Notas de reunião capturam conversas. Uma lista de tarefas deve capturar compromissos. Tratar cada marcador como uma tarefa gera ruído, enquanto deixar ações enterradas nas notas faz com que passem despercebidas.
Separe quatro tipos de notas
Marque decisões, ações, informações de referência e perguntas em aberto. Uma decisão pode alterar o contexto do projeto sem exigir outra tarefa. Uma ação precisa de um responsável, de um próximo passo e de evidências de conclusão. Uma referência permanece nas notas ou no material do projeto. Uma pergunta em aberto só se torna uma tarefa quando alguém é responsável por respondê-la.
Crie cada tarefa na fonte da verdade escolhida e inclua o link da reunião ou a referência estável do documento. Preserve a propriedade original do projeto. Se a tarefa tiver um prazo real, registre-o como tal; não transforme cada data discutida em um compromisso rígido.
Prepare o próximo conjunto de trabalho
Para a primeira ação, identifique o documento, a página do navegador ou a janela do aplicativo necessária para começar. Abra-o apenas se o trabalho começar agora. Caso contrário, salve o link durável e feche as janelas temporárias da reunião.
Confirme a transição
Envie ou publique o registro de decisões por meio do canal de equipe acordado quando autorizado e, em seguida, verifique se os responsáveis podem acessar o material. O Wallo pode organizar suas notas atuais e janelas de projeto e manter suas próprias tarefas, mas ele não analisa reuniões, atribui pessoas ou sincroniza um sistema de tarefas de equipe.