在项目日期旁添加状态列，然后使用公式将每一行标记为 即将到期、到期 或 逾期。此 Numbers for Mac 工作流程采用七天时间范围、处理隐藏的时间值，并让缺失日期保持未标记状态。

这些说明遵循 Apple 当前的 Numbers for Mac 使用手册，其中标明了 Numbers 15.4。示例是一个简单的项目计划，每行一项任务，并且到期日期可编辑。

明确每个标签的适用时间

在此计划中，到期 表示今天到期，即将到期 表示未来七个日历日内到期。这些是为项目选定的规则；你可以根据工作需要更改提前提醒的时间范围。

到期日期 状态
今天之前 逾期
今天的任意时间 到期
明天至今天后的第七天 即将到期
今天后八天或更晚 稍后
空单元格 状态为空
非日期内容 检查日期

保留 稍后 标签可以避免将每项未来任务都标记为紧急。此公式只检查日期：它假设各行代表尚未完成的工作。如果保留已完成的任务，请将其移出此活动计划，或在日期测试前添加完成状态条件。

日历日的定义很重要，因为 Numbers 的日期/时间值同时包含日期和时间，即使显示内容只有日期也是如此。仅与午夜进行比较会漏掉今天稍晚安排的任务。Apple 在参数和数值的类型中说明了这种底层值结构。

设置任务列和日期列

使用包含一行标题的表格，并设置以下三列：

列 标题 内容
A 任务 项目任务，例如 检查形状布局
B 到期日期 计划日期
C 状态 公式结果

选择 B 列中的表格正文单元格。在格式边栏中，点按单元格，打开数据格式，然后选择日期与时间。选择包含年份的日期显示格式。对于每日计划，将时间菜单设为无。Apple 的日期与时间格式设置说明记录了这些控件。

在 B 列中输入实际项目日期。Numbers 会在输入的字符串采用可识别的日期格式时将其解析为日期。使用日期状态前，请确认有歧义的输入已转换为你预期的日期。

隐藏时间会改变显示效果，不会改变存储的值。若结果不符合预期，请选择日期单元格并查看窗口底部的智能单元格视图，其中会显示日期和时间。Apple 在同一格式设置页面中说明了这一行为。

输入状态公式

点按 C2 单元格并输入以下完整公式。该公式假设对应的到期日期位于 B2，并使用英文函数名称和逗号分隔的参数。

=IF(ISBLANK(B2),"",IF(ISDATE(B2),IF(B2<TODAY(),"Overdue",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,1),"Due",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,8),"Due Soon","Later"))),"Check date"))

按下 Return 确认。输入等号会打开公式编辑器；Numbers 会在输入公式的单元格中显示计算结果。Apple 在使用表格单元格中的数据计算值中介绍了如何输入公式和比较运算符。

此公式是将 Apple 文档所述函数应用于上述计划规则的示例。嵌套的 IF 测试会依次选择一个结果。Apple 在其 IF 参考中明确支持在任一结果参数中嵌套其他 IF 函数。

公式如何处理缺失和无效日期

第一个测试 ISBLANK(B2) 会在到期日期单元格完全为空时返回空文本结果。下一个测试 ISDATE(B2) 只允许对可解析为日期的值进行日期比较；其他内容会显示 检查日期。请参阅 Apple 的 ISBLANK 参考和 ISDATE 参考。

包含空格的单元格并非空单元格，即使它看起来是空白也是如此。同样，返回空字符串的公式仍会占用其单元格。对于此工作流程，请彻底清空未使用的到期日期单元格；不要输入空格来移除其可见内容。Apple 的 ISBLANK 文档区分了空单元格和包含不可见内容的单元格。

最后一个边界为何使用八天

TODAY() 会返回当天日期，并将时间设为午夜。DURATION(0,1) 表示零周和一天，因此第二个日期边界是明天的开始时间。Apple 在 TODAY和 DURATION中说明了这些值。

