Pagesレポートに注釈付きPDFページを表示するには、プレビューでコピーをフラット化し、必要なページをPNGとして書き出してから、その画像をPagesに挿入します。これによりページの静的な表示が保たれます。注釈を編集できるように、元のPDFは保存しておいてください。

この手順は、レポート本文の横に、マークアップした図、ハイライトした箇所、またはコメントを読者に見せたいMacユーザー向けです。PDFの準備、選択したページの挿入、レポート内での配置、書き出した結果の確認までを説明します。

PagesとKeynoteでは注釈付きPDFのどの要素を保持できますか？

Appleのファイル互換性に関する説明では、Pagesで開ける書類形式にも、Keynoteで開けるプレゼンテーション形式にも、PDFは記載されていません。そのため、PDFを編集可能なレポートやスライドデッキとして開く方法は、公式に案内された互換性の範囲外です。これは、既存の書類に視覚的なコンテンツを配置することとは別の話です。Appleのファイル形式互換性ガイド。

今回の目的に必要な操作について、Appleは別々に説明しています。プレビューではPDFの注釈をフラット化し、PDFの個別ページを画像として取り出せます。Pagesでは画像を挿入できます。これらの操作を組み合わせれば、注釈付きページをレポートに表示できます。ただし、PDFの注釈オブジェクトを編集可能なPagesのコメントとして読み込めることを意味するものではありません。プレビューでPDFに注釈を付ける、PDFページを画像として取り出す、Pagesに画像を追加する。

ファイルを準備する前に、読者に必要なものを決めておきましょう。

読者が必要とするもの このレポートでの方法
説明の横に注釈付きページを表示する そのページを画像として準備し、挿入する。
PDFのメモの文面を読む 役立つページ画像に加えて、メモの文面もレポートの本文に含める。
元の注釈を引き続き変更する 編集可能なPDFをレポートのファイルと一緒に保存する。
PDFの複数のページを表示する 必要なページごとに画像を準備して挿入する。

画像は静的な表現です。注釈は画像の一部になります。後から注釈を変更する場合は元のPDFで行い、その後、レポート用の画像を作り直してください。この違いは、レポートを何度も改訂する場合に重要です。

注釈が見えるコピーを準備する

まず、注釈付きPDFをプレビューで開き、掲載するページを確認します。ハイライト、矢印、テキストラベルなど、役立つマークが、レポートで想定しているサイズでも意味を伝えられるか確認してください。

メモには特に注意してください。Appleの説明によると、プレビューのメモは閉じたり、クリックして表示したり、表示 > ハイライトとメモから他のメモと一緒に表示したりできます。メモのアイコンだけでは、レポートの読者に内容が伝わらないことがあります。静的なコピーを作成する前に文面を確認し、重要な説明はレポート本文に記載してください。プレビューでPDFにメモや吹き出しを追加する。

たとえば、仮想の図にハイライトされた四角形と、「次の原稿では大きいラベルを使うこと」と書かれた閉じたメモがあるとします。レポートの図にはその四角形を表示し、添える段落にはラベルの変更要請を記載するとよいでしょう。小さなメモアイコンだけで説明が伝わると思い込まないでください。

別のPDFコピーをフラット化する

Appleは、編集可能な注釈を保存することと、注釈をフラット化することを区別しています。プレビューでファイル > 保存、ファイル > 書き出す、またはファイル > PDFとして書き出すを選ぶと、注釈は編集可能なまま保存されます。注釈を編集できないようにフラット化するには、Appleの案内ではファイル > プリントを選んでからPDFとして保存します。プレビューでPDFに注釈を付ける。

この違いを踏まえて、次の手順で進めます。

  1. 注釈を編集できる状態に戻せるよう、注釈付きの元ファイルを保存します。
  2. プレビューでファイル > プリントを選びます。
  3. PDFとして保存を選びます。
  4. 出力ファイルにdiagram-report-copy.pdfのような、元ファイルと区別できる名前を付けます。
  5. 保存したコピーを開き、次の作業に進む前に必要なページを確認します。

フラット化すると、作成したコピーでは注釈を編集できなくなります。元ファイルとレポート用コピーは、別々の作業ファイルとして扱ってください。あらゆる種類の注釈が読みやすいページ上の説明に変換されたと決めつけず、コピーを確認してください。意味が伝わらない箇所があれば、レポート本文に補足します。

必要なPDFページをそれぞれ画像として書き出す

プレビューの説明には、PDFページを画像として取り出す具体的な手順が記載されています。サムネールのサイドバーでページを選択する方法なので、ページ数の多い注釈付きPDFから特定のページを選ぶのに適しています。プレビューで背景を削除する、または画像を取り出す。

フラット化したコピーで次の手順を実行します。

  1. プレビューでPDFを開きます。
  2. 表示 > サムネールを選びます。
  3. サムネールのサイドバーで必要なページを選択します。
  4. ファイル > 書き出すを選びます。
  5. わかりやすいファイル名を入力し、保存先を選びます。
  6. フォーマットのポップアップメニューを開き、PNGを選びます。
  7. 保存をクリックします。

PNGを開き、選択したPDFページと見比べます。ページが正しいか、注釈が表示されているか、図やテキストの端が切れていないかを確認してください。レポートに必要なページごとにこの手順を繰り返します。この方法で準備できるのは個別のページ画像であり、PDF全体をレポートに読み込むわけではありません。

