Pas het tekstvak aan, controleer op verborgen tekst en gebruik gekoppelde tekstvakken als de inhoud meer ruimte nodig heeft om veranderende rapporttekst in Pages op de Mac passend te maken.

Bij een rapportsamenvatting, zijbalk of projectupdate is de praktische vraag hoeveel er aan de opmaak mag veranderen. Een vak met ruimte eronder kan hoger worden. Voor een vast paneel is mogelijk elders een vervolg nodig. Een onderdeel dat regelmatig over meerdere pagina’s uitloopt, werkt wellicht beter als hoofdtekst van het document. In deze gids leest u hoe u de juiste aanpak kiest en toepast, zonder de typografie steeds verder samen te drukken.

Vergroot het tekstvak om de volledige update zichtbaar te maken

Selecteer het tekstvak als object voordat u het formaat aanpast. Ziet u een invoegpunt in de tekst, klik dan buiten het vak en klik vervolgens eenmaal op het vak om het te selecteren. Volgens de door Apple beschreven methode past u het formaat aan door de indicator voor afgekapte tekst of een selectiegreep te verslepen wanneer tekst buiten het vak valt. Sleep een selectiegreep naar binnen als het vak te groot is. Tekst toevoegen en vervangen in Pages op de Mac.

Volg deze stappen nadat u de inhoud van het vorige rapport hebt vervangen:

  1. Voer de herziene tekst volledig in.
  2. Klik buiten het vak en selecteer het vervolgens eenmaal.
  3. Kijk onderaan of er een indicator voor afgekapte tekst staat.
  4. Vergroot het vak totdat de volledige afsluiting zichtbaar is.
  5. Is de vervangende tekst korter, verklein het vak dan om onnodige lege ruimte te verwijderen.
  6. Lees de laatste zin om te controleren of de zichtbare afsluiting overeenkomt met de bedoelde tekst.

Controleer na elke grote herziening of de tekst past. Een vak waarin de vorige samenvatting paste, is alleen een uitgangspunt voor de volgende. Bepaal voordat u iets anders wijzigt of de breedte, hoogte of beide mogen veranderen.

Houd de rapportkolom stabiel terwijl u de hoogte aanpast

Moet het vak uitlijnen met een grafiek of rapportkolom, houd de breedte dan vast en pas de hoogte aan. Schakel in Opmaak > Rangschik Verhoudingen behouden uit om het formaat vrij aan te passen. Sleep een bovenste, onderste of zijgreep, of voer de afmetingen in bij Breedte en Hoogte. Apple vermeldt ook dat u een vergrendeld object eerst moet ontgrendelen voordat u het formaat kunt aanpassen. Objecten vergroten of verkleinen, roteren en spiegelen in Pages op de Mac.

Staat de bovenrand van een samenvatting al goed uitgelijnd, sleep dan de onderste selectiegreep omlaag. Dit is een praktische redactionele keuze: de bestaande kolombreedte blijft behouden, terwijl er verticaal meer ruimte komt voor de toegevoegde inhoud. Controleer de ruimte onder het vak voordat u het uitbreidt tot in een ander rapportonderdeel.

Stel u bijvoorbeeld een projectsamenvatting boven een diagram voor. De herziene samenvatting voegt een alinea toe over de volgende mijlpaal. Houd eerst de breedte van de samenvatting gelijk aan die van het diagram en vergroot de hoogte. Blijft er dan te weinig ruimte over voor het diagram, gebruik dan een vervolgtekstvak of pas de pagina-indeling aan. Dit zijn voorbeelden van opmaakkeuzes, geen metingen uit een getest document.

Kies een methode om de tekst passend te maken op basis van wat mag veranderen

Gebruik de volgende besliswijzer voordat u meerdere instellingen tegelijk aanpast. De beschreven opties voor formaat wijzigen, tekstvakken koppelen en documentdoorloop zijn samengebracht in een praktische volgorde voor terugkerende rapportwijzigingen.

Situatie in het rapport Aanbevolen eerste stap Controleer daarna
Korte zijbalk met vrije ruimte eronder Vergroot de hoogte en behoud de breedte Volledige laatste zin en ruimte eronder
Kortere vervangende samenvatting Verklein de ongebruikte ruimte in het vak Uitlijning met elementen ernaast
Vast paneel met ruimte voor een vervolg Koppel een extra tekstvak Volgorde van de tekststroom en afgekapte tekst in het laatste vak
Lang onderdeel dat sterk verandert Overweeg hoofdtekst van het document Paginadoorloop en objecten in de buurt
Onverwacht ruime alinea’s Controleer regel- en alinea-afstand Overeenstemming met de tekststijl van het rapport

De belangrijkste keuze is of de inhoud in een afgebakend paneel thuishoort. Gebruik een tekstvak voor een zelfstandig onderdeel waarvan de positie van belang is. Is er bij elke herziening een extra vak of kleiner lettertype nodig, bekijk dan de structuur opnieuw voordat u de volgende lokale aanpassing doet.

Koppel tekstvakken als de update een vervolg nodig heeft

Pages kan tekst door gekoppelde vakken laten lopen, ook naar een andere pagina. Elke gekoppelde reeks is een tekststroom; cirkels met dezelfde kleur geven de tekststroom aan en nummers bepalen de volgorde. Vergrendelde vakken en vakken die met andere objecten zijn gegroepeerd, kunnen niet worden gekoppeld. Tekstvakken koppelen in Pages op de Mac.

