Чтобы сравнить две книги Excel на Mac, сначала решите, находятся ли совпадающие записи на одних и тех же строках или их нужно сопоставлять по идентификатору (ID). Для быстрой визуальной проверки расположите открытые книги рядом друг с другом. Для повторяемой сверки значений скопируйте оба набора данных в книгу для сравнения и используйте формулу для сопоставления записей по уникальному ключу. В Excel для Mac нет надстроек Microsoft Inquire и Spreadsheet Compare — это функции только для Windows, поэтому в описанных ниже шагах используются документированные элементы управления и формулы листов для Mac.

Выберите метод сравнения, подходящий для ваших данных

Если на двух листах содержатся одинаковые столбцы в одном и том же порядке, а каждая запись остается на той же строке, достаточно сравнить соответствующие ячейки. Отображение окон рядом облегчает визуальный поиск различий, но не выделяет их автоматически.

Если строки могли быть отсортированы, добавлены или удалены, выполняйте сравнение по постоянному уникальному идентификатору, например по номеру счета или артикулу товара (ID). Сопоставление по номеру строки в таком случае может пометить неизмененные записи как различающиеся просто потому, что они переместились. Поиск по ключу позволяет найти каждую запись в другой книге перед сравнением ее значений. Корпорация Microsoft описывает XLOOKUP (ПРОСМОТРX) как функцию, которая ищет значение в диапазоне и возвращает значение из соответствующей строки; она доступна в Microsoft 365 для Mac, Excel 2024 для Mac и Excel 2021 для Mac. Функция XLOOKUP

Расположите две открытые книги рядом на экране Mac

Откройте обе книги в Excel. На вкладке Вид в группе Окно выберите Упорядочить все, а затем выберите вариант расположения, например Рядом (вертикально) или Мозаика. Excel упорядочит открытые окна книг, чтобы вы могли просматривать нужные листы вместе. Выберите каждую книгу и щелкните вкладку листа, который требуется проверить. Эти параметры упорядочивания окон задокументированы Microsoft для Excel для Mac. Просмотр нескольких областей, листов или книг

Этот вид удобен, когда строк немного, когда нужно визуально проверить форматирование или формулы либо когда вы не уверены, как именно соотносятся записи. Это лишь визуальное подспорье: Excel не сообщает автоматически, какие значения различаются, только из-за того, что окна расположены рядом. Для более длинных списков проверка с помощью формул более систематична.

Сравнение записей по ID с помощью XLOOKUP

Удобный рабочий процесс — создать отдельную книгу для сравнения, а затем поместить копию каждого набора данных на отдельный лист. Это позволит сохранить ссылки формул в пределах одной книги и оставит исходные файлы без изменений. Назовите листы, например, Current и Earlier. Сохраните заголовки столбцов, найдите столбец с уникальным идентификатором (ID) на обоих листах и определите поле, которое хотите сравнить. Если идентификаторы находятся в столбце A, а значения — в столбце B, при этом заголовки расположены в строке 1, добавьте столбец результатов на лист Current.

В ячейку Current!C2 введите следующую формулу, а затем протяните ее вниз по строкам, которые нужно проверить:

=IFNA(IF(B2=XLOOKUP(A2,Earlier!$A$2:$A$1000,Earlier!$B$2:$B$1000),"Same","Different"),"Missing ID")

Здесь A2 — это ID текущей строки, Earlier!$A$2:$A$1000 — диапазон, в котором Excel ищет этот ID, а Earlier!$B$2:$B$1000 — соответствующее более раннее значение. Формула возвращает Same, если значения совпадают, Different, если ID найден, но значение отличается, и Missing ID, если XLOOKUP не может найти этот ID. Функция XLOOKUP по умолчанию использует точное совпадение, а указанные диапазоны должны охватывать данные на ваших листах. Увеличьте номер конечной строки, если ваши списки длиннее. Функция XLOOKUP

Например, если у ID P-104 текущее значение равно 18 и более раннее значение равно 18, результатом будет Same. Если более раннее значение равно 16, результатом будет Different. Если P-104 отсутствует в диапазоне ID на листе Earlier, результатом будет Missing ID. Эти метки помогают отделить измененные значения от записей, не имеющих совпадений; они не объясняют, почему запись изменилась или исчезла.

