Um eine kommentierte PDF-Seite in einem Pages-Bericht anzuzeigen, erstellen Sie in Vorschau eine reduzierte Kopie, exportieren Sie die gewünschte Seite als PNG und fügen Sie dieses Bild anschließend in Pages ein. So bleibt eine statische Ansicht der Seite erhalten; bewahren Sie die Original-PDF für bearbeitbare Anmerkungen auf.

Dieser Ablauf richtet sich an Mac-Nutzer, die möchten, dass Leser markierte Diagramme, hervorgehobene Passagen oder sichtbare Kommentare neben dem Berichtstext sehen. Er behandelt die Vorbereitung der PDF, das Einfügen ausgewählter Seiten, deren Anordnung im Bericht und die Prüfung des exportierten Ergebnisses.

Was können Pages und Keynote aus einer kommentierten PDF übernehmen?

Apples Dokumentation zur Dateikompatibilität führt PDF weder unter den Dokumentformaten auf, die Pages öffnen kann, noch unter den Präsentationsformaten, die Keynote öffnen kann. Eine PDF als bearbeitbaren Bericht oder Foliensatz zu öffnen, fällt daher nicht unter die dokumentierte Kompatibilität. Davon getrennt ist das Platzieren visueller Inhalte in einem bestehenden Dokument. Apples Leitfaden zur Dateiformatkompatibilität.

Für das gewünschte Ergebnis dokumentiert Apple die nötigen Vorgänge getrennt: Vorschau kann PDF-Anmerkungen reduzieren und einzelne PDF-Seiten als Bild extrahieren; Pages kann Bilder einfügen. Durch die Kombination dieser Vorgänge lassen sich kommentierte Seiten auf unterstützte Weise in einem Bericht anzeigen. Daraus ergibt sich jedoch keine Möglichkeit, die Anmerkungsobjekte der PDF als bearbeitbare Pages-Kommentare zu importieren. Eine PDF in Vorschau kommentieren, eine PDF-Seite als Bild extrahieren und ein Bild in Pages hinzufügen.

Entscheiden Sie vor der Dateivorbereitung, was Ihre Leser benötigen:

Bedarf der Leser Vorgehensweise für diesen Bericht
Eine kommentierte Seite neben Ihrer Erläuterung sehen Ein vorbereitetes Bild dieser Seite einfügen.
Den Wortlaut einer PDF-Notiz lesen Den Wortlaut zusätzlich zu einem gegebenenfalls hilfreichen Seitenbild in den Berichtstext aufnehmen.
Die Originalanmerkungen weiter bearbeiten Die bearbeitbare PDF zusammen mit den Berichtsdateien aufbewahren.
Mehrere ausgewählte PDF-Seiten sehen Für jede benötigte Seite ein Bild vorbereiten und einfügen.

Das Bild ist eine statische Darstellung: Die Markierungen werden Teil des Bildes. Planen Sie spätere Änderungen an den Anmerkungen in der Original-PDF und erstellen Sie anschließend das Berichtsbild neu. Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn ein Bericht mehrere Überarbeitungsrunden durchläuft.

Eine Kopie mit sichtbaren Anmerkungen vorbereiten

Öffnen Sie zunächst die kommentierte PDF in Vorschau und prüfen Sie genau die Seiten, die Sie aufnehmen möchten. Vergewissern Sie sich, dass jede Hervorhebung, jeder Pfeil, jede Textbeschriftung und jede andere hilfreiche Markierung ihre Bedeutung bei der vorgesehenen Größe im Bericht vermittelt.

Achten Sie besonders auf Notizen. Apple dokumentiert, dass sich eine Notiz in Vorschau schließen, anklicken und anzeigen oder zusammen mit anderen Notizen über Darstellung > Markierungen und Notizen einblenden lässt. Ein Notizsymbol allein vermittelt einem Leser möglicherweise nicht den Wortlaut der Notiz. Prüfen Sie diesen Wortlaut, bevor Sie eine statische Kopie erstellen, und nehmen Sie wichtige Erläuterungen in den Berichtstext auf. Notizen und Sprechblasen zu einer PDF in Vorschau hinzufügen.

Angenommen, ein synthetisches Diagramm enthält ein hervorgehobenes Rechteck und eine geschlossene Notiz mit dem Text „Im nächsten Entwurf die größere Beschriftung verwenden.“ Eine hilfreiche Abbildung im Bericht sollte das Rechteck zeigen, während der begleitende Absatz die gewünschte Änderung an der Beschriftung nennt. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein kleines Notizsymbol diese Erklärung liefert.

Eine separate PDF-Kopie reduzieren

Apple unterscheidet zwischen dem Speichern bearbeitbarer Anmerkungen und deren Reduzierung. In Vorschau bleiben Anmerkungen bei Ablage > Sichern, Ablage > Exportieren und Ablage > Als PDF exportieren bearbeitbar. Um Anmerkungen so zu reduzieren, dass sie nicht bearbeitet werden können, gibt Apple Ablage > Drucken und anschließend Als PDF sichern an. Eine PDF in Vorschau kommentieren.