Een vervolg maken:

  1. Selecteer het eerste tekstvak en klik op de witte cirkel bovenaan.
  2. Voeg een leeg tekstvak toe op de plek waar het vervolg moet komen.
  3. Selecteer het nieuwe vak en klik op de witte cirkel.
  4. Controleer of beide cirkels dezelfde kleur hebben en de juiste nummers tonen.
  5. Controleer of er een indicator voor afgekapte tekst in het laatste vak staat; vergroot de beschikbare vakken of voeg zo nodig een vak toe.

Is het nieuwe vak aan de verkeerde tekststroom toegevoegd, klik dan op de cirkel en kies de gewenste tekststroom. Gebruik Volgorde van de indeling in het menu van de cirkel om de leesvolgorde te corrigeren. Een vak verplaatsen naar een andere plek op dezelfde pagina verandert de volgorde in de tekststroom niet automatisch. Begin met een leeg vervolgtekstvak om de instellingen eenvoudig te houden. Apples instructies voor het koppelen van tekstvakken.

Controleer de plaatsing als het formaat wijzigen omliggende tekst verschuift

Een groter vak kan ook aanpassingen buiten de eigen rand vereisen. Selecteer het vak in een tekstverwerkingsdocument en open Opmaak > Rangschik. Met Op pagina blijven blijft het object op de gekozen plek op de pagina; met Met tekst meebewegen blijft de positie relatief aan het tekstanker behouden. Gekoppelde tekstvakken moeten de optie Op pagina blijven gebruiken en kunnen niet inline worden geplaatst. Objecten met tekst plaatsen in Pages op de Mac.

Controleer ook Tekstterugloop. Met Boven en onder loopt de omringende tekst boven en onder het object door, terwijl Rondom tekst aan alle kanten toestaat. Bij Geen heeft het object geen invloed op de tekstdoorloop. Controleer daarom op overlapping als u die optie gebruikt. De knoppen voor Tekst aanpassen ernaast bepalen hoe tekst de omtrek van een object volgt; ze zijn niet bedoeld om afgekapte tekst in een vak zichtbaar te maken door het formaat aan te passen. Apples handleiding voor objectplaatsing en tekstterugloop.

Kies een plaatsing die aansluit bij de leesvolgorde van het rapport. Een kader bij een alinea kan baat hebben bij meebewegen met die tekst. Een vervolgtekstvak op een bewust gekozen plek heeft een vaste positie op de pagina nodig. Controleer na het vergroten van beide soorten vakken ook de omliggende alinea’s.

Controleer de afstand voordat u het lettertype verkleint

Neemt de herziene tekst onverwacht veel ruimte in, controleer dan de alineaopmaak. Selecteer de betreffende alinea’s en open Opmaak > Tekst > Stijl. Controleer onder Afstand de regelafstand en de waarden voor Voor alinea en Na alinea. Wijzigingen zijn van toepassing op de geselecteerde tekst. Selecteer daarom het volledige bereik dat u wilt aanpassen. Regel- en alinea-afstand instellen in Pages op de Mac.

Vergelijk de instellingen met een andere vergelijkbare alinea in het rapport voordat u iets wijzigt. Herstel een onbedoeld verschil en controleer daarna opnieuw of de tekst past. Druk niet elke alinea samen alleen om een oude rechthoek te behouden: de herziene inhoud heeft mogelijk gewoon meer ruimte nodig.

Wees vooral voorzichtig met de regelafstand Exact. Apple legt uit dat deze een precieze afstand tussen basislijnen instelt en overlapping kan veroorzaken. Het is daarom geen goede eerste oplossing voor afgekapte tekst als u een leesbaar rapport wilt. Apples richtlijnen voor aangepaste regelafstand.

Gebruik hoofdtekst voor onderdelen die regelmatig uit hun tekstvakken groeien

Controleer het documenttype door op Document in de knoppenbalk te klikken en Documenttekst te bekijken. Een aangevinkt selectievakje geeft een tekstverwerkingsdocument aan; een niet-aangevinkt selectievakje duidt op een paginalay-outdocument. Hoofdtekst in een tekstverwerkingsdocument loopt automatisch door naar nieuwe pagina’s. Paginalay-outdocumenten hebben geen gebied voor hoofdtekst en nieuwe pagina’s moeten handmatig worden toegevoegd. Inleiding tot tekstverwerkings- en paginalay-outdocumenten in Pages op de Mac.

Voor een terugkerend rapport is het handig om de hoofdtekst met doorlopende uitleg in het document te zetten en vakken te reserveren voor afgebakende samenvattingen of kaders. Deze aanbeveling volgt uit het gedrag van de documenttypen: een langer verhaal heeft baat bij automatische paginadoorloop, terwijl een kort paneel juist een vaste positie nodig heeft.

Lees voordat u de update afrondt de volledige afsluiting, controleer het laatste vak van elke tekststroom en bekijk de diagrammen en alinea’s in de buurt. De juiste opmaak behoudt de bedoelde inhoud en geeft die voldoende ruimte binnen de leesvolgorde van het rapport.

Bronnen