Adicione uma coluna de status ao lado das datas dos projetos e use uma fórmula para classificar cada linha como Vence em breve, Vence hoje ou Atrasado. Este fluxo de trabalho no Numbers para Mac usa uma janela de sete dias, considera horários ocultos e deixa datas ausentes sem classificação.

As instruções seguem o Guia do Usuário do Numbers para Mac atual da Apple, que identifica o Numbers 15.4. O exemplo é um cronograma simples de projeto, com uma tarefa por linha e uma data de vencimento editável.

Defina exatamente quando cada classificação se aplica

Neste cronograma, Vence hoje significa que o prazo é hoje, e Vence em breve significa que o prazo ocorre nos próximos sete dias corridos. Essas são regras escolhidas para o projeto; você pode alterar a janela de antecedência conforme seu trabalho.

Data de vencimento Status
Antes de hoje Atrasado
Qualquer horário de hoje Vence hoje
De amanhã até o sétimo dia após hoje Vence em breve
Oito ou mais dias após hoje Mais tarde
Célula vazia Status em branco
Conteúdo que não seja uma data Verifique a data

Manter a classificação Mais tarde evita marcar toda tarefa futura como urgente. A fórmula avalia apenas as datas: ela pressupõe que as linhas representam trabalho não concluído. Se você mantiver tarefas concluídas, deixe-as fora deste cronograma ativo ou adicione uma condição de conclusão antes dos testes de data.

A definição por dia corrido é importante porque os valores de data/hora do Numbers contêm uma data e um horário, mesmo quando somente a data é exibida. Uma comparação apenas com a meia-noite deixaria de identificar tarefas agendadas para mais tarde hoje. A Apple explica essa estrutura de valores em Tipos de argumentos e valores.

Configure as colunas de tarefa e data

Use uma tabela com uma linha de cabeçalho e estas três colunas:

Coluna Cabeçalho Conteúdo
A Tarefa Uma tarefa do projeto, como Revisar o layout das formas
B Data de vencimento A data agendada
C Status O resultado da fórmula

Selecione as células do corpo da coluna B. Na barra lateral Formatar, clique em Célula, abra Formato de dados e escolha Data e Hora. Escolha uma exibição de data que inclua o ano. Para um cronograma diário, defina o menu Hora como Nenhum. Esses controles estão documentados nas instruções de formatação de data e hora da Apple.

Insira as datas reais do projeto na coluna B. O Numbers interpreta textos digitados como datas quando eles usam um formato de data reconhecido. Confira se uma entrada ambígua foi convertida para a data pretendida antes de confiar no status.

Ocultar o horário altera sua aparência, não o valor armazenado. Para inspecionar um resultado inesperado, selecione a célula de data e examine a Visualização de Célula Inteligente na parte inferior da janela, que mostra a data e o horário. A Apple documenta esse comportamento na mesma página de formatação.

Insira a fórmula de status

Clique na célula C2 e insira a fórmula completa a seguir. Ela pressupõe que a data de vencimento correspondente esteja em B2 e usa nomes de funções em inglês com argumentos separados por vírgulas.

=IF(ISBLANK(B2),"",IF(ISDATE(B2),IF(B2<TODAY(),"Overdue",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,1),"Due",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,8),"Due Soon","Later"))),"Check date"))

Pressione Return para confirmar. Ao digitar um sinal de igual, o Editor de Fórmulas é aberto; o Numbers exibe o resultado da fórmula na célula em que você a inseriu. A Apple descreve a inserção de fórmulas e operadores de comparação em Calcular valores usando dados em células da tabela.

A fórmula aplica as funções documentadas pela Apple às regras de cronograma acima. Os testes aninhados de IF escolhem um resultado de cada vez. A Apple permite explicitamente inserir outras funções IF em qualquer um dos argumentos de resultado na referência de IF.

Como a fórmula trata datas ausentes e inválidas

O primeiro teste, ISBLANK(B2), retorna um resultado de texto vazio quando a célula da data de vencimento está completamente vazia. O teste seguinte, ISDATE(B2), permite comparações de datas somente quando o valor é avaliado como uma data; qualquer outro conteúdo recebe Verifique a data. Consulte a referência de ISBLANK e a referência de ISDATE da Apple.

