Mac पर दो Excel वर्कबुक्स की तुलना करने के लिए, पहले यह तय करें कि मेल खाने वाले रिकॉर्ड्स एक ही पंक्ति में रहते हैं या उन्हें किसी ID द्वारा मेल कराने की आवश्यकता है। त्वरित विज़ुअल समीक्षा के लिए, खुली हुई वर्कबुक्स को अगल-बगल व्यवस्थित करें। दोहराए जाने योग्य मान जाँच के लिए, दोनों डेटा सेट को एक तुलनात्मक वर्कबुक में कॉपी करें और एक अद्वितीय कुंजी (unique key) द्वारा रिकॉर्ड्स का मिलान करने के लिए किसी सूत्र का उपयोग करें। Excel for Mac में Microsoft के Inquire और Spreadsheet Compare उपकरण शामिल नहीं हैं; वे केवल Windows की सुविधाएँ हैं, इसलिए नीचे दिए गए चरण प्रलेखित Mac नियंत्रणों और वर्कशीट सूत्रों का उपयोग करते हैं।

डेटा के अनुसार तुलना की विधि चुनें

जब दो शीट्स में समान क्रम में समान कॉलम हों, और प्रत्येक रिकॉर्ड अभी भी उसी पंक्ति पर हो, तो संबंधित सेल की तुलना करना पर्याप्त हो सकता है। अगल-बगल का दृश्य (side-by-side view) अंतरों का निरीक्षण करना आसान बनाता है, लेकिन यह उन्हें स्वचालित रूप से चिह्नित नहीं करता है।

यदि पंक्तियों को सॉर्ट किया गया हो, जोड़ा गया हो, या हटाया गया हो, तो इनवॉइस नंबर या उत्पाद ID जैसे किसी स्थिर विशिष्ट पहचानकर्ता (unique identifier) द्वारा तुलना करें। इस मामले में पंक्ति संख्या द्वारा मिलान करने पर अपरिवर्तित रिकॉर्ड्स को भी केवल इसलिए अलग चिह्नित किया जा सकता है क्योंकि वे स्थानांतरित हो गए हैं। एक कुंजी-आधारित खोज (lookup) मानों की तुलना करने से पहले दूसरी वर्कबुक में प्रत्येक रिकॉर्ड का पता लगा सकती है। Microsoft XLOOKUP को एक ऐसे फ़ंक्शन के रूप में वर्णित करता है जो किसी मान के लिए एक श्रेणी की खोज करता है और संबंधित पंक्ति से एक मान लौटाता है; यह Microsoft 365 for Mac, Excel 2024 for Mac और Excel 2021 for Mac में उपलब्ध है। XLOOKUP function

अपने Mac पर दो खुली हुई वर्कबुक्स को अगल-बगल व्यवस्थित करें

Excel में दोनों वर्कबुक्स खोलें। View टैब पर, Window समूह में, Arrange All चुनें, फिर Vertical या Tiled जैसा कोई लेआउट चुनें। Excel खुली हुई वर्कबुक विंडो को इस तरह व्यवस्थित करता है कि आप संबंधित शीट्स का एक साथ निरीक्षण कर सकें। प्रत्येक वर्कबुक चुनें और उस वर्कशीट टैब पर क्लिक करें जिसकी आप समीक्षा करना चाहते हैं। Microsoft, Excel for Mac के लिए इन विंडो व्यवस्था विकल्पों का दस्तावेज़ीकरण करता है। View multiple panes, sheets, or workbooks

यह दृश्य तब उपयोगी होता है जब केवल कुछ ही पंक्तियाँ हों, जब आपको फ़ॉर्मेटिंग या सूत्रों की आँखों से जाँच करनी हो, या जब आप अनिश्चित हों कि रिकॉर्ड्स कैसे मेल खाते हैं। यह एक दृश्य सहायता (visual aid) है: Excel केवल इसलिए स्वचालित रूप से रिपोर्ट नहीं करता कि कौन से मान भिन्न हैं क्योंकि विंडो आसन्न हैं। लंबी सूची के लिए, सूत्र-आधारित जाँच अधिक व्यवस्थित होती है।

XLOOKUP के साथ ID द्वारा रिकॉर्ड्स की तुलना करें

एक व्यावहारिक वर्कफ़्लो एक अलग तुलनात्मक वर्कबुक बनाना है, फिर प्रत्येक डेटा सेट की एक प्रति उसकी अपनी शीट पर रखना है। यह सूत्र संदर्भों को एक ही वर्कबुक के भीतर रखता है और मूल फ़ाइलों को वैसा ही छोड़ देता है जैसी वे थीं। उदाहरण के लिए, शीट्स को Current और Earlier नाम दें। कॉलम हेडर बनाए रखें, दोनों शीट्स में अद्वितीय ID कॉलम की पहचान करें, और उस फ़ील्ड को नोट करें जिसकी आप तुलना करना चाहते हैं। यदि ID कॉलम A में हैं और मान कॉलम B में हैं, तथा हेडर पंक्ति 1 में हैं, तो Current में एक परिणाम कॉलम जोड़ें।

