Pages रिपोर्ट में एनोटेट किया गया PDF पेज दिखाने के लिए, Preview में उसकी एक कॉपी को फ़्लैटन करें, ज़रूरी पेज को PNG के रूप में एक्सपोर्ट करें, फिर उस इमेज को Pages में डालें। इससे पेज का स्थिर दृश्य सुरक्षित रहता है; संपादन योग्य एनोटेशन के लिए मूल PDF रखें।

यह तरीका उन Mac उपयोगकर्ताओं के लिए है जिन्हें पाठकों को रिपोर्ट के पाठ के साथ चिह्नित आरेख, हाइलाइट किए गए अंश या दिखाई देने वाली टिप्पणियाँ दिखानी हैं। इसमें PDF तैयार करना, चुने हुए पेज डालना, उन्हें रिपोर्ट में व्यवस्थित करना और एक्सपोर्ट किए गए परिणाम की जाँच करना शामिल है।

Pages और Keynote एनोटेट किए गए PDF से क्या सुरक्षित रख सकते हैं?

Apple का फ़ाइल संगतता दस्तावेज़ PDF को उन दस्तावेज़ फ़ॉर्मैट में सूचीबद्ध नहीं करता जिन्हें Pages खोल सकता है, या उन प्रस्तुति फ़ॉर्मैट में जिन्हें Keynote खोल सकता है। इसलिए PDF को संपादन योग्य रिपोर्ट या स्लाइड डेक के रूप में खोलना, दस्तावेज़ित संगतता के दायरे से बाहर है। यह किसी मौजूदा दस्तावेज़ में दृश्य सामग्री रखने से अलग है। Apple की फ़ाइल फ़ॉर्मैट संगतता मार्गदर्शिका।

यहाँ अपेक्षित परिणाम के लिए Apple आवश्यक कार्रवाइयों को अलग-अलग दस्तावेज़ित करता है: Preview PDF एनोटेशन को फ़्लैटन कर सकता है और किसी PDF के अलग पेज को इमेज के रूप में निकाल सकता है; Pages इमेज डाल सकता है। इन कार्रवाइयों को मिलाकर रिपोर्ट में एनोटेट किए गए पेज दिखाने का समर्थित तरीका मिलता है। इससे PDF के एनोटेशन ऑब्जेक्ट को संपादन योग्य Pages टिप्पणियों के रूप में आयात करने का तरीका स्थापित नहीं होता। Preview में PDF पर एनोटेट करें, PDF पेज को इमेज के रूप में निकालें, और Pages में इमेज जोड़ें।

फ़ाइलें तैयार करने से पहले तय करें कि आपके पाठक को क्या चाहिए:

पाठक की ज़रूरत इस रिपोर्ट के लिए तरीका
अपने स्पष्टीकरण के साथ एनोटेट किया गया पेज देखना उस पेज की तैयार की गई इमेज डालें।
PDF नोट का पाठ पढ़ना उपयोगी पेज इमेज के साथ नोट का पाठ भी रिपोर्ट में शामिल करें।
मूल एनोटेशन में बदलाव करते रहना संपादन योग्य PDF को रिपोर्ट फ़ाइलों के साथ रखें।
PDF के कई चुने हुए पेज देखना हर ज़रूरी पेज के लिए एक इमेज तैयार करके डालें।

इमेज पेज का स्थिर रूप है: उसके चिह्न चित्र का हिस्सा बन जाते हैं। बाद में एनोटेशन बदलने हों, तो मूल PDF में बदलाव करें और फिर रिपोर्ट की इमेज दोबारा तैयार करें। कई संशोधनों से गुजरने वाली रिपोर्ट के लिए यह अंतर महत्वपूर्ण है।

दिखाई देने वाले एनोटेशन के साथ एक कॉपी तैयार करें

एनोटेट किया गया PDF Preview में खोलें और उन पेजों को ध्यान से देखें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। पुष्टि करें कि हर हाइलाइट, तीर, पाठ लेबल और अन्य उपयोगी चिह्न रिपोर्ट में अपेक्षित आकार पर अपना अर्थ स्पष्ट करते हैं।