たとえば、3ページのPDFで1ページ目と3ページ目だけが必要なら、diagram-p01.pngやdiagram-p03.pngのような名前を使います。ファイル名に元のページ番号を含めると、図の取り違えを防ぎ、後で差し替えやすくなります。レポートで図番号を振り直す場合は、作業メモやキャプションに元のページ番号を残してください。

代表的なページを1つ確認する前に、PDF全体を処理するのは避けましょう。最も小さな文字と最も細かな注釈があるページを先に選びます。そのページがレポートの予定レイアウトで読みにくい場合は、残りの画像を準備する前に表示方法を見直してください。

Pagesにページ画像を挿入して配置する

Pagesでレポートを開き、準備したPNGをFinderから目的のページにドラッグします。Appleの説明では、画像はコンピュータからメディアプレースホルダ、またはページ上の別の場所にドラッグして追加できます。注釈付きページの場合、まず空いている場所に挿入すると、配置を整える前に図全体を確認しやすくなります。MacのPagesに画像を追加する。

ページを縦横比を保ってサイズ調整する

挿入した画像を選択し、サイドバーでフォーマット > 配置を開きます。サイズで縦横比を固定を選択します。角の選択ハンドルをドラッグすると縦横比を保ったままサイズを変更できます。または、幅と高さの欄に寸法を入力します。Pagesでオブジェクトのサイズを変更、回転、反転する。

読者が見るときのサイズで仕上がりを判断してください。ページ全体を載せると注釈の文字が小さすぎる場合は、図に割り当てるスペースを増やすか、重要な詳細を隣接するレポート本文で説明します。画像を一方向に引き伸ばすと図を読み取りにくくなります。縦横比を保てば元の形状が維持されます。

レポート本文に合わせて画像をどう動かすか選ぶ

ワープロ書類のレポートでは、画像を選択してフォーマット > 配置を開きます。図を説明文に追従させる場合は、オブジェクトの配置でテキストと一緒に移動を選びます。本文が画像の左右に回り込まないようにするには上下を、テキストの流れの中に画像を置くにはテキストに沿って配置を選びます。Appleは両方の選択肢とその動作について説明しています。Pagesでオブジェクトをテキストと一緒に配置する。

これらの設定は書類の種類によって異なります。Appleによると、ページレイアウト書類ではオブジェクトはページ上の位置に固定されます。テキストに沿って配置が使えない場合は、ワープロ書類を使っていて、テキストと一緒に移動が選択されているか確認してください。レイアウト上、固定位置が適切な場合はページ上に固定を使います。Pagesのオブジェクト配置オプション。

画像の近くに短い説明段落を追加します。例：「図2は元PDFの3ページ目です。ハイライトされた四角形はラベルの領域を示しています。添えられたメモでは、ラベルを大きくするよう求めています。」こうすれば、元のPDFに簡略化された注釈記号しかなくても、レポートで意味を伝えられます。

Keynoteを使うと、よりよい読み込み方法がありますか？

このPagesでの手順にKeynoteは必要ありません。Appleは、FinderからスライドにドラッグしてKeynoteに画像を挿入する方法を説明していますが、互換性リストにはPDFをプレゼンテーションとして開けるとは記載されていません。また、説明されている画像操作からは、PDFの注釈を編集可能なKeynoteオブジェクトに変換できるとは判断できません。MacのKeynoteに画像を追加する、Appleのファイル形式互換性ガイド。

同じ注釈付き図をプレゼンテーションにも使う場合は、準備したPNGをKeynoteのスライドでも再利用できます。レポートでは、そのPNGを直接Pagesに挿入してください。プレビューからPagesへの手順にスライドを挟んでも、ここで説明する方法に必要な作業は増えません。

レポートを書き出し、完成したページを確認する

レポートができたら、Pagesでファイル > 書き出す > PDFを選びます。Appleによると、画像の品質メニューから品質を選択でき、品質を高くするほどファイルサイズが大きくなります。書き出したコピーを保存し、プレビューで開いて実際の成果物を確認します。PagesでWord、PDF、または別のファイル形式に変換する。

Pagesには、Pages独自のスマート注釈やコメントをPDFに書き出すためのチェックボックスもあります。これらの設定は、挿入したPNGにすでに描画されているPDFのマークとは別のものです。元PDFの注釈を復元したり編集したりするための設定として扱わないでください。PagesのPDF書き出し設定。

最後に、次の順で確認します。

  • 注釈がPNGに表示されない： 編集可能なPDF、フラット化したコピー、PNGを比較し、最初に注釈が消える段階を特定します。
  • メモの意味が伝わらない： 元のメモを読み、重要な文面をレポートに含めます。
  • 図が説明文から離れてしまう： Pagesのオブジェクトの配置とテキストの回り込みを確認します。
  • 文字が小さすぎる： レポート内で図に割り当てるスペースを見直し、書き出したPDFを再確認します。
  • 違うページが表示される： 画像のファイル名と図を、元PDFのサムネールと照合します。

後で改訂できるよう、編集可能なPDF、準備したページ画像、Pages書類を一緒に保管してください。完成したレポートでは、選択したページ、見える注釈、その説明を一か所で読み取れるようにします。元ファイルを残しておけば、注釈が変更されたときにすぐ作業を再開できます。

参考資料