比较会按顺序进行：今天之前的日期标记为 逾期；其余早于明天的日期标记为 到期；其余早于第八天开始时间的日期标记为 即将到期。此后所有日期均标记为 稍后。

与第八天进行严格比较，可以包含第七天的全天，包括任何隐藏的下午或晚间时间。若要将提前提醒时间范围改为三天，只需将最后一个 DURATION(0,8) 改为 DURATION(0,4)。保留 DURATION(0,1) 不变，这样 到期 仍表示今天到期。

向下填充公式并检查边界

选择 C2，将指针移到单元格边框上，直到黄色自动填充柄出现，然后向下拖动到需要填充状态的单元格。自动填充会复制公式及相关格式，并覆盖目标单元格中已有的内容，因此只选择要填充的状态单元格。请参阅 Apple 的 在 Mac 上的 Numbers 中自动填充单元格。

检查下一行的公式：其到期日期引用应为 B3，再下一行则应为 B4。这些引用应随任务行变化，而不是一直固定为 B2。Apple 在使用表格单元格中的数据计算值中介绍了相对引用和固定引用。

在整个项目中使用公式前，请在包含相同三列的独立练习表中尝试以下模拟输入。在指定的 B 列单元格中输入每个表达式，并将状态公式填充到 C9。这些是根据公式边界推导出的预期结果。

行 A 列中的任务 B 列中的输入 预期状态
2 检查形状布局 =TODAY()-DURATION(0,1) 逾期
3 清点样品块 =TODAY() 到期
4 检查图表标签 =TODAY()+DURATION(0,0,15) 到期
5 排列项目部分 =TODAY()+DURATION(0,1) 即将到期
6 检查最终几何图形 =TODAY()+DURATION(0,7,23) 即将到期
7 准备下一个布局 =TODAY()+DURATION(0,8) 稍后
8 未安排的任务 完全留空 空白
9 等待日期的任务 输入 待定日期 检查日期

两个包含小时参数的输入特意用于测试隐藏时间：今天 15:00 必须仍标记为 到期，第七天 23:00 必须仍标记为 即将到期。Apple 的 DURATION 语法规定，参数依次为周、天和小时。在工作计划中使用固定项目日期；这些相对表达式仅用于练习，会随今天的日期变化。

为状态单元格添加可选的突出显示

确认标签正确后，使用文本规则为 C 列添加颜色：

  1. 选择状态正文单元格。
  2. 在格式边栏中，点按单元格，然后点按条件突出显示和添加规则。
  3. 选择文本和等于规则，然后输入 逾期 并选择填充或文本样式。
  4. 为 到期 和 即将到期 分别添加等于规则。
  5. 完成后点按完成。

选择彼此区分且易于阅读的样式，并保留文字标签。Apple 在在 Mac 上的 Numbers 中使用单元格条件中说明了如何选择单元格、添加条件和选择样式。

将这些规则应用于状态单元格本身。文档所述的突出显示机制会检查单元格自身的值，也可以将其与另一单元格的值进行比较；此工作流程只需要精确匹配文本。它不需要自定义公式规则，也不保证自动为整行着色。如果有多条规则匹配，Numbers 会使用列表中的第一条规则。请参阅 Apple 的条件突出显示指南。

处理意外标签和过期日期

如果结果不符合预期，请先检查输入，再调整阈值：

  • **显示 检查日期：**确认到期日期单元格中包含可识别的日期，而非备注或不可见内容。ISDATE 会检查该值，详见 Apple 的 ISDATE 参考。
  • **出现公式错误：**点按错误图标以阅读错误信息，并检查引用的输入单元格。Apple 在使用表格单元格中的数据计算值中介绍了此诊断步骤。
  • **标签仍反映昨天的日期：**重新打开文件或更改表格。Apple 表示 TODAY() 会在这些事件发生时更新；不要假设未操作的打开文档会在午夜准时刷新。请参阅 TODAY。

对于本地 Mac 文件，Apple 表示文件的时区与上次保存文件时 Mac 的日期与时间设置一致。如果日期边界看起来不符合预期，请检查此设置。TODAY 参考说明了文件的时区规则。

练习行得出预期标签后，就可以将公式用于活动项目日期，并在计划扩展时继续填充。保持七天的定义一致，处理所有 检查日期 项目，并确保即使没有突出显示，状态文本本身也能表达含义。

来源