नोट्स पर खास ध्यान दें। Apple के दस्तावेज़ के अनुसार, Preview में किसी नोट को बंद किया जा सकता है, देखने के लिए क्लिक किया जा सकता है या View > Highlights and Notes के ज़रिए अन्य नोट्स के साथ दिखाया जा सकता है। केवल नोट का आइकन रिपोर्ट के पाठक को उसका पाठ नहीं बता सकता। स्थिर कॉपी बनाने से पहले नोट का पाठ पढ़ें और ज़रूरी स्पष्टीकरण रिपोर्ट के पाठ में जोड़ें। Preview में PDF पर नोट और स्पीच बबल जोड़ें।

उदाहरण के लिए, मान लें कि किसी कृत्रिम आरेख में एक हाइलाइट किया हुआ आयत है और उसमें बंद नोट लिखा है, “अगले ड्राफ़्ट में बड़ा लेबल इस्तेमाल करें।” रिपोर्ट के उपयोगी चित्र में आयत दिखना चाहिए, जबकि साथ के अनुच्छेद में माँगे गए लेबल बदलाव का उल्लेख होना चाहिए। यह न मानें कि छोटा-सा नोट चिह्न अपने आप यह स्पष्टीकरण दे देगा।

अलग PDF कॉपी को फ़्लैटन करें

Apple संपादन योग्य एनोटेशन सुरक्षित रखने और उन्हें फ़्लैटन करने के बीच अंतर बताता है। Preview में File > Save, File > Export और File > Export to PDF संपादन योग्य एनोटेशन सुरक्षित रखते हैं। एनोटेशन को फ़्लैटन करने के लिए, ताकि उन्हें संपादित न किया जा सके, Apple File > Print चुनने और फिर Save as PDF करने का निर्देश देता है। Preview में PDF पर एनोटेट करें।

इस अंतर का सोच-समझकर उपयोग करें:

  1. एनोटेट किया गया मूल PDF सेव करें, ताकि आप उसके संपादन योग्य चिह्नों पर वापस जा सकें।
  2. Preview में File > Print चुनें।
  3. Save as PDF चुनें।
  4. आउटपुट को अलग नाम दें, जैसे diagram-report-copy.pdf।
  5. आगे बढ़ने से पहले सेव की गई कॉपी खोलें और ज़रूरी पेजों की जाँच करें।

फ़्लैटन करने से बनी कॉपी में उन एनोटेशन को संपादित करने की क्षमता हट जाती है। मूल PDF और रिपोर्ट वाली कॉपी को अलग-अलग कार्य फ़ाइलों के रूप में रखें। यह मानकर चलने के बजाय कि हर प्रकार का एनोटेशन पेज पर पढ़ने योग्य स्पष्टीकरण बन गया है, कॉपी की जाँच करें; जो अर्थ छूट गया हो, उसे रिपोर्ट के पाठ में जोड़ें।

हर ज़रूरी PDF पेज को इमेज के रूप में एक्सपोर्ट करें

Preview के दस्तावेज़ में PDF पेज को इमेज के रूप में निकालने की एक खास प्रक्रिया शामिल है। इसमें पेज चुनने के लिए थंबनेल साइडबार का उपयोग होता है, इसलिए लंबे एनोटेट किए गए PDF में से कोई खास पेज चुनना आसान है। Preview में बैकग्राउंड हटाएँ या इमेज निकालें।

फ़्लैटन की गई कॉपी पर ये चरण अपनाएँ:

  1. PDF को Preview में खोलें।
  2. View > Thumbnails चुनें।
  3. थंबनेल साइडबार में ज़रूरी पेज चुनें।
  4. File > Export चुनें।
  5. अर्थपूर्ण फ़ाइल नाम दर्ज करें और सेव करने की जगह चुनें।
  6. Format पॉप-अप मेनू खोलें और PNG चुनें।
  7. Save पर क्लिक करें।

PNG खोलें और चुने हुए PDF पेज से उसकी तुलना करें। पेज की पहचान, दिखाई देने वाले एनोटेशन और आरेख या पाठ के किनारों की जाँच करें। रिपोर्ट के लिए ज़रूरी हर पेज पर यही प्रक्रिया दोहराएँ; इससे अलग-अलग पेज इमेज तैयार होती हैं, पूरा PDF रिपोर्ट में आयात नहीं होता।

