Para comparar dos libros de Excel en un Mac, primero decida si los registros coincidentes permanecen en las mismas filas o si deben coincidir mediante un ID. Para una revisión visual rápida, organice los libros abiertos en paralelo. Para una comprobación de valores reproducible, copie ambos conjuntos de datos en un libro de comparación y use una fórmula para hacer coincidir los registros mediante una clave única. Excel para Mac no incluye las herramientas Inquire y Spreadsheet Compare de Microsoft; estas son funciones exclusivas de Windows, por lo que los pasos que se detallan a continuación utilizan controles documentados y fórmulas de hoja de cálculo para Mac.

Elija un método de comparación que se adapte a los datos

Cuando dos hojas tienen las mismas columnas en el mismo orden, con cada registro todavía en la misma fila, comparar las celdas correspondientes puede ser suficiente. La vista en paralelo facilita la inspección de las diferencias, pero no las marca automáticamente.

Si es posible que las filas se hayan ordenado, agregado o eliminado, compare mediante un identificador único estable, como un número de factura o un ID de producto. Hacer la coincidencia por número de fila en este caso puede etiquetar registros no modificados como diferentes simplemente porque cambiaron de lugar. Una búsqueda basada en claves puede localizar cada registro en el otro libro antes de comparar sus valores. Microsoft describe BUSCARX como una función que busca un valor en un rango y devuelve un valor de la fila correspondiente; está disponible en Microsoft 365 para Mac, Excel 2024 para Mac y Excel 2021 para Mac. Función BUSCARX

Organice dos libros abiertos en paralelo en su Mac

Abra ambos libros en Excel. En la pestaña Vista, en el grupo Ventana, seleccione Organizar todo y, a continuación, elija un diseño como Vertical o Mosaico. Excel organiza las ventanas de los libros abiertos para que pueda inspeccionar las hojas pertinentes juntas. Seleccione cada libro y haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo que desea revisar. Microsoft documenta estas opciones de organización de ventanas para Excel para Mac. Ver varios paneles, hojas o libros

Esta vista es útil cuando solo hay unas pocas filas, cuando necesita comprobar el formato o las fórmulas a simple vista o cuando no está seguro de cómo se corresponden los registros. Es una ayuda visual: Excel no informa automáticamente de qué valores difieren solo porque las ventanas estén contiguas. Para una lista más larga, una comprobación basada en fórmulas es más sistemática.

Comparar registros por ID con BUSCARX

Un flujo de trabajo práctico consiste en crear un libro de comparación independiente y luego colocar una copia de cada conjunto de datos en su propia hoja. Esto mantiene las referencias de fórmulas dentro de un solo libro y deja los archivos originales tal como estaban. Nombre las hojas Current y Earlier (o Actual y Anterior), por ejemplo. Conserve los encabezados de columna, identifique la columna de ID único en ambas hojas y tome nota del campo que desea comparar. Si los ID están en la columna A y los valores en la columna B, con los encabezados en la fila 1, agregue una columna de resultados en Current.

En Current!C2, introduzca esta fórmula y luego arrástrela hacia abajo por las filas que desee comprobar:

=SI.ND(SI(B2=BUSCARX(A2,Earlier!$A$2:$A$1000,Earlier!$B$2:$B$1000),"Igual","Diferente"),"Falta ID")

Aquí, A2 es el ID de la fila actual, Earlier!$A$2:$A$1000 es el rango donde Excel busca ese ID y Earlier!$B$2:$B$1000 es el valor anterior correspondiente. La fórmula devuelve Igual cuando los valores coinciden, Diferente cuando se encuentra el ID pero el valor difiere y Falta ID cuando BUSCARX no puede encontrar ese ID. BUSCARX utiliza coincidencias exactas de forma predeterminada, y los rangos proporcionados deben cubrir los datos de sus hojas. Amplíe la fila final si sus listas son más largas. Función BUSCARX

Por ejemplo, si el ID P-104 tiene un valor actual de 18 y un valor anterior de 18, el resultado es Igual. Si el valor anterior es 16, es Diferente. Si P-104 no aparece en el rango de ID de Earlier, el resultado es Falta ID. Estas etiquetas ayudan a separar los valores modificados de los registros que no tienen correspondencia; no explican por qué un registro cambió o desapareció.

