Als je een geannoteerde PDF-pagina in een Pages-rapport wilt weergeven, maak je in Voorvertoning een afgevlakte kopie, exporteer je de benodigde pagina als PNG en voeg je die afbeelding vervolgens in Pages in. Zo behoud je een statische weergave van de pagina; bewaar de oorspronkelijke PDF voor bewerkbare annotaties.

Deze werkwijze is bedoeld voor Mac-gebruikers die lezers gemarkeerde diagrammen, gemarkeerde tekstfragmenten of zichtbare opmerkingen naast de rapporttekst willen laten zien. Je leest hoe je de PDF voorbereidt, geselecteerde pagina’s invoegt, ze in het rapport plaatst en het geëxporteerde resultaat controleert.

Wat kunnen Pages en Keynote behouden van een geannoteerde PDF?

Apple vermeldt PDF niet bij de documentindelingen die Pages kan openen, noch bij de presentatie-indelingen die Keynote kan openen. Een PDF openen als bewerkbaar rapport of als diavoorstelling valt daarom buiten de gedocumenteerde compatibiliteit. Dit staat los van het plaatsen van visuele inhoud in een bestaand document. Apple’s compatibiliteitsgids voor bestandsindelingen.

Voor het hier beoogde resultaat documenteert Apple de benodigde handelingen afzonderlijk: in Voorvertoning kun je PDF-annotaties afvlakken en een afzonderlijke PDF-pagina als afbeelding extraheren; in Pages kun je afbeeldingen invoegen. Door die handelingen te combineren, kun je geannoteerde pagina’s op een ondersteunde manier in een rapport weergeven. Dit biedt geen manier om de annotatieobjecten uit de PDF als bewerkbare opmerkingen in Pages te importeren. Een PDF annoteren in Voorvertoning, een PDF-pagina als afbeelding extraheren en een afbeelding toevoegen in Pages.

Bepaal voordat je de bestanden voorbereidt wat je lezer nodig heeft:

Wat de lezer nodig heeft Aanpak voor dit rapport
Een geannoteerde pagina naast je toelichting zien Voeg een voorbereide afbeelding van die pagina in.
De tekst van een PDF-notitie lezen Neem de tekst ook op in het rapport, naast eventuele bruikbare pagina-afbeeldingen.
De oorspronkelijke annotaties blijven aanpassen Bewaar de bewerkbare PDF bij je rapportbestanden.
Verschillende geselecteerde PDF-pagina’s zien Bereid voor elke benodigde pagina een afbeelding voor en voeg die in.

De afbeelding is een statische weergave: de markeringen worden onderdeel van het plaatje. Plan eventuele latere wijzigingen van de annotaties in de oorspronkelijke PDF en maak daarna de rapportafbeelding opnieuw. Dit onderscheid is belangrijk als een rapport meerdere revisies doorloopt.

Bereid een kopie voor waarin de annotaties zichtbaar zijn

Open de geannoteerde PDF in Voorvertoning en controleer precies welke pagina’s je wilt opnemen. Controleer of elke markering, pijl, tekstlabel en andere bruikbare aanduiding de bedoelde betekenis overbrengt op het formaat dat je in het rapport wilt gebruiken.

Let vooral op notities. Apple vermeldt dat je een notitie in Voorvertoning kunt sluiten, erop kunt klikken om de tekst te bekijken of alle notities kunt weergeven via Weergave > Markeringen en notities. Een notitiepictogram alleen maakt de inhoud ervan mogelijk niet duidelijk voor de lezer van het rapport. Controleer de tekst voordat je een statische kopie maakt en neem belangrijke uitleg op in de rapporttekst. Notities en tekstballonnen aan een PDF toevoegen in Voorvertoning.

Stel bijvoorbeeld dat een synthetisch diagram een gemarkeerde rechthoek bevat en een gesloten notitie met de tekst ‘Gebruik in de volgende versie het grotere label’. Een bruikbare afbeelding in het rapport moet de rechthoek tonen, terwijl de begeleidende alinea vermeldt welk label moet worden aangepast. Ga er niet van uit dat een klein notitiesymbool die uitleg geeft.

Maak een afzonderlijke, afgevlakte PDF-kopie

Apple maakt onderscheid tussen bewerkbare annotaties bewaren en annotaties afvlakken. In Voorvertoning behouden Archief > Bewaar, Archief > Exporteer en Archief > Exporteer als PDF de bewerkbare annotaties. Als je annotaties wilt afvlakken zodat ze niet meer bewerkbaar zijn, schrijft Apple voor dat je Archief > Druk af kiest en vervolgens Bewaar als PDF. Een PDF annoteren in Voorvertoning.