अगर तीन पेज वाले स्रोत में केवल पहला और तीसरा पेज ज़रूरी है, तो diagram-p01.png और diagram-p03.png जैसे नाम रखें। फ़ाइल नाम में स्रोत पेज नंबर रखने से संपादकीय काम आसान होता है: इससे चित्रों की अदला-बदली से बचने और बाद में उन्हें बदलने में मदद मिलती है। अगर रिपोर्ट में चित्रों के नंबर बदलें, तो अपने कार्य नोट्स या कैप्शन में स्रोत पेज का संदर्भ रखें।

किसी प्रतिनिधि पेज की जाँच किए बिना पूरी PDF को प्रोसेस करने से बचें। ऐसा पेज चुनें जिसमें सबसे छोटा पाठ और सबसे विस्तृत एनोटेशन हों। अगर रिपोर्ट के तय लेआउट में उस पेज को पढ़ना कठिन है, तो बाकी इमेज तैयार करने से पहले उसे ठीक करें।

Pages में पेज इमेज डालें और उसकी स्थिति तय करें

Pages में अपनी रिपोर्ट खोलें और Finder से तैयार PNG को इच्छित पेज पर खींचें। Apple दस्तावेज़ में कंप्यूटर से किसी इमेज को मीडिया प्लेसहोल्डर या पेज पर किसी अन्य जगह खींचने का तरीका दिया गया है। एनोटेट किए गए पेज के लिए, उसे किसी खाली जगह पर डालने से व्यवस्थित करने से पहले पूरे चित्र की जाँच करना आसान होता है। Mac पर Pages में इमेज जोड़ें।

पेज को खींचे बिना उसका आकार तय करें

डाली गई इमेज चुनें, फिर साइडबार में Format > Arrange खोलें। Size के अंतर्गत Constrain proportions चुनें। इमेज का आकार अनुपात के अनुसार बदलने के लिए कोने का चयन हैंडल खींचें या Width और Height फ़ील्ड में माप दर्ज करें। Pages में ऑब्जेक्ट का आकार बदलें, घुमाएँ और पलटें।

नतीजे को उसी आकार में परखें जिसमें पाठक उसे देखेंगे। अगर पूरे पेज की इमेज में एनोटेशन का पाठ बहुत छोटा है, तो चित्र को ज़्यादा जगह दें या ज़रूरी जानकारी साथ के रिपोर्ट पाठ में समझाएँ। इमेज को एक दिशा में खींचने से आरेख समझना कठिन हो जाता है; अनुपात बनाए रखने से उसका मूल आकार सुरक्षित रहता है।

तय करें कि इमेज रिपोर्ट के पाठ के साथ कैसे चलेगी

वर्ड-प्रोसेसिंग रिपोर्ट में इमेज चुनें और Format > Arrange खोलें। Object Placement के अंतर्गत, अगर चित्र को उससे जुड़ी चर्चा के साथ आगे बढ़ना चाहिए तो Move with Text चुनें। Text Wrap के अंतर्गत, पाठ को चित्र के किनारों से दूर रखने के लिए Above and Below चुनें, या इमेज को पाठ के प्रवाह में रखने के लिए Inline with Text चुनें। Apple इन दोनों विकल्पों और उनके व्यवहार का दस्तावेज़ देता है। Pages में ऑब्जेक्ट को पाठ के साथ रखें।

ये नियंत्रण दस्तावेज़ के प्रकार पर निर्भर करते हैं। Apple के अनुसार, पेज लेआउट दस्तावेज़ों में ऑब्जेक्ट पेज पर एक जगह से जुड़े होते हैं। अगर Inline with Text उपलब्ध नहीं है, तो जाँचें कि आप वर्ड-प्रोसेसिंग दस्तावेज़ में काम कर रहे हैं और Move with Text चुना हुआ है। लेआउट में स्थिर जगह उपयुक्त हो तो Stay on Page चुनें। Pages में ऑब्जेक्ट रखने के विकल्प।

इमेज के पास एक छोटा व्याख्यात्मक अनुच्छेद जोड़ें। एक उपयोगी उदाहरण है: “चित्र 2 में स्रोत का पेज 3 दिखाया गया है। हाइलाइट किया गया आयत लेबल का क्षेत्र बताता है; साथ के नोट में बड़ा लेबल बनाने का अनुरोध है।” इससे मूल स्रोत में छोटे एनोटेशन चिह्न होने पर भी रिपोर्ट में उनका अर्थ स्पष्ट रहता है।

क्या Keynote आयात का बेहतर तरीका देता है?

