ম্যাক-এ দুটি এক্সেল ওয়ার্কবুক তুলনা করতে, প্রথমে সিদ্ধান্ত নিন যে মিলে যাওয়া রেকর্ডগুলো একই সারিতে থাকবে নাকি কোনো ID দ্বারা মেলানো প্রয়োজন। দ্রুত চাক্ষুষ পর্যালোচনার জন্য, খোলা থাকা ওয়ার্কবুকগুলো পাশাপাশি সাজান। বারবার মান যাচাই করার জন্য, উভয় ডেটাসেট একটি তুলনা ওয়ার্কবুকে কপি করুন এবং একটি ইউনিক কী দ্বারা রেকর্ড মেলানোর জন্য সূত্র ব্যবহার করুন। ম্যাক-এর জন্য এক্সেল-এ মাইক্রোসফটের Inquire এবং Spreadsheet Compare টুলগুলো অন্তর্ভুক্ত নেই; এগুলো কেবল উইন্ডোজের জন্য প্রযোজ্য বৈশিষ্ট্য, তাই নিচের ধাপগুলোতে ম্যাক-এর নির্ধারিত কন্ট্রোল এবং ওয়ার্কশিট সূত্র ব্যবহার করা হয়েছে।

ডেটার সাথে মানানসই এমন একটি তুলনা পদ্ধতি বেছে নিন

যখন দুটি শিটে একই ক্রমে একই কলাম থাকে এবং প্রতিটি রেকর্ড তখনও একই সারিতে থাকে, তখন সংশ্লিষ্ট সেলগুলোর তুলনা করাই যথেষ্ট হতে পারে। পাশাপাশি ভিউ বা দৃশ্য পার্থক্যগুলো সহজে পর্যবেক্ষণ করতে সাহায্য করে, তবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেগুলোকে চিহ্নিত করে না।

যদি সারিগুলো সাজানো (sorted), যোগ বা মুছে ফেলা হয়ে থাকে, তবে চালান নম্বর বা পণ্য ID-এর মতো একটি নির্দিষ্ট ও অপরিবর্তনশীল শনাক্তকারী দিয়ে তুলনা করুন। এই ক্ষেত্রে সারি নম্বর দ্বারা মেলালে কোনো অপরিবর্তিত রেকর্ড কেবল স্থান পরিবর্তনের কারণে ভিন্ন হিসেবে চিহ্নিত হতে পারে। একটি কী-ভিত্তিক লুকআপ অন্য ওয়ার্কবুকে প্রতিটি রেকর্ডের মান তুলনা করার আগে সেটিকে খুঁজে বের করতে পারে। মাইক্রোসফট XLOOKUP-কে এমন একটি ফাংশন হিসেবে বর্ণনা করে যা কোনো মানের জন্য একটি পরিসর অনুসন্ধান করে এবং সংশ্লিষ্ট সারি থেকে একটি মান ফেরত দেয়; এটি Microsoft 365 for Mac, Excel 2024 for Mac এবং Excel 2021 for Mac-এ উপলব্ধ। XLOOKUP ফাংশন

আপনার ম্যাক-এ খোলা দুটি ওয়ার্কবুক পাশাপাশি সাজান

এক্সেলে উভয় ওয়ার্কবুক খুলুন। View ট্যাবে, Window গ্রুপে, Arrange All নির্বাচন করুন, তারপর Vertical বা Tiled-এর মতো একটি লেআউট বেছে নিন। এক্সেল খোলা ওয়ার্কবুকের উইন্ডোগুলো এমনভাবে সাজায় যাতে আপনি সংশ্লিষ্ট শিটগুলো একসাথে পর্যবেক্ষণ করতে পারেন। প্রতিটি ওয়ার্কবুক নির্বাচন করুন এবং আপনি যে ওয়ার্কশিটটি পর্যালোচনা করতে চান তার ট্যাবে ক্লিক করুন। মাইক্রোসফট ম্যাক-এর জন্য এক্সেলে এই উইন্ডো সাজানোর বিকল্পগুলো নথিভুক্ত করেছে। একাধিক প্যান, শিট বা ওয়ার্কবুক দেখুন

