若要在 Pages 報告中顯示已加註的 PDF 頁面，請在「預覽程式」中將副本扁平化，將所需頁面輸出為 PNG，然後將該影像插入 Pages。這樣會保留頁面的靜態檢視；請保留原始 PDF，以便編輯註解。

這套流程適用於需要讓讀者在報告文字旁看到已標記圖表、醒目標示的段落或可見註解的 Mac 使用者。內容涵蓋準備 PDF、插入選定頁面、將頁面與報告排版，以及檢查輸出的結果。

Pages 和 Keynote 能保留已加註 PDF 的哪些內容？

Apple 的檔案相容性文件未將 PDF 列為 Pages 可開啟的文件格式，也未列為 Keynote 可開啟的簡報格式。因此，將 PDF 開啟為可編輯的報告或投影片簡報，不在該文件所述的相容範圍內。這與在現有文件中放置視覺內容是兩回事。Apple 的檔案格式相容性指南。

就此處要達成的結果而言，Apple 分別說明了所需操作：「預覽程式」可以將 PDF 註解扁平化，並將個別 PDF 頁面擷取為影像；Pages 可以插入影像。結合這些操作，就能透過受支援的方式在報告中顯示已加註的頁面。但這並不代表可以將 PDF 的註解物件匯入 Pages，作為可編輯的註解。在「預覽程式」中標註 PDF、將 PDF 頁面擷取為影像，以及在 Pages 中加入影像。

準備檔案前，先決定讀者需要什麼：

讀者的需求 此報告的處理方式
在說明旁看到已加註的頁面 插入該頁的影像。
讀取 PDF 註解的文字 將註解內容列入報告文字，並視需要附上頁面影像。
繼續修改原始註解 將可編輯的 PDF 與報告檔案一併保留。
查看多個選定的 PDF 頁面 為每個所需頁面準備並插入一張影像。

影像是靜態呈現，標記會成為圖片的一部分。日後若要更改註解，請在原始 PDF 中修改，再重新產生報告影像。報告需要多次修訂時，這項差異格外重要。

準備一份顯示註解的副本

先在「預覽程式」中開啟已加註的 PDF，檢查打算納入的確切頁面。確認每個醒目標示、箭頭、文字標籤及其他有用標記，在預計用於報告的大小下都能清楚傳達意思。

請特別留意註解。Apple 說明，在「預覽程式」中可以關閉註解、點按以檢視，或透過 檢視方式 > 醒目提示和註解 顯示其他註解。單靠註解圖示，可能無法讓報告讀者理解註解內容。製作靜態副本前，請先檢查註解文字，並將重要說明寫入報告內文。在「預覽程式」的 PDF 中加入註解和對話框。

例如，假設一張合成圖表中有一個醒目標示的矩形，以及一則收合的註解：「下一版請使用較大的標籤。」有用的報告圖例應顯示該矩形，旁邊的段落則說明要求更改標籤。不要以為小小的註解符號就能傳達這項說明。

將另一份 PDF 副本扁平化

Apple 區分了儲存可編輯註解與將註解扁平化。在「預覽程式」中，檔案 > 儲存、檔案 > 輸出和檔案 > 輸出為 PDF會保留可編輯的註解。若要將註解扁平化，使其無法編輯，Apple 指定使用檔案 > 列印，接著選擇儲存為 PDF。在「預覽程式」中標註 PDF。

請有意識地運用這項差異：

  1. 儲存已加註的原始檔，以便日後修改其中可編輯的標記。
  2. 在「預覽程式」中選擇檔案 > 列印。
  3. 選擇儲存為 PDF。
  4. 為輸出檔案取一個不同的名稱，例如 diagram-report-copy.pdf。
  5. 開啟儲存的副本，檢查所需頁面後再繼續。

扁平化後，該副本中的註解將無法再編輯。請將原始檔和報告用副本視為不同的工作檔案。請檢查副本，不要假設每一種註解都已變成清楚易讀的頁面說明；若有任何意思未能呈現，請補充到報告文字中。

將每個所需的 PDF 頁面輸出為影像

「預覽程式」的說明包含將 PDF 頁面擷取為影像的具體步驟。這個流程會使用縮覽圖側邊欄選取頁面，因此適合從較長的已加註 PDF 中挑選特定頁面。在「預覽程式」中移除背景或擷取影像。

請對扁平化的副本執行下列步驟：

  1. 在「預覽程式」中開啟 PDF。
  2. 選擇檢視方式 > 縮覽圖。
  3. 在縮覽圖側邊欄中選取所需頁面。
  4. 選擇檔案 > 輸出。
  5. 輸入易於辨識的檔名，並選擇儲存位置。
  6. 開啟格式彈出式選單，選擇 PNG。
  7. 點按儲存。

開啟 PNG，並將它與選取的 PDF 頁面比對。檢查頁面是否正確、註解是否可見，以及圖表或文字的邊緣是否完整。報告需要幾頁，就重複此流程幾次；這個方法會準備個別頁面影像，而不是將整份 PDF 匯入報告。