Para comparar otro campo, use otra columna de resultados y cambie ambas referencias de valor a las columnas de ese campo, manteniendo igual el rango de búsqueda de ID. Por ejemplo, si la cantidad actual está en D y la cantidad anterior en C, compare D2 con una búsqueda en Earlier!$C$2:$C$1000. Asigne a cada columna de resultados un encabezado claro como Comprobación de precio o Comprobación de cantidad.

Compruebe los ID en ambas direcciones y preste atención a los duplicados

La fórmula anterior comprueba cada ID en Current con respecto a Earlier. Para identificar los ID que existen solo en Earlier, cree una comprobación correspondiente en la hoja Earlier, buscando cada ID anterior en Current. Comprobar en ambas direcciones es importante cuando una lista contiene registros agregados y la otra contiene registros eliminados.

La comparación depende de que el ID identifique un registro de forma exclusiva en cada lista. Si un ID aparece más de una vez, BUSCARX devuelve la primera coincidencia que encuentra, lo que puede ocultar filas posteriores con ese ID. Antes de confiar en los resultados, compruebe si hay ID repetidos en cada columna de clave. En Excel para Mac, seleccione el rango de ID y elija Inicio > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Valores duplicados para resaltar los duplicados. Esta regla identifica valores repetidos dentro del rango seleccionado; no hace coincidir registros entre libros. Resaltar patrones y tendencias con formato condicional en Excel para Mac

Si la clave real es una combinación, como el ID de cliente más la fecha de la factura, una búsqueda de una sola columna puede coincidir con el registro incorrecto. Cree una clave auxiliar en cada hoja combinando los campos pertinentes de manera coherente y use esa columna auxiliar como rango de búsqueda y valor de búsqueda. Compruebe que la combinación sea única antes de interpretar los resultados.

Comprenda qué cuenta como una diferencia

Excel compara valores almacenados, no lo que una persona considera equivalente. El texto con un espacio adicional, los números almacenados como texto y las fechas representadas de manera diferente pueden requerir una limpieza o un paso deliberado de normalización antes de la comparación. Las celdas en blanco también merecen atención: decida si un espacio en blanco debe coincidir con otro o tratarse como información faltante. Un resultado de fórmula de Igual significa que los valores comparados coincidieron según la comparación de Excel; no verifica que los datos de origen sean correctos.

Si los campos contienen resultados calculados, decida primero si desea comparar los resultados mostrados o las fórmulas que los produjeron. El ejemplo comprueba los valores de las celdas. No le indica si dos fórmulas difieren mientras devuelven el mismo valor. Una inspección visual de la barra de fórmulas puede ayudar con un número reducido de celdas, pero la vista en paralelo documentada de Excel para Mac no es un informe de cambios celda por celda.

Por qué las instrucciones de Spreadsheet Compare pueden no aplicarse en Mac

La documentación de Spreadsheet Inquire y Spreadsheet Compare de Microsoft describe una comparación de libros celda por celda, pero Microsoft indica que Inquire solo está disponible en Excel para Windows para planes empresariales aptos de Microsoft 365. Spreadsheet Compare también figura como exclusivo para Windows. Si una guía le indica que abra una pestaña Inquire o seleccione Comparar archivos, esos pasos no están documentados como controles de Mac. Activar el complemento Inquire

Una comparación basada en fórmulas es una alternativa útil cuando su objetivo es comparar valores seleccionados por ID. Dado que este flujo de trabajo copia datos en un libro de comparación, funciona en las copias que coloque allí; no es un proceso de sincronización en vivo. Si, por el contrario, crea fórmulas que vinculan un libro con otro, mover o cambiar el nombre de un archivo de origen puede romper el vínculo. Excel para Mac proporciona un área en Datos > Vínculos del libro para administrar vínculos de libros rotos, y Microsoft advierte que romper un vínculo convierte las fórmulas a sus valores actuales. Corregir vínculos de libros rotos a datos en Excel para Mac

Para la secuencia práctica, use ventanas en paralelo para orientarse y luego use fórmulas basadas en claves cuando el orden de las filas no sea confiable o la lista sea demasiado grande para una inspección manual. Wallo puede organizar las ventanas y tareas abiertas existentes en Mac por objetivo, con enfoque mediante el teclado; no realiza la comparación de libros. La comparación en sí se mantiene en Excel, donde una clave única y resultados claramente etiquetados facilitan la revisión de cada coincidencia o discrepancia.

Fuentes