মিটিং নোট কথোপকথন রেকর্ড করে। একটি টাস্ক লিস্টে প্রতিশ্রুতিগুলো রেকর্ড করা উচিত। প্রতিটি বুলেটকে করণীয় হিসেবে বিবেচনা করলে বিশৃঙ্খলা সৃষ্টি হয়, আর নোটে অ্যাকশনগুলো লুকিয়ে রাখলে সেগুলো সহজেই বাদ পড়ে যেতে পারে।
চার ধরনের নোট আলাদা করুন
সিদ্ধান্ত, অ্যাকশন, রেফারেন্স তথ্য এবং উন্মুক্ত প্রশ্নগুলো চিহ্নিত করুন। একটি সিদ্ধান্ত অন্য টাস্কের প্রয়োজন ছাড়াই প্রকল্পের প্রেক্ষাপট পরিবর্তন করতে পারে। একটি অ্যাকশনের জন্য একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, পরবর্তী পদক্ষেপ এবং সম্পন্ন হওয়ার প্রমাণের প্রয়োজন হয়। একটি রেফারেন্স নোট বা প্রকল্পের উপাদানে থেকে যায়। একটি উন্মুক্ত প্রশ্ন তখনই টাস্কে পরিণত হয় যখন কেউ এর উত্তর দেওয়ার দায়িত্ব নেয়।
নির্ধারিত সত্যের উৎসে প্রতিটি টাস্ক তৈরি করুন এবং মিটিংয়ের লিঙ্ক বা স্থিতিশীল নথির রেফারেন্স অন্তর্ভুক্ত করুন। মূল প্রকল্পের মালিকানা সংরক্ষণ করুন। যদি টাস্কটির কোনো বাস্তব সময়সীমা থাকে, তবে সেভাবেই তা রেকর্ড করুন; আলোচনা করা প্রতিটি তারিখকে কঠোর প্রতিশ্রুতিতে রূপান্তর করবেন না।
পরবর্তী কাজের সেট প্রস্তুত করুন
প্রথম অ্যাকশনের জন্য, শুরু করার জন্য প্রয়োজনীয় নথিপত্র, ব্রাউজার পেজ বা অ্যাপ উইন্ডো চিহ্নিত করুন। কাজ এখনই শুরু হলে তবেই এটি খুলুন। অন্যথায় দীর্ঘস্থায়ী লিঙ্কটি সংরক্ষণ করুন এবং সাময়িক মিটিং উইন্ডোগুলো বন্ধ করে দিন।
হ্যান্ডঅফ নিশ্চিত করুন
অনুমোদিত হলে সম্মত টিম চ্যানেলের মাধ্যমে সিদ্ধান্ত রেকর্ডটি পাঠান বা প্রকাশ করুন, তারপর যাচাই করুন যে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিরা সামগ্রীটি অ্যাক্সেস করতে পারছেন। Wallo আপনার বর্তমান নোট এবং প্রজেক্ট উইন্ডোগুলো গুছিয়ে রাখতে পারে এবং এর নিজস্ব করণীয় ধরে রাখতে পারে, তবে এটি মিটিং পার্স করে না, লোক নিয়োগ করে না বা কোনো টিমের টাস্ক সিস্টেম সিঙ্ক্রোনাইজ করে না।