Gehen Sie gezielt wie folgt vor:

  1. Sichern Sie die kommentierte Originaldatei, damit Sie zu ihren bearbeitbaren Markierungen zurückkehren können.
  2. Wählen Sie in Vorschau Ablage > Drucken.
  3. Wählen Sie Als PDF sichern.
  4. Geben Sie der Ausgabedatei einen eigenen Namen, zum Beispiel diagram-report-copy.pdf.
  5. Öffnen Sie die gesicherte Kopie und prüfen Sie die benötigten Seiten, bevor Sie fortfahren.

Beim Reduzieren lassen sich die Anmerkungen in der entstandenen Kopie nicht mehr bearbeiten. Behandeln Sie das Original und die Berichtskopie als separate Arbeitsdateien. Prüfen Sie die Kopie, statt anzunehmen, dass jede Art von Anmerkung zu einer verständlichen Erklärung auf der Seite geworden ist; ergänzen Sie fehlende Bedeutungen im Berichtstext.

Jede benötigte PDF-Seite als Bild exportieren

Die Dokumentation zu Vorschau enthält eine spezielle Anleitung zum Extrahieren einer PDF-Seite als Bild. Dabei wird die Seitenleiste mit Miniaturen verwendet, um die Seite auszuwählen. So lässt sich gezielt eine bestimmte Seite aus einer längeren kommentierten PDF auswählen. Hintergrund entfernen oder ein Bild in Vorschau extrahieren.

Führen Sie diese Schritte mit der reduzierten Kopie aus:

  1. Öffnen Sie die PDF in Vorschau.
  2. Wählen Sie Darstellung > Miniaturen.
  3. Wählen Sie in der Seitenleiste mit Miniaturen die gewünschte Seite aus.
  4. Wählen Sie Ablage > Exportieren.
  5. Geben Sie einen aussagekräftigen Dateinamen ein und wählen Sie einen Speicherort.
  6. Öffnen Sie das Einblendmenü Format und wählen Sie PNG.
  7. Klicken Sie auf Sichern.

Öffnen Sie die PNG-Datei und vergleichen Sie sie mit der ausgewählten PDF-Seite. Prüfen Sie die Seitenzuordnung, die sichtbaren Anmerkungen und die Ränder des Diagramms oder Textes. Wiederholen Sie den Vorgang für jede Seite, die Ihr Bericht benötigt. Mit diesem Verfahren bereiten Sie einzelne Seitenbilder vor, statt eine ganze PDF in den Bericht zu importieren.

Wenn Sie eine dreiseitige Quelldatei haben, von der nur Seite eins und drei relevant sind, verwenden Sie Namen wie diagram-p01.png und diagram-p03.png. Die Quellseitenzahl im Dateinamen hilft Ihnen, Abbildungen nicht zu vertauschen und sie später leichter zu ersetzen. Wenn Sie die Abbildungen im Bericht neu nummerieren, behalten Sie den Verweis auf die Quellseite in Ihren Arbeitsnotizen oder der Bildunterschrift bei.

Verarbeiten Sie nicht die ganze PDF, bevor Sie eine repräsentative Seite geprüft haben. Wählen Sie zuerst eine Seite mit dem kleinsten Text und den detailliertesten Anmerkungen. Wenn diese Seite im vorgesehenen Berichtslayout schwer lesbar ist, klären Sie die Darstellung, bevor Sie die übrigen Bilder vorbereiten.

Das Seitenbild in Pages einfügen und positionieren

Öffnen Sie Ihren Bericht in Pages und ziehen Sie die vorbereitete PNG-Datei aus dem Finder auf die gewünschte Seite. Apple dokumentiert, dass Sie ein Bild von Ihrem Computer entweder auf einen Medienplatzhalter oder an eine andere Stelle auf der Seite ziehen können. Bei einer kommentierten Seite lässt sich die vollständige Abbildung leichter prüfen, wenn Sie sie zunächst in einen freien Bereich einfügen. Ein Bild in Pages auf dem Mac hinzufügen.

Die Größe anpassen, ohne die Seite zu verzerren

Wählen Sie das eingefügte Bild aus und öffnen Sie in der Seitenleiste Format > Anordnen. Wählen Sie unter Größe die Option Proportionen beibehalten. Sie können zum proportionalen Anpassen einen Auswahlpunkt an einer Ecke ziehen oder in die Felder Breite und Höhe Maße eingeben. Objekte in Pages vergrößern, drehen und spiegeln.

Beurteilen Sie das Ergebnis in der Größe, in der Ihre Leser es sehen werden. Wenn der Text der Anmerkungen auf der ganzen Seite zu klein ist, geben Sie der Abbildung mehr Platz oder erläutern Sie das wichtige Detail im benachbarten Berichtstext. Wenn Sie das Bild nur in eine Richtung strecken, wird das Diagramm schwerer verständlich; proportionale Größenanpassung bewahrt seine ursprüngliche Form.