Чтобы сравнить другое поле, используйте еще один столбец результатов и измените обе ссылки на значения на столбцы этого поля, оставив диапазон поиска ID прежним. Например, если текущее количество находится в столбце D, а более раннее — в столбце C, сравните D2 с результатом поиска по Earlier!$C$2:$C$1000. Дайте каждому столбцу результатов понятный заголовок, например Проверка цены или Проверка количества.

Проверяйте идентификаторы в обоих направлениях и следите за дубликатами

Приведенная выше формула проверяет каждый ID на листе Current относительно листа Earlier. Чтобы выявить идентификаторы, существующие только на листе Earlier, создайте аналогичную проверку на листе Earlier, выполняя поиск каждого раннего ID на листе Current. Проверка в обоих направлениях важна, когда один список содержит добавленные записи, а другой — удаленные.

Сравнение основывается на том, что ID уникально идентифицирует одну запись в каждом списке. Если идентификатор встречается более одного раза, XLOOKUP возвращает первое найденное совпадение, что может скрыть последующие строки с этим ID. Прежде чем полагаться на результаты, проверьте ключевые столбцы на наличие повторяющихся идентификаторов. В Excel для Mac выделите диапазон ID и выберите Главная > Условное форматирование > Правила выделения ячеек > Повторяющиеся значения, чтобы выделить дубликаты. Это правило определяет повторяющиеся значения внутри выбранного диапазона; оно не сопоставляет записи между книгами. Выделение закономерностей и тенденций с помощью условного форматирования в Excel для Mac

Если реальный ключ является составным, например идентификатор клиента плюс дата счета, поиск по одному столбцу может сопоставить не ту запись. Создайте вспомогательный ключ на каждом листе, последовательно объединив соответствующие поля, и используйте этот вспомогательный столбец в качестве диапазона поиска и искомого значения. Прежде чем интерпретировать результаты, убедитесь, что комбинация уникальна.

Что считается различием

Excel сравнивает сохраненные значения, а не то, что человек считает эквивалентным. Текст с лишним пробелом, числа, сохраненные как текст, и даты в разных форматах могут потребовать очистки или явной нормализации перед сравнением. Пустые ячейки также заслуживают внимания: решите, должна ли пустая ячейка совпадать с другой пустой ячейкой или считаться отсутствующей информацией. Результат формулы Same означает, что сравниваемые значения совпали по критериям сравнения Excel; он не подтверждает правильность исходных данных.

Если поля содержат вычисленные результаты, сначала решите, что вы хотите сравнить: отображаемые результаты или формулы, которые их сформировали. В приведенном примере проверяются значения ячеек. Он не сообщает, различаются ли две формулы, возвращающие одинаковое значение. Визуальная проверка строки формул может помочь при небольшом количестве ячеек, но документированное в Excel для Mac отображение окон рядом не является отчетом об изменениях ячейка за ячейкой.

Почему инструкции по Spreadsheet Compare могут не подходить для Mac

В документации Microsoft по функциям Spreadsheet Inquire и Spreadsheet Compare описывается сравнение книг ячейка за ячейкой, однако Microsoft указывает, что Inquire доступна только в Excel для Windows для соответствующих корпоративных планов Microsoft 365. Надстройка Spreadsheet Compare также указана только для Windows. Если в руководстве предлагается открыть вкладку Inquire или выбрать команду Сравнить файлы (Compare Files), эти действия не документированы как элементы интерфейса для Mac. Включение надстройки Inquire

Сравнение на основе формул — удобная альтернатива, когда ваша цель состоит в сравнении выбранных значений по ID. Поскольку этот рабочий процесс предполагает копирование данных в книгу для сравнения, он работает с помещенными туда копиями; это не процесс синхронизации в реальном времени. Если вместо этого создать формулы, связывающие одну книгу с другой, перемещение или переименование исходного файла может разорвать связь. В Excel для Mac есть раздел Данные > Связи книги для управления поврежденными связями, и Microsoft предупреждает, что разрыв связи преобразует формулы в их текущие значения. Исправление поврежденных связей книги с данными в Excel для Mac

На практике используйте расположение окон рядом, чтобы сориентироваться, а затем применяйте формулы на основе ключей, когда порядок строк ненадежен или список слишком велик для ручной проверки. Wallo может организовать существующие открытые окна Mac и задачи по целям с переключением с клавиатуры; само сравнение книг приложение не выполняет. Само сравнение остается в Excel, где уникальный ключ и четко обозначенные результаты упрощают проверку каждого совпадения или расхождения.

Источники