Volg dit onderscheid bewust:

  1. Bewaar het geannoteerde origineel, zodat je de bewerkbare markeringen later nog kunt aanpassen.
  2. Kies in Voorvertoning Archief > Druk af.
  3. Selecteer Bewaar als PDF.
  4. Geef het uitvoerbestand een andere naam, zoals diagram-report-copy.pdf.
  5. Open de bewaarde kopie en controleer de benodigde pagina’s voordat je verdergaat.

Na het afvlakken kun je de annotaties in de nieuwe kopie niet meer bewerken. Behandel het origineel en de kopie voor het rapport als afzonderlijke werkbestanden. Controleer de kopie in plaats van ervan uit te gaan dat elke soort annotatie een leesbare uitleg op de pagina is geworden; voeg ontbrekende informatie toe aan de rapporttekst.

Exporteer elke benodigde PDF-pagina als afbeelding

De documentatie van Voorvertoning beschrijft een specifieke procedure om een PDF-pagina als afbeelding te extraheren. Daarbij gebruik je de navigatiekolom met miniaturen om de pagina te selecteren. Zo kun je een specifieke pagina uit een langere geannoteerde PDF kiezen. Een achtergrond verwijderen of een afbeelding extraheren in Voorvertoning.

Volg deze stappen met de afgevlakte kopie:

  1. Open de PDF in Voorvertoning.
  2. Kies Weergave > Miniaturen.
  3. Selecteer de benodigde pagina in de navigatiekolom met miniaturen.
  4. Kies Archief > Exporteer.
  5. Voer een duidelijke bestandsnaam in en kies een opslaglocatie.
  6. Open het venstermenu Structuur en kies PNG.
  7. Klik op Bewaar.

Open de PNG en vergelijk die met de geselecteerde PDF-pagina. Controleer of het de juiste pagina is, of de annotaties zichtbaar zijn en of de randen van het diagram of de tekst intact zijn. Herhaal dit voor elke pagina die je rapport nodig heeft; deze procedure maakt afzonderlijke pagina-afbeeldingen en importeert niet de hele PDF in het rapport.

Als je bron uit drie pagina’s bestaat en alleen pagina één en drie van belang zijn, gebruik dan namen zoals diagram-p01.png en diagram-p03.png. Het paginanummer van de bron opnemen in elke bestandsnaam is handig voor de redactie: zo voorkom je dat je afbeeldingen verwisselt en kun je ze later makkelijker vervangen. Als je de afbeeldingen in het rapport anders nummert, vermeld dan het paginanummer van de bron in je werknotities of bijschrift.

Verwerk niet meteen de hele PDF voordat je één representatieve pagina hebt gecontroleerd. Kies eerst een pagina met de kleinste tekst en de meest gedetailleerde annotaties. Als die pagina in de beoogde rapportindeling moeilijk leesbaar is, los dan eerst het presentatieprobleem op voordat je de overige afbeeldingen voorbereidt.

Voeg de pagina-afbeelding in en plaats die in Pages

Open je rapport in Pages en sleep de voorbereide PNG vanuit de Finder naar de gewenste pagina. Apple vermeldt dat je een afbeelding vanaf je computer naar een mediaplaatshouder of een andere plek op de pagina kunt slepen. Als je een geannoteerde pagina invoegt, kun je de volledige afbeelding eerst makkelijker bekijken wanneer je die in een lege ruimte plaatst. Een afbeelding toevoegen in Pages op de Mac.

Stel het formaat in zonder de pagina uit te rekken

Selecteer de ingevoegde afbeelding en open vervolgens Opmaak > Rangschik in de navigatiekolom. Selecteer onder Grootte de optie Verhoudingen behouden. Je kunt een hoekgreep slepen om de afbeelding proportioneel te verkleinen of te vergroten, of afmetingen invoeren in de velden Breedte en Hoogte. Objecten in Pages vergroten, verkleinen, roteren en spiegelen.

Beoordeel het resultaat op het formaat waarop lezers de afbeelding te zien krijgen. Als de tekst in de annotaties te klein wordt wanneer de volledige pagina wordt weergegeven, geef de afbeelding dan meer ruimte of licht de belangrijke details toe in de rapporttekst ernaast. Als je de afbeelding in één richting uitrekt, wordt het diagram lastiger te interpreteren; door de verhoudingen te behouden, blijft de oorspronkelijke vorm intact.

