Mac पर Pages में बदलते रिपोर्ट टेक्स्ट को फिट करने के लिए बॉक्स का आकार बदलें, छिपे हुए ओवरफ़्लो की जाँच करें, और जब सामग्री को अधिक जगह चाहिए तो लिंक किए गए बॉक्स इस्तेमाल करें।

रिपोर्ट सारांश, साइडबार या प्रोजेक्ट अपडेट के लिए व्यावहारिक सवाल यह है कि लेआउट का कितना हिस्सा बदल सकता है। नीचे जगह वाला बॉक्स ऊँचाई में बढ़ सकता है। किसी निश्चित पैनल के लिए सामग्री को आगे कहीं और जारी रखना पड़ सकता है। जो अनुभाग नियमित रूप से कई पन्नों में फैलता है, उसके लिए दस्तावेज़ का मुख्य टेक्स्ट बेहतर हो सकता है। यह गाइड बार-बार टाइपोग्राफ़ी को दबाए बिना सही तरीका चुनने और लागू करने में मदद करती है।

पूरा अपडेट दिखाने के लिए टेक्स्ट बॉक्स का आकार बदलें

आकार बदलने से पहले टेक्स्ट बॉक्स को एक ऑब्जेक्ट के रूप में चुनें। अगर टेक्स्ट के भीतर टाइप करने का कर्सर दिख रहा है, तो बॉक्स के बाहर क्लिक करें, फिर उसे चुनने के लिए एक बार क्लिक करें। Apple के दस्तावेज़ित तरीके में टेक्स्ट ओवरफ़्लो होने पर क्लिपिंग संकेतक या चयन हैंडल को खींचना, और बॉक्स बहुत बड़ा होने पर चयन हैंडल को भीतर की ओर खींचना शामिल है। Mac पर Pages में टेक्स्ट जोड़ना और बदलना।

पिछली रिपोर्ट की सामग्री बदलने के बाद यह क्रम अपनाएँ:

  1. संशोधित टेक्स्ट दर्ज करना पूरा करें।
  2. बॉक्स के बाहर क्लिक करें, फिर उसे एक बार चुनें।
  3. नीचे क्लिपिंग संकेतक देखें।
  4. बॉक्स को तब तक बड़ा करें जब तक टेक्स्ट का पूरा अंतिम हिस्सा दिखाई न दे।
  5. अगर बदला हुआ टेक्स्ट छोटा है, तो गैरज़रूरी खाली जगह हटाने के लिए बॉक्स छोटा करें।
  6. अंतिम वाक्य पढ़कर पुष्टि करें कि दिखाई देने वाला अंत आपके इच्छित टेक्स्ट से मेल खाता है।

हर बड़े संशोधन के बाद फिटिंग की जाँच करें। पिछले सारांश में जितनी जगह पर्याप्त थी, वह अगले सारांश के लिए केवल शुरुआती आकार है। कुछ और बदलने से पहले तय करें कि उसकी चौड़ाई, ऊँचाई या दोनों बदल सकते हैं।

ऊँचाई बदलते हुए रिपोर्ट कॉलम स्थिर रखें

अगर बॉक्स को चार्ट या रिपोर्ट कॉलम के साथ संरेखित रहना है, तो उसकी चौड़ाई स्थिर रखें और ऊँचाई समायोजित करें। Format > Arrange में Constrain proportions को अनचेक करें ताकि आकार स्वतंत्र रूप से बदल सके। ऊपर, नीचे या किनारे का चयन हैंडल खींचें, या Width और Height फ़ील्ड में आयाम दर्ज करें। Apple यह भी बताता है कि आकार बदलने से पहले लॉक किए गए ऑब्जेक्ट को अनलॉक करना होगा। Mac पर Pages में ऑब्जेक्ट का आकार बदलना, घुमाना और पलटना।

जिस सारांश का ऊपरी किनारा पहले से सही संरेखित है, उसके लिए नीचे वाला चयन हैंडल नीचे की ओर खींचें। यह एक उपयोगी संपादकीय विकल्प है, क्योंकि इससे कॉलम की स्थापित चौड़ाई बनी रहती है और अतिरिक्त सामग्री के लिए ऊर्ध्वाधर जगह मिलती है। बॉक्स को आगे बढ़ाकर रिपोर्ट के किसी अन्य तत्व तक ले जाने से पहले उसके नीचे की जगह जाँचें।

उदाहरण के लिए, किसी डायग्राम के ऊपर प्रोजेक्ट सारांश की कल्पना करें। संशोधित सारांश में अगले माइलस्टोन की व्याख्या करने वाला एक पैराग्राफ़ जुड़ जाता है। पहले सारांश की चौड़ाई डायग्राम के अनुरूप रखें और उसकी ऊँचाई बढ़ाएँ। अगर इससे डायग्राम के लिए जगह बहुत कम हो जाती है, तो आगे जारी रखने के लिए दूसरा बॉक्स इस्तेमाल करें या पृष्ठ की व्यवस्था बदलें। ये लेआउट के उदाहरण हैं, किसी परीक्षण किए गए दस्तावेज़ के माप नहीं।

