেশহোল্ডগুলো পরীক্ষা করুন।

উৎসসমূহ