Bepaal hoe de afbeelding met de rapporttekst meebeweegt

Selecteer in een tekstverwerkingsdocument de afbeelding en open Opmaak > Rangschik. Kies onder Objectplaatsing de optie Meebewegen met tekst als de afbeelding bij de bespreking ervan moet blijven staan. Kies onder Tekstterugloop de optie Boven en onder om tekst aan de zijkanten te vermijden, of In lijn met tekst om de afbeelding in de tekststroom te plaatsen. Apple beschrijft beide opties en hun werking. Objecten met tekst plaatsen in Pages.

Deze instellingen zijn afhankelijk van het documenttype. Volgens Apple zijn objecten in paginalay-outdocumenten verankerd op een vaste plek op de pagina. Als In lijn met tekst niet beschikbaar is, controleer dan of je in een tekstverwerkingsdocument werkt en Meebewegen met tekst hebt geselecteerd. Gebruik Op pagina blijven als een vaste positie bij de lay-out past. Opties voor objectplaatsing in Pages.

Zet een korte toelichting bij de afbeelding. Een bruikbaar voorbeeld is: ‘Afbeelding 2 toont bronpagina 3. De gemarkeerde rechthoek geeft het labelgebied aan; de bijbehorende notitie vraagt om een groter label.’ Zo bevat het rapport zelf de uitleg, ook als de bron compacte annotatiesymbolen gebruikt.

Biedt Keynote een betere manier om de PDF te importeren?

Keynote is niet nodig voor deze Pages-werkwijze. Apple beschrijft hoe je afbeeldingen aan Keynote toevoegt door ze vanuit de Finder naar een dia te slepen, maar de compatibiliteitslijst bevestigt niet dat je een PDF als presentatie kunt openen. De beschreven afbeeldingsopties bieden evenmin een manier om PDF-annotaties om te zetten in bewerkbare Keynote-objecten. Een afbeelding toevoegen in Keynote op de Mac en Apple’s compatibiliteitsgids voor bestandsindelingen.

Als je dezelfde geannoteerde afbeelding ook in een presentatie nodig hebt, gebruik dan de voorbereide PNG op een Keynote-dia. Voeg die PNG voor het rapport rechtstreeks in Pages in. Een dia invoegen tussen Voorvertoning en Pages voegt geen noodzakelijke stap toe aan de hier beschreven ondersteunde werkwijze.

Exporteer het rapport en controleer de voltooide pagina’s

Als het rapport klaar is, kies je in Pages Archief > Exporteer naar > PDF. Apple biedt een menu Afbeeldingskwaliteit en legt uit dat een hogere beeldkwaliteit een groter bestand oplevert. Bewaar de geëxporteerde kopie en open die vervolgens in Voorvertoning om het uiteindelijke bestand te controleren. Converteer Pages-, Numbers- of Keynote-bestanden naar Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF en meer.

Pages heeft ook selectievakjes voor de export van slimme annotaties en opmerkingen in Pages. Deze instellingen staan los van de PDF-markeringen die al in de ingevoegde PNG zijn weergegeven. Je kunt ze niet gebruiken om annotaties uit de oorspronkelijke PDF terug te halen of te bewerken. Instellingen voor PDF-export in Pages.

Doorloop deze laatste controles:

  • Een annotatie ontbreekt in de PNG: vergelijk de bewerkbare PDF, de afgevlakte kopie en de PNG om vast te stellen bij welke stap de annotatie verdwijnt.
  • De betekenis van een notitie ontbreekt: lees de oorspronkelijke notitie en neem de belangrijkste tekst ervan op in het rapport.
  • De afbeelding staat niet meer bij de bespreking ervan: controleer in Pages de instellingen voor Objectplaatsing en Tekstterugloop.
  • De tekst is te klein: pas de ruimte voor de afbeelding in het rapport aan en controleer de geëxporteerde PDF opnieuw.
  • De verkeerde pagina wordt getoond: vergelijk de bestandsnaam van de afbeelding en de figuur met de miniaturen van de bron-PDF.

Bewaar de bewerkbare PDF, de voorbereide pagina-afbeeldingen en het Pages-document samen voor toekomstige revisies. In een afgerond rapport moeten de geselecteerde pagina, de zichtbare annotaties en je toelichting op één plek leesbaar zijn; met het bewaarde origineel kun je aanpassingen van die annotaties eenvoudig verwerken.

Bronnen