Заметки о встречах фиксируют разговор. Список задач должен фиксировать обязательства. Отношение к каждому пункту как к задаче создает шум, а оставление действий скрытыми в заметках приводит к тому, что их легко пропустить.
Различайте четыре вида заметок
Отмечайте решения, действия, справочную информацию и открытые вопросы. Решение может изменить контекст проекта без создания новой задачи. Действие требует ответственного лица, следующего шага и подтверждения выполнения. Справочная информация остается в заметках или материалах проекта. Открытый вопрос становится задачей только тогда, когда кто-то несет ответственность за ответ на него.
Создавайте каждую задачу в выбранном источнике достоверных данных и включайте ссылку на встречу или стабильную ссылку на документ. Сохраняйте исходное владение проектом. Если у задачи есть реальный дедлайн, зафиксируйте его; не превращайте каждую обсуждаемую дату в жесткое обязательство.
Подготовьте следующий рабочий набор
Для первого действия определите документ, страницу браузера или окно приложения, необходимые для начала работы. Открывайте их только в том случае, если работа начинается прямо сейчас. В противном случае сохраните постоянную ссылку и закройте временные окна встреч.
Подтвердите передачу дел
Отправьте или опубликуйте запись о решении через согласованный командный канал при наличии полномочий, затем убедитесь, что ответственные лица имеют доступ к материалам. Wallo может упорядочивать ваши текущие заметки и окна проектов и содержать собственные задачи, но он не анализирует встречи, не назначает людей и не синхронизирует командную систему задач.