Catatan rapat menangkap percakapan. Daftar tugas harus menangkap komitmen. Memperlakukan setiap poin sebagai hal yang harus dilakukan akan menciptakan kebisingan, sementara membiarkan tindakan terkubur dalam catatan membuatnya mudah terlewatkan.
Pisahkan empat jenis catatan
Tandai keputusan, tindakan, informasi referensi, dan pertanyaan terbuka. Sebuah keputusan dapat mengubah konteks proyek tanpa memerlukan tugas lain. Sebuah tindakan memerlukan penanggung jawab, langkah selanjutnya, dan bukti penyelesaian. Referensi tetap berada dalam catatan atau materi proyek. Pertanyaan terbuka menjadi tugas hanya ketika seseorang bertanggung jawab untuk menjawabnya.
Buat setiap tugas di sumber kebenaran yang dipilih dan sertakan tautan rapat atau referensi dokumen yang stabil. Pertahankan kepemilikan proyek yang asli. Jika tugas memiliki tenggat waktu nyata, catatlah sebagai tenggat waktu; jangan ubah setiap tanggal yang didiskusikan menjadi komitmen mutlak.
Siapkan kumpulan kerja berikutnya
Untuk tindakan pertama, identifikasi dokumen, halaman peramban, atau jendela aplikasi yang diperlukan untuk memulai. Buka hanya jika pekerjaan dimulai sekarang. Jika tidak, simpan tautan permanen dan tutup jendela rapat sementara.
Konfirmasikan penyerahan
Kirim atau publikasikan catatan keputusan melalui saluran tim yang disetujui saat diizinkan, lalu verifikasi bahwa pemilik dapat mengakses materi tersebut. Wallo dapat mengatur catatan dan jendela proyek Anda saat ini serta menyimpan daftar tugasnya sendiri, tetapi Wallo tidak menguraikan rapat, menetapkan orang, atau menyinkronkan sistem tugas tim.