এই ভিউটি তখন কার্যকর হয় যখন খুব কম সংখ্যক সারি থাকে, যখন আপনাকে খালি চোখে ফরম্যাটিং বা সূত্র পরীক্ষা করতে হয়, অথবা যখন আপনি নিশ্চিত নন যে রেকর্ডগুলো কীভাবে সম্পর্কিত। এটি একটি চাক্ষুষ সহায়তা: উইন্ডোগুলো পাশাপাশি থাকার কারণেই কেবল এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিপোর্ট করে না যে কোন মানগুলো আলাদা। দীর্ঘ তালিকার জন্য, সূত্র-ভিত্তিক যাচাই আরও নিয়মতান্ত্রিক।

XLOOKUP দিয়ে ID অনুসারে রেকর্ড তুলনা করুন

একটি বাস্তবসম্মত কাজের পদ্ধতি হলো একটি পৃথক তুলনা ওয়ার্কবুক তৈরি করা, তারপর প্রতিটি ডেটাসেটের একটি অনুলিপি নিজস্ব শিটে রাখা। এটি সূত্রের রেফারেন্সগুলোকে একটি একক ওয়ার্কবুকের মধ্যে রাখে এবং মূল ফাইলগুলোকে অপরিবর্তিত রাখে। শিটগুলোর নাম দিন, উদাহরণস্বরূপ, Current এবং Earlier। কলামের শিরোনামগুলো ঠিক রাখুন, উভয় শিটেই ইউনিক ID কলামটি শনাক্ত করুন এবং আপনি যে ফিল্ডটি তুলনা করতে চান তা লক্ষ্য করুন। যদি ID-গুলো কলাম A-তে এবং মানগুলো কলাম B-তে থাকে, যেখানে সারি 1-এ শিরোনাম রয়েছে, তবে Current-এ একটি ফলাফল কলাম যোগ করুন।

Current!C2-এ এই সূত্রটি লিখুন, তারপর আপনি যে সারিগুলো পরীক্ষা করতে চান সেগুলোতে এটি নিচের দিকে পূরণ (fill down) করুন:

=IFNA(IF(B2=XLOOKUP(A2,Earlier!$A$2:$A$1000,Earlier!$B$2:$B$1000),"Same","Different"),"Missing ID")

এখানে, A2 হলো বর্তমান সারির ID, Earlier!$A$2:$A$1000 হলো সেই পরিসর যেখানে এক্সেল সেই ID অনুসন্ধান করে, এবং Earlier!$B$2:$B$1000 হলো সংশ্লিষ্ট আগের মান। মানগুলো মিলে গেলে সূত্রটি Same ফেরত দেয়, ID পাওয়া গেলে কিন্তু মান ভিন্ন হলে Different ফেরত দেয় এবং XLOOKUP সেই ID খুঁজে না পেলে Missing ID ফেরত দেয়। XLOOKUP ডিফল্টভাবে হুবহু মিল (exact match) ব্যবহার করে, এবং সরবরাহকৃত পরিসরগুলো আপনার শিটের ডেটা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার তালিকা দীর্ঘ হলে শেষ সারিটি বাড়িয়ে নিন। XLOOKUP ফাংশন

উদাহরণস্বরূপ, যদি ID P-104-এর বর্তমান মান 18 এবং আগের মান 18 হয়, তবে ফলাফল হবে Same। আগের মান 16 হলে, এটি হবে Different। যদি Earlier ID পরিসরে P-104 না থাকে, তবে ফলাফল হবে Missing ID। এই লেবেলগুলো পরিবর্তিত মানগুলোকে অমিল রেকর্ড থেকে আলাদা করতে সাহায্য করে; একটি রেকর্ড কেন পরিবর্তিত বা অদৃশ্য হয়েছে তা এগুলো ব্যাখ্যা করে না।

অন্য কোনো ফিল্ড তুলনা করতে, আরেকটি ফলাফল কলাম ব্যবহার করুন এবং ID লুকআপ পরিসর একই রেখে উভয় মানের রেফারেন্স সেই ফিল্ডের কলামগুলোতে পরিবর্তন করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি বর্তমান পরিমাণ D-তে থাকে এবং আগের পরিমাণ C-তে থাকে, তবে Earlier!$C$2:$C$1000-এর ওপর একটি লুকআপের সাথে D2-এর তুলনা করুন। প্রতিটি ফলাফল কলামকে Price check বা Quantity check-এর মতো একটি স্পষ্ট শিরোনাম দিন।