如果來源 PDF 有三頁，而你只需要第一頁和第三頁，可以使用 diagram-p01.png 和 diagram-p03.png 這類檔名。在檔名中保留來源頁碼，有助於編輯整理：這能避免圖例放錯，也方便日後替換。如果報告中的圖例重新編號，請在工作筆記或圖說中保留來源頁面參照。

在檢查一個代表性頁面之前，請勿處理整份 PDF。先選擇文字最小、註解最細緻的頁面。如果該頁在預期的報告版面中難以閱讀，請先調整呈現方式，再準備其他影像。

在 Pages 中插入並放置頁面影像

在 Pages 中開啟報告，將準備好的 PNG 從 Finder 拖到目標頁面上。Apple 說明，可以將電腦中的影像拖曳至媒體預留位置，或頁面上的其他位置。對已加註的頁面而言，先將影像插入空白處，再進行排版，會更容易檢視完整圖例。在 Mac 上的 Pages 中加入影像。

調整大小，不要拉伸頁面

選取插入的影像，然後在側邊欄中開啟格式 > 排列。在大小下，選取保持比例。你可以拖曳角落的選取控制點，依比例調整大小，也可以在寬度和高度欄位中輸入尺寸。在 Pages 中調整物件大小、旋轉和翻轉物件。

請以讀者實際看到的大小評估結果。如果完整頁面上的註解文字太小，請為圖例騰出更多空間，或在相鄰的報告文字中說明重要細節。朝單一方向拉伸圖片會讓圖表更難判讀；依比例調整大小則可保持原有形狀。

選擇影像如何隨報告文字移動

在文書處理文件中，選取影像並開啟格式 > 排列。在物件位置下，若希望圖例隨相關討論移動，請選擇隨文字移動。在文字環繞下，選擇上下可避免內文出現在影像兩側；選擇與文字排列則可將影像放入文字流中。Apple 說明了這兩種選項及其行為。在 Pages 中將物件與文字一起放置。

這些控制項會依文件類型而異。Apple 指出，頁面佈局文件中的物件會錨定在頁面的某個位置。如果無法選擇與文字排列，請確認你使用的是文書處理文件，且已選取隨文字移動。版面需要固定位置時，請使用固定在頁面上。Pages 物件放置選項。

在影像附近加入一小段說明文字。例如：「圖 2 顯示來源第 3 頁。醒目標示的矩形指出標籤區域；旁邊的註解要求放大標籤。」這樣即使來源中只有簡短的註解符號，報告也能傳達其含義。

Keynote 是否提供更好的匯入方式？

這套 Pages 流程不需要使用 Keynote。Apple 說明可以將影像從 Finder 拖曳至投影片，以插入 Keynote，但其相容性清單並未證明可以將 PDF 開啟為簡報。已說明的影像控制項也未證明可以將 PDF 註解轉換為可編輯的 Keynote 物件。在 Mac 上的 Keynote 中加入影像和Apple 的檔案格式相容性指南。

如果你也需要在簡報中使用相同的已加註圖例，可在 Keynote 投影片中重複使用準備好的 PNG。至於報告本身，請直接將該 PNG 插入 Pages。在「預覽程式」和 Pages 之間加入投影片，並非此處所述受支援流程的必要步驟。

輸出報告並檢查完成的頁面

報告準備就緒後，在 Pages 中選擇檔案 > 輸出至 > PDF。Apple 提供影像品質選單，並說明較高的影像品質會產生較大的檔案。儲存輸出的副本，然後在「預覽程式」中開啟，檢查實際交付的檔案。在 Pages 中轉換為 Word、PDF 或其他檔案格式。

Pages 也提供 PDF 輸出勾選選項，用於處理其智慧型註解和留言。這些設定與已轉換並嵌入 PNG 的 PDF 標記不同，不應將它們視為還原或編輯來源 PDF 註解的控制項。Pages PDF 輸出設定。

請依照以下順序進行最後檢查：

  • PNG 中缺少某項註解： 比較可編輯的 PDF、扁平化副本和 PNG，找出註解在哪個階段消失。
  • 缺少註解的含義： 閱讀原始註解，並將重要內容寫入報告。
  • 圖例離開了相關討論的位置： 檢查 Pages 中的「物件位置」和「文字環繞」設定。
  • 文字太小： 調整圖例在報告中所佔的空間，並再次檢查輸出的 PDF。
  • 顯示了錯誤頁面： 將影像檔名和圖例與來源 PDF 的縮覽圖比對。

請將可編輯的 PDF、準備好的頁面影像和 Pages 文件放在一起，以便日後修訂。完成的報告應讓讀者能在同一處清楚閱讀所選頁面、頁面上可見的註解及你的說明；保留原始檔，則能在註解變更時提供明確的起點。

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