Current!C2 में, यह सूत्र दर्ज करें, फिर इसे उन पंक्तियों तक नीचे खींचकर भरें जिनकी आप जाँच करना चाहते हैं:

=IFNA(IF(B2=XLOOKUP(A2,Earlier!$A$2:$A$1000,Earlier!$B$2:$B$1000),"Same","Different"),"Missing ID")

यहाँ, A2 वर्तमान पंक्ति की ID है, Earlier!$A$2:$A$1000 वह श्रेणी है जहाँ Excel उस ID की खोज करता है, और Earlier!$B$2:$B$1000 संबंधित पुराना मान है। यह सूत्र मान मेल खाने पर Same, ID मिलने पर लेकिन मान भिन्न होने पर Different, और XLOOKUP को वह ID न मिलने पर Missing ID लौटाता है। XLOOKUP डिफ़ॉल्ट रूप से सटीक मिलान (exact matching) का उपयोग करता है, और दी गई श्रेणियों में आपकी शीट्स का डेटा शामिल होना चाहिए। यदि आपकी सूचियाँ लंबी हैं तो अंतिम पंक्ति का विस्तार करें। XLOOKUP function

उदाहरण के लिए, यदि ID P-104 का वर्तमान मान 18 है और पुराना मान 18 है, तो परिणाम Same होगा। यदि पुराना मान 16 है, तो यह Different होगा। यदि P-104 पुरानी ID श्रेणी में दिखाई नहीं देता है, तो परिणाम Missing ID होगा। ये लेबल बदले हुए मानों को उन रिकॉर्ड्स से अलग करने में मदद करते हैं जिनका कोई मिलान नहीं है; वे यह नहीं समझाते कि कोई रिकॉर्ड क्यों बदला या गायब हुआ।

किसी अन्य फ़ील्ड की तुलना करने के लिए, किसी अन्य परिणाम कॉलम का उपयोग करें और ID लुकअप श्रेणी को समान रखते हुए दोनों मान संदर्भों को उस फ़ील्ड के कॉलम में बदलें। उदाहरण के लिए, यदि वर्तमान मात्रा D में है और पुरानी मात्रा C में है, तो Earlier!$C$2:$C$1000 पर लुकअप के साथ D2 की तुलना करें। प्रत्येक परिणाम कॉलम को एक स्पष्ट शीर्षक दें जैसे कि Price check या Quantity check।

दोनों दिशाओं में ID की जाँच करें और डुप्लिकेट पर नज़र रखें

उपरोक्त सूत्र Current में प्रत्येक ID की जाँच Earlier के विरुद्ध करता है। केवल Earlier में मौजूद ID की पहचान करने के लिए, Earlier शीट पर एक संबंधित जाँच बनाएँ, जो Current में प्रत्येक पुरानी ID को खोजती हो। दोनों दिशाओं की जाँच करना तब महत्वपूर्ण होता है जब एक सूची में जोड़े गए रिकॉर्ड्स हों और दूसरी में हटाए गए रिकॉर्ड्स हों।

तुलना इस बात पर निर्भर करती है कि ID प्रत्येक सूची में एक रिकॉर्ड की विशिष्ट पहचान करती है। यदि कोई ID एक से अधिक बार दिखाई देती है, तो XLOOKUP उसे मिलने वाला पहला मिलान लौटाता है, जो उस ID वाली बाद की पंक्तियों को छिपा सकता है। परिणामों पर भरोसा करने से पहले, प्रत्येक कुंजी कॉलम में दोहराई गई ID की जाँच करें। Excel for Mac पर, ID श्रेणी का चयन करें और डुप्लिकेट को हाइलाइट करने के लिए Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values चुनें। यह नियम चयनित श्रेणी के भीतर दोहराए गए मानों की पहचान करता है; यह वर्कबुक्स के बीच रिकॉर्ड्स का मिलान नहीं करता है। Highlight patterns and trends with conditional formatting in Excel for Mac

यदि वास्तविक कुंजी एक संयोजन है, जैसे ग्राहक ID और इनवॉइस तिथि, तो एकल-कॉलम लुकअप गलत रिकॉर्ड से मेल खा सकता है। प्रासंगिक फ़ील्ड्स को सुसंगत रूप से संयोजित करके प्रत्येक शीट में एक सहायक कुंजी (helper key) बनाएँ, और उस सहायक कॉलम का उपयोग लुकअप श्रेणी और लुकअप मान के रूप में करें। परिणामों की व्याख्या करने से पहले जाँच लें कि संयोजन अद्वितीय है।