উভয় দিকে ID পরীক্ষা করুন এবং ডুপ্লিকেট লক্ষ্য করুন

উপরের সূত্রটি Earlier-এর বিপরীতে Current-এর প্রতিটি ID পরীক্ষা করে। শুধুমাত্র Earlier-এ থাকা ID-গুলো শনাক্ত করতে, Earlier শিটে একটি অনুরূপ যাচাই তৈরি করুন, যা Current-এ প্রতিটি আগের ID অনুসন্ধান করবে। একটি তালিকায় নতুন রেকর্ড যোগ হলে এবং অন্য তালিকা থেকে রেকর্ড মুছে ফেলা হলে উভয় দিক পরীক্ষা করা জরুরি।

তুলনাটি নির্ভর করে তালিকার প্রতিটি রেকর্ডকে ID এককভাবে ও অনন্যভাবে শনাক্ত করার ওপর। একটি ID একাধিকবার উপস্থিত হলে, XLOOKUP প্রথমে যে মিলটি পায় সেটি ফেরত দেয়, যা সেই ID-এর পরবর্তী সারিগুলোকে গোপন করে রাখতে পারে। ফলাফলের ওপর নির্ভর করার আগে, প্রতিটি কী কলামে বারবার আসা ID-গুলো পরীক্ষা করুন। ম্যাক-এর জন্য এক্সেলে, ID পরিসর নির্বাচন করুন এবং ডুপ্লিকেট চিহ্নিত করতে Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values বেছে নিন। এই নিয়মটি নির্বাচিত পরিসরের মধ্যে বারবার আসা মানগুলো শনাক্ত করে; এটি ওয়ার্কবুকগুলোর মধ্যে রেকর্ড মেলায় না। ম্যাক-এর জন্য এক্সেলে শর্তাধীন বিন্যাস সহ প্যাটার্ন এবং প্রবণতা হাইলাইট করুন

আসল কী-টি যদি কোনো সমন্বয় হয়, যেমন গ্রাহক ID এবং চালানের তারিখের সমন্বয়, তবে একটি একক-কলামের লুকআপ ভুল রেকর্ডের সাথে মিলে যেতে পারে। সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে প্রাসঙ্গিক ফিল্ডগুলো একত্রিত করে প্রতিটি শিটে একটি সহায়ক কী তৈরি করুন এবং সেই সহায়ক কলামটিকে লুকআপ পরিসর ও লুকআপ মান হিসেবে ব্যবহার করুন। ফলাফল বিশ্লেষণ করার আগে নিশ্চিত করুন যে সমন্বয়টি অনন্য।

কী পার্থক্য হিসেবে গণ্য হবে তা বুঝুন

এক্সেল সংরক্ষিত মানগুলোর তুলনা করে, মানুষ যা সমতুল্য মনে করে তা নয়। অতিরিক্ত স্পেসযুক্ত টেক্সট, টেক্সট হিসেবে সংরক্ষিত সংখ্যা এবং ভিন্নভাবে উপস্থাপিত তারিখগুলোর ক্ষেত্রে তুলনার আগে ক্লিনআপ বা সতর্ক স্বাভাবিকীকরণ পদক্ষেপের প্রয়োজন হতে পারে। ফাঁকা সেলগুলোর ক্ষেত্রেও মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন: একটি ফাঁকা অন্য ফাঁকার সাথে মিলবে নাকি সেটিকে অনুপস্থিত তথ্য হিসেবে গণ্য করা হবে তা নির্ধারণ করুন। সূত্রের ফলাফল Same হওয়ার অর্থ হলো এক্সেলের তুলনার অধীনে তুলনাকৃত মানগুলো মিলেছে; এটি মূল ডেটা সঠিক কিনা তা যাচাই করে না।