इस Pages कार्यप्रवाह में Keynote की ज़रूरत नहीं है। Apple Finder से इमेज को स्लाइड पर खींचकर Keynote में डालने का तरीका दस्तावेज़ित करता है, लेकिन उसकी संगतता सूची PDF को प्रस्तुति के रूप में खोलने की पुष्टि नहीं करती। दस्तावेज़ित इमेज नियंत्रण भी PDF एनोटेशन को संपादन योग्य Keynote ऑब्जेक्ट में बदलने का तरीका नहीं बताते। Mac पर Keynote में इमेज जोड़ें और Apple की फ़ाइल फ़ॉर्मैट संगतता मार्गदर्शिका।

अगर आपको वही एनोटेट किया गया चित्र प्रस्तुति में भी चाहिए, तो तैयार PNG को Keynote स्लाइड पर दोबारा इस्तेमाल करें। रिपोर्ट के लिए उस PNG को सीधे Pages में डालें। यहाँ बताए गए समर्थित तरीके में Preview और Pages के बीच स्लाइड जोड़ने का कोई ज़रूरी चरण नहीं है।

रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें और तैयार पेजों की जाँच करें

रिपोर्ट तैयार होने पर Pages में File > Export To > PDF चुनें। Apple Image Quality मेनू देता है और बताता है कि उच्च इमेज गुणवत्ता से फ़ाइल बड़ी होती है। एक्सपोर्ट की गई कॉपी सेव करें, फिर वास्तविक तैयार फ़ाइल की जाँच के लिए उसे Preview में खोलें। Pages में Word, PDF या किसी अन्य फ़ाइल फ़ॉर्मैट में बदलें।

Pages अपने स्मार्ट एनोटेशन और टिप्पणियों के लिए PDF एक्सपोर्ट चेकबॉक्स भी देता है। ये सेटिंग्स उस PDF चिह्न से अलग हैं जो आपकी डाली गई PNG में पहले ही रेंडर हो चुका है। इन्हें स्रोत PDF के एनोटेशन वापस पाने या संपादित करने के नियंत्रण न समझें। Pages की PDF एक्सपोर्ट सेटिंग्स।

अंतिम जाँच के लिए यह क्रम अपनाएँ:

  • PNG में कोई एनोटेशन नहीं दिख रहा: संपादन योग्य PDF, फ़्लैटन की गई कॉपी और PNG की तुलना करें, ताकि पता चले कि वह पहली बार किस चरण में गायब हुआ।
  • नोट का अर्थ नहीं दिख रहा: मूल नोट पढ़ें और उसका ज़रूरी पाठ रिपोर्ट में शामिल करें।
  • चित्र चर्चा से दूर चला जाता है: Pages में Object Placement और Text Wrap की जाँच करें।
  • पाठ बहुत छोटा है: रिपोर्ट में चित्र के लिए जगह बढ़ाएँ और एक्सपोर्ट की गई PDF फिर जाँचें।
  • गलत पेज दिखाई देता है: इमेज के फ़ाइल नाम और चित्र की तुलना स्रोत PDF के थंबनेल से करें।

भविष्य में बदलाव के लिए संपादन योग्य PDF, तैयार पेज इमेज और Pages दस्तावेज़ को साथ रखें। तैयार रिपोर्ट में चुना हुआ पेज, उसके दिखाई देने वाले एनोटेशन और आपका स्पष्टीकरण एक ही जगह पढ़ने योग्य होने चाहिए; एनोटेशन बदलने पर सुरक्षित रखा गया मूल PDF आपको बदलाव शुरू करने के लिए स्पष्ट आधार देता है।

स्रोत