समझें कि क्या अंतर माना जाता है

Excel संग्रहीत मानों की तुलना करता है, न कि उसकी जिसे कोई व्यक्ति समकक्ष मानता है। अतिरिक्त स्पेस वाला टेक्स्ट, टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत संख्याएँ, और भिन्न रूप से दर्शाई गई तिथियों को तुलना करने से पहले सफ़ाई या एक जानबूझकर सामान्यीकरण (normalization) कदम की आवश्यकता हो सकती है। रिक्त सेल भी ध्यान देने योग्य हैं: तय करें कि क्या एक रिक्त स्थान को दूसरे रिक्त स्थान से मेल खाना चाहिए या इसे अनुपलब्ध जानकारी के रूप में माना जाना चाहिए। सूत्र का परिणाम Same होने का अर्थ है कि तुलना किए गए मान Excel की तुलना के तहत मेल खाते हैं; यह यह सत्यापित नहीं करता कि स्रोत डेटा सही है।

यदि फ़ील्ड्स में परिकलित परिणाम हैं, तो पहले तय करें कि आप प्रदर्शित परिणामों की तुलना करना चाहते हैं या उन्हें उत्पन्न करने वाले सूत्रों की। उदाहरण सेल मानों की जाँच करता है। यह आपको यह नहीं बताता कि क्या दो सूत्र समान मान लौटाते हुए भी भिन्न हैं। फ़ॉर्मूला बार का विज़ुअल निरीक्षण कम संख्या में सेल के लिए मदद कर सकता है, लेकिन Excel for Mac का प्रलेखित अगल-बगल का दृश्य सेल-दर-सेल परिवर्तन रिपोर्ट नहीं है।

Mac पर Spreadsheet Compare निर्देश क्यों लागू नहीं हो सकते हैं

Microsoft का Spreadsheet Inquire और Spreadsheet Compare दस्तावेज़ सेल-दर-सेल वर्कबुक तुलना का वर्णन करता है, लेकिन Microsoft का कहना है कि Inquire केवल योग्य Microsoft 365 एंटरप्राइज़ योजनाओं के लिए Excel for Windows में उपलब्ध है। Spreadsheet Compare को केवल Windows के लिए भी सूचीबद्ध किया गया है। यदि कोई गाइड आपको Inquire टैब खोलने या Compare Files चुनने के लिए कहता है, तो वे चरण Mac नियंत्रणों के रूप में प्रलेखित नहीं हैं। Turn on the Inquire add-in

जब आपका लक्ष्य ID द्वारा चयनित मानों की तुलना करना हो, तो सूत्र-आधारित तुलना एक उपयोगी विकल्प है। चूँकि यह वर्कफ़्लो डेटा को एक तुलनात्मक वर्कबुक में कॉपी करता है, यह आपके द्वारा वहाँ रखी गई प्रतियों पर काम करता है; यह एक लाइव सिंक्रनाइज़ेशन प्रक्रिया नहीं है। यदि इसके बजाय आप ऐसे सूत्र बनाते हैं जो एक वर्कबुक को दूसरी वर्कबुक से जोड़ते हैं, तो किसी स्रोत फ़ाइल को स्थानांतरित करने या उसका नाम बदलने से लिंक टूट सकता है। Excel for Mac टूटे हुए वर्कबुक लिंक को प्रबंधित करने के लिए Data > Workbook Links क्षेत्र प्रदान करता है, और Microsoft आगाह करता है कि किसी लिंक को तोड़ने से सूत्र उनके वर्तमान मानों में परिवर्तित हो जाते हैं। Fix broken workbook links to data in Excel for Mac

व्यावहारिक क्रम के लिए, अपनी स्थिति समझने के लिए अगल-बगल की विंडो का उपयोग करें, फिर जब पंक्ति क्रम अविश्वसनीय हो या सूची मैन्युअल निरीक्षण के लिए बहुत बड़ी हो, तो कुंजी-आधारित सूत्रों का उपयोग करें। Wallo कीबोर्ड फ़ोकसिंग के साथ, मौजूदा खुली Mac विंडो और कार्यों (to-dos) को लक्ष्य के अनुसार व्यवस्थित कर सकता है; यह वर्कबुक तुलना नहीं करता है। तुलना स्वयं Excel में रहती है, जहाँ एक अद्वितीय कुंजी और स्पष्ट रूप से लेबल किए गए परिणाम प्रत्येक मिलान या बेमेल की समीक्षा करना आसान बनाते हैं।

स्रोत