ফিল্ডগুলোতে যদি হিসাবকৃত ফলাফল থাকে, তবে প্রথমে সিদ্ধান্ত নিন যে আপনি প্রদর্শিত ফলাফল তুলনা করতে চান নাকি সেগুলো তৈরি করা সূত্রগুলো তুলনা করতে চান। উদাহরণটিতে সেলের মান পরীক্ষা করা হয়েছে। এটি আপনাকে বলে না যে দুটি সূত্র একই মান ফেরত দেওয়ার সময় নিজেদের মধ্যে ভিন্ন কিনা। ফর্মুলা বারের চাক্ষুষ পরিদর্শন অল্প সংখ্যক সেলের জন্য সাহায্য করতে পারে, তবে ম্যাক-এর জন্য এক্সেলের নথিভুক্ত পাশাপাশি ভিউটি সেল-বাই-সেল পরিবর্তনের রিপোর্ট নয়।

কেন Spreadsheet Compare-এর নির্দেশাবলী ম্যাক-এ প্রযোজ্য নাও হতে পারে

মাইক্রোসফটের Spreadsheet Inquire এবং Spreadsheet Compare সংক্রান্ত নথি একটি সেল-বাই-সেল ওয়ার্কবুক তুলনার বর্ণনা দেয়, তবে মাইক্রোসফট উল্লেখ করেছে যে Inquire শুধুমাত্র যোগ্য Microsoft 365 এন্টারপ্রাইজ প্ল্যানের জন্য উইন্ডোজের এক্সেলে উপলব্ধ। Spreadsheet Compare-ও কেবল উইন্ডোজের জন্য তালিকাভুক্ত। কোনো নির্দেশিকা যদি আপনাকে একটি Inquire ট্যাব খুলতে বা Compare Files নির্বাচন করতে বলে, তবে সেই পদক্ষেপগুলো ম্যাক কন্ট্রোল হিসেবে নথিভুক্ত নয়। Inquire অ্যাড-ইন চালু করুন

আপনার লক্ষ্য যখন ID দ্বারা নির্বাচিত মানগুলো তুলনা করা, তখন একটি সূত্র-ভিত্তিক তুলনা একটি কার্যকর বিকল্প। যেহেতু এই কাজের পদ্ধতিতে ডেটা একটি তুলনা ওয়ার্কবুকে কপি করা হয়, তাই এটি আপনার সেখানে রাখা অনুলিপিগুলোর ওপর কাজ করে; এটি কোনো লাইভ সিঙ্ক্রোনাইজেশন প্রক্রিয়া নয়। এর পরিবর্তে আপনি যদি এমন সূত্র তৈরি করেন যা একটি ওয়ার্কবুককে অন্যটির সাথে লিঙ্ক করে, তবে সোর্স ফাইলটি সরানো বা নাম পরিবর্তন করা লিঙ্কটিকে ভেঙে দিতে পারে। ম্যাক-এর জন্য এক্সেল ভাঙা ওয়ার্কবুক লিঙ্কগুলো পরিচালনা করার জন্য একটি Data > Workbook Links এরিয়া সরবরাহ করে, এবং মাইক্রোসফট সতর্ক করে যে একটি লিঙ্ক ভেঙে দিলে সূত্রগুলো তাদের বর্তমান মানে রূপান্তরিত হয়। ম্যাক-এর জন্য এক্সেলে ডেটার ভাঙা ওয়ার্কবুক লিঙ্কগুলো ঠিক করুন

ব্যবহারিক প্রক্রিয়ার জন্য, নিজেকে প্রস্তুত করতে পাশাপাশি উইন্ডো ব্যবহার করুন, তারপর যখন সারির ক্রম নির্ভরযোগ্য নয় বা তালিকাটি ম্যানুয়াল পরিদর্শনের জন্য খুব বড় হয় তখন কী-ভিত্তিক সূত্র ব্যবহার করুন। Wallo কীবোর্ড ফোকাসিংসহ লক্ষ্য অনুযায়ী ম্যাক-এর খোলা উইন্ডো এবং করণীয় কাজগুলোকে সংগঠিত করতে পারে; এটি ওয়ার্কবুকের তুলনা সম্পন্ন করে না। তুলনাটি নিজেই এক্সেলের মধ্যে থাকে, যেখানে একটি অনন্য কী এবং স্পষ্টভাবে লেবেলযুক্ত ফলাফল প্রতিটি মিল বা অমিল পর্যালোচনা করা সহজ করে তোলে।

তথ্যসূত্র