Festlegen, wie sich das Bild mit dem Berichtstext bewegt

Wählen Sie in einem Textverarbeitungsdokument das Bild aus und öffnen Sie Format > Anordnen. Wählen Sie unter Objektplatzierung die Option Mit Text bewegen, wenn die Abbildung dem zugehörigen Abschnitt folgen soll. Wählen Sie unter Textumbruch die Option Oben und unten, damit der Fließtext nicht seitlich am Bild entlangläuft, oder Mit Text in Zeile, um das Bild in den Textfluss einzufügen. Apple dokumentiert beide Optionen und ihre Funktionsweise. Objekte mit Text in Pages platzieren.

Diese Steuerelemente hängen vom Dokumenttyp ab. Apple gibt an, dass Objekte in einem Seitenlayoutdokument an einer Stelle auf der Seite verankert sind. Wenn Mit Text in Zeile nicht verfügbar ist, prüfen Sie, ob Sie in einem Textverarbeitungsdokument arbeiten und Mit Text bewegen ausgewählt ist. Wählen Sie Auf Seite fixieren, wenn eine feste Position für das Layout geeignet ist. Optionen zur Objektplatzierung in Pages.

Fügen Sie einen kurzen erklärenden Absatz in der Nähe des Bildes ein. Ein hilfreiches Beispiel wäre: „Abbildung 2 zeigt Quellseite 3. Das hervorgehobene Rechteck kennzeichnet den Beschriftungsbereich; die begleitende Notiz fordert eine größere Beschriftung.“ So vermittelt der Bericht die Einordnung auch dann, wenn die Quelle kompakte Anmerkungssymbole enthält.

Bietet Keynote einen besseren Importweg?

Keynote ist für diesen Pages-Ablauf nicht erforderlich. Apple dokumentiert, dass Sie Bilder in Keynote einfügen können, indem Sie sie aus dem Finder auf eine Folie ziehen. Die Kompatibilitätsliste belegt jedoch nicht, dass sich eine PDF als Präsentation öffnen lässt. Auch die dokumentierten Bildfunktionen ermöglichen keine Umwandlung von PDF-Anmerkungen in bearbeitbare Keynote-Objekte. Ein Bild in Keynote auf dem Mac hinzufügen und Apples Leitfaden zur Dateiformatkompatibilität.

Wenn Sie dieselbe kommentierte Abbildung auch in einer Präsentation benötigen, verwenden Sie die vorbereitete PNG-Datei erneut auf einer Keynote-Folie. Fügen Sie sie für den Bericht direkt in Pages ein. Eine Folie zwischen Vorschau und Pages einzufügen, ist für den hier beschriebenen unterstützten Weg nicht erforderlich.

Den Bericht exportieren und die fertigen Seiten prüfen

Wenn der Bericht fertig ist, wählen Sie in Pages Ablage > Exportieren > PDF. Apple stellt ein Menü für die Bildqualität bereit und erklärt, dass eine höhere Bildqualität zu einer größeren Datei führt. Sichern Sie die exportierte Kopie und öffnen Sie sie anschließend in Vorschau, um das tatsächliche Ergebnis zu prüfen. Pages in Word, PDF oder ein anderes Dateiformat konvertieren.

Pages bietet beim PDF-Export außerdem Kontrollkästchen für die eigenen intelligenten Anmerkungen und Kommentare. Diese Einstellungen unterscheiden sich von den PDF-Markierungen, die bereits in die eingefügte PNG-Datei übernommen wurden. Sie sollten nicht als Steuerelemente zum Wiederherstellen oder Bearbeiten der Anmerkungen aus der Quell-PDF betrachtet werden. PDF-Exporteinstellungen in Pages.

Gehen Sie bei der abschließenden Prüfung wie folgt vor:

  • Eine Anmerkung fehlt in der PNG-Datei: Vergleichen Sie die bearbeitbare PDF, die reduzierte Kopie und die PNG-Datei, um festzustellen, in welchem Schritt sie verschwindet.
  • Die Bedeutung einer Notiz fehlt: Lesen Sie die Originalnotiz und nehmen Sie ihren wesentlichen Wortlaut in den Bericht auf.
  • Die Abbildung verschiebt sich von der zugehörigen Erklärung weg: Prüfen Sie in Pages die Optionen für Objektplatzierung und Textumbruch.
  • Der Text ist zu klein: Passen Sie den Platz für die Abbildung im Bericht an und prüfen Sie die exportierte PDF erneut.
  • Die falsche Seite wird angezeigt: Vergleichen Sie den Dateinamen und die Abbildung mit den PDF-Miniaturen der Quelldatei.

Bewahren Sie die bearbeitbare PDF, die vorbereiteten Seitenbilder und das Pages-Dokument für spätere Überarbeitungen zusammen auf. Ein fertiger Bericht sollte die ausgewählte Seite, ihre sichtbaren Anmerkungen und Ihre Erläuterung an einer Stelle verständlich darstellen. Mit dem aufbewahrten Original haben Sie einen klaren Ausgangspunkt, wenn sich die Anmerkungen ändern.

Quellen