सामग्री में क्या बदल सकता है, उसके आधार पर फिटिंग का तरीका चुनें

एक साथ कई कंट्रोल समायोजित करने से पहले नीचे दिए गए निर्णय-सहायक का इस्तेमाल करें। इसमें नियमित रिपोर्ट संशोधनों के लिए व्यावहारिक क्रम में आकार बदलने, बॉक्स लिंक करने और दस्तावेज़ के प्रवाह से जुड़े दस्तावेज़ित विकल्प शामिल हैं।

रिपोर्ट की स्थिति सबसे पहले सुझाया गया कदम बाद में जाँचें
नीचे साफ़ जगह वाला छोटा साइडबार चौड़ाई बनाए रखते हुए ऊँचाई बढ़ाएँ पूरा अंतिम वाक्य और नीचे की जगह
छोटा बदला हुआ सारांश बॉक्स की गैरज़रूरी खाली जगह घटाएँ आसपास के तत्वों के साथ संरेखण
आगे जारी रखने की जगह वाला निश्चित पैनल एक और टेक्स्ट बॉक्स लिंक करें थ्रेड का क्रम और आखिरी बॉक्स में ओवरफ़्लो
ऐसा लंबा अनुभाग जिसमें बड़े बदलाव होते हैं दस्तावेज़ के मुख्य टेक्स्ट पर विचार करें पृष्ठ का प्रवाह और आसपास के ऑब्जेक्ट
अप्रत्याशित रूप से ज़्यादा खाली जगह वाले पैराग्राफ़ पंक्ति और पैराग्राफ़ की स्पेसिंग जाँचें रिपोर्ट की टेक्स्ट शैली के साथ एकरूपता

मुख्य निर्णय यह है कि क्या सामग्री किसी सीमित पैनल में होनी चाहिए। ऐसी स्वतंत्र सामग्री के लिए टेक्स्ट बॉक्स रखें जिसकी जगह मायने रखती है। अगर हर संशोधन में एक और बॉक्स जोड़ना या फ़ॉन्ट छोटा करना पड़ता है, तो अगला स्थानीय बदलाव करने से पहले संरचना पर फिर से विचार करें।

अपडेट आगे जारी रखना हो तो टेक्स्ट बॉक्स लिंक करें

Pages टेक्स्ट को लिंक किए गए बॉक्सों में, यहाँ तक कि दूसरे पृष्ठ पर भी, प्रवाहित कर सकता है। हर लिंक की गई श्रृंखला एक थ्रेड होती है; एक जैसे सर्कल के रंग थ्रेड की पहचान करते हैं और नंबर उसका क्रम बताते हैं। लॉक किए गए बॉक्स और दूसरे ऑब्जेक्ट के साथ समूहित बॉक्स लिंक नहीं किए जा सकते। Mac पर Pages में टेक्स्ट बॉक्स लिंक करना।

आगे जारी रखने के लिए:

  1. पहला टेक्स्ट बॉक्स चुनें और उसके ऊपर बने सफ़ेद सर्कल पर क्लिक करें।
  2. जहाँ आगे की सामग्री दिखनी चाहिए, वहाँ एक खाली टेक्स्ट बॉक्स जोड़ें।
  3. नया बॉक्स चुनें और उसके सफ़ेद सर्कल पर क्लिक करें।
  4. जाँचें कि दोनों सर्कल का रंग एक जैसा है और उनके नंबर इच्छित क्रम में हैं।
  5. आखिरी बॉक्स में क्लिपिंग संकेतक देखें; ज़रूरत पड़ने पर उपलब्ध बॉक्सों को बड़ा करें या एक और बॉक्स जोड़ें।

अगर नया बॉक्स गलत थ्रेड से जुड़ जाए, तो उसके सर्कल पर क्लिक करके इच्छित थ्रेड चुनें। पढ़ने का क्रम ठीक करने के लिए सर्कल के मेन्यू से Layout Order इस्तेमाल करें। उसी पृष्ठ पर बॉक्स को दूसरी जगह ले जाने से उसका थ्रेड क्रम अपने आप नहीं बदलता। सेटअप को सरल रखने के लिए खाली आगे वाला बॉक्स इस्तेमाल करें। Apple के टेक्स्ट बॉक्स लिंक करने के निर्देश।

आकार बदलने से आसपास का टेक्स्ट बिगड़े तो उसकी स्थिति जाँचें

बड़ा बॉक्स करने के लिए उसकी सीमा के बाहर भी बदलाव करने पड़ सकते हैं। वर्ड-प्रोसेसिंग दस्तावेज़ में बॉक्स चुनें और Format > Arrange खोलें। Stay on Page उसे चुनी हुई पृष्ठ स्थिति पर रखता है; Move with Text टेक्स्ट एंकर के सापेक्ष उसकी स्थिति बनाए रखता है। लिंक किए गए टेक्स्ट बॉक्स में Stay on Page का इस्तेमाल करना ज़रूरी है और उन्हें इनलाइन नहीं रखा जा सकता। Mac पर Pages में ऑब्जेक्ट को टेक्स्ट के साथ रखना।

Text Wrap भी देखें। Above and Below आसपास के टेक्स्ट को ऑब्जेक्ट के ऊपर और नीचे रखता है, जबकि Around उसे सभी ओर आने देता है। None का अर्थ है कि ऑब्जेक्ट टेक्स्ट के प्रवाह को प्रभावित नहीं करता, इसलिए यह विकल्प इस्तेमाल करते समय ओवरलैप जाँचें। पास के Text Fit बटन इस बात से जुड़े हैं कि टेक्स्ट ऑब्जेक्ट की रूपरेखा के साथ कैसे चलता है; बॉक्स के भीतर कटे हुए टेक्स्ट को दिखाने के लिए वे आकार बदलने का तरीका नहीं हैं। Apple की ऑब्जेक्ट प्लेसमेंट और रैपिंग गाइड।

रिपोर्ट में पढ़ने के क्रम के अनुसार स्थिति चुनें। किसी पैराग्राफ़ से जुड़ा कॉलआउट उस टेक्स्ट के साथ आगे बढ़े तो बेहतर हो सकता है। सोच-समझकर रखे गए आगे के पैनल को पृष्ठ पर स्थिर जगह चाहिए। दोनों में से किसी को बड़ा करने के बाद आसपास के पैराग्राफ़ों के साथ बॉक्स भी जाँचें।

फ़ॉन्ट आकार घटाने से पहले स्पेसिंग जाँचें

अगर संशोधित टेक्स्ट अप्रत्याशित रूप से ज़्यादा जगह लेता है, तो उसका पैराग्राफ़ फ़ॉर्मैटिंग देखें। प्रभावित पैराग्राफ़ चुनें, फिर Format > Text > Style खोलें। Spacing के अंतर्गत पंक्ति-स्पेसिंग सेटिंग और Before Paragraph तथा After Paragraph के मान देखें। बदलाव चुने गए टेक्स्ट पर लागू होते हैं, इसलिए जिस पूरी सीमा में बदलाव करना है उसे चुनें। Mac पर Pages में पंक्ति और पैराग्राफ़ स्पेसिंग सेट करना।

बदलाव करने से पहले सेटिंग की तुलना रिपोर्ट के किसी दूसरे समान पैराग्राफ़ से करें। अनजाने अंतर को ठीक करें, फिर बॉक्स का दोबारा आकलन करें। सिर्फ़ पुराना आयताकार आकार बनाए रखने के लिए हर पैराग्राफ़ को दबाने से बचें: संशोधित सामग्री को बस बड़े क्षेत्र की ज़रूरत हो सकती है।

Exactly पंक्ति स्पेसिंग के साथ खास सावधानी बरतें। Apple बताता है कि यह बेसलाइन के बीच की दूरी को सटीक रूप से तय करती है और इससे टेक्स्ट एक-दूसरे पर चढ़ सकता है। इसलिए पठनीय रिपोर्ट बनाए रखना आपका लक्ष्य हो, तो ओवरफ़्लो का पहला समाधान यह नहीं होना चाहिए। Apple की कस्टम पंक्ति-स्पेसिंग संबंधी सलाह।

नियमित रूप से बॉक्स से बाहर बढ़ने वाले अनुभागों के लिए मुख्य टेक्स्ट इस्तेमाल करें

टूलबार में Document पर क्लिक करके और Document Body देखकर दस्तावेज़ का प्रकार जाँचें। चेकबॉक्स चुना हुआ हो तो यह वर्ड-प्रोसेसिंग दस्तावेज़ है; अनचुना हो तो यह पेज लेआउट दस्तावेज़ है। वर्ड-प्रोसेसिंग दस्तावेज़ का मुख्य टेक्स्ट अपने आप नए पृष्ठों पर प्रवाहित होता है। पेज लेआउट दस्तावेज़ों में मुख्य टेक्स्ट का क्षेत्र नहीं होता और नए पृष्ठ हाथ से जोड़ने पड़ते हैं। Mac पर वर्ड-प्रोसेसिंग और पेज लेआउट दस्तावेज़ों का परिचय।

नियमित रिपोर्ट के लिए एक उपयोगी तरीका है कि मुख्य व्याख्या को प्रवाहित मुख्य टेक्स्ट में रखें और बॉक्स को सीमित सारांश या कॉलआउट के लिए रखें। यह सुझाव दस्तावेज़ों के उन्हीं व्यवहारों पर आधारित है: फैलती हुई व्याख्या को पृष्ठों के बीच अपने आप प्रवाहित होने से लाभ मिलता है, जबकि छोटे पैनल को सोच-समझकर रखी गई जगह से।

अपडेट पूरा करने से पहले पूरा अंतिम हिस्सा पढ़ें, हर थ्रेड के आखिरी बॉक्स की जाँच करें और पास के डायग्राम तथा पैराग्राफ़ देखें। सही फिटिंग इच्छित सामग्री को बनाए रखती है और रिपोर्ट के पढ़ने के क्रम में उसे पर्याप्त जगह देती है।

स्रोत