Uma célula que contém um espaço não está vazia, mesmo que pareça estar. Da mesma forma, uma fórmula que retorna uma cadeia vazia ainda ocupa sua célula. Neste fluxo de trabalho, limpe completamente uma célula de data de vencimento não utilizada; não digite um espaço para remover o conteúdo visível. A documentação de ISBLANK da Apple distingue uma célula vazia de uma que contém conteúdo invisível.

Por que o limite final usa oito dias

TODAY() retorna a data de hoje com o horário definido para meia-noite. DURATION(0,1) representa zero semanas e um dia, portanto, o segundo limite de data é o início de amanhã. A Apple documenta esses valores em TODAY e DURATION.

As comparações então funcionam em ordem: datas anteriores a hoje recebem Atrasado; as datas restantes anteriores a amanhã recebem Vence hoje; as datas restantes anteriores ao início do oitavo dia recebem Vence em breve. Todas as demais recebem Mais tarde.

Usar uma comparação estrita com o oitavo dia inclui todo o sétimo dia, inclusive horários ocultos à tarde ou à noite. Para uma janela de antecedência de três dias, altere somente o DURATION(0,8) final para DURATION(0,4). Mantenha DURATION(0,1) inalterado para que Vence hoje continue abrangendo o dia de hoje.

Preencha a fórmula para baixo e confira os limites

Selecione C2, mova o ponteiro sobre sua borda até aparecer a alça amarela de preenchimento automático e arraste para baixo pelas células de status desejadas. O preenchimento automático copia fórmulas e a formatação associada e substitui o conteúdo existente no destino; portanto, restrinja a seleção às células de status que você deseja preencher. Consulte Preencher células automaticamente no Numbers para Mac, da Apple.

Inspecione a fórmula da linha seguinte: a referência à data de vencimento deve ser B3, seguida de B4 na linha posterior. Essas referências devem acompanhar as linhas das tarefas, em vez de permanecer fixas em B2. A Apple explica referências relativas e preservadas em Calcular valores usando dados em células da tabela.

Antes de usar a fórmula em todo um projeto, experimente as entradas sintéticas a seguir em uma tabela de prática separada com as mesmas três colunas. Insira cada expressão na célula indicada da coluna B e preencha a fórmula de status até C9. Estes são os resultados esperados, derivados dos limites da fórmula.

Linha Tarefa na coluna A Entrada na coluna B Status esperado
2 Revisar o layout das formas =TODAY()-DURATION(0,1) Atrasado
3 Contar os blocos de amostra =TODAY() Vence hoje
4 Conferir os rótulos do diagrama =TODAY()+DURATION(0,0,15) Vence hoje
5 Organizar as seções do projeto =TODAY()+DURATION(0,1) Vence em breve
6 Revisar a geometria final =TODAY()+DURATION(0,7,23) Vence em breve
7 Preparar o próximo layout =TODAY()+DURATION(0,8) Mais tarde
8 Tarefa sem agendamento Deixe completamente vazia Em branco
9 Tarefa aguardando uma data Digite Date pending Verifique a data

As duas entradas com argumentos de hora testam deliberadamente horários ocultos: hoje às 15:00 deve continuar como Vence hoje, e o sétimo dia às 23:00 deve continuar como Vence em breve. A sintaxe de DURATION da Apple coloca primeiro as semanas, depois os dias e, por fim, as horas. Use datas fixas do projeto em seu cronograma de trabalho; estas expressões relativas são entradas de prática que mudam conforme o dia atual.

Adicione realce opcional às células de status

Depois que as classificações estiverem corretas, adicione cores à coluna C usando regras de texto:

  1. Selecione as células do corpo do status.
  2. Na barra lateral Formatar, clique em Célula, depois em Realce Condicional e em Adicionar uma Regra.
  3. Escolha Texto e a regra de igualdade, insira Overdue e selecione um estilo de preenchimento ou texto.
  4. Adicione regras de igualdade separadas para Due e Due Soon.
  5. Clique em OK ao terminar.

Use estilos distintos e legíveis e mantenha os rótulos escritos. A Apple documenta a seleção de células, a adição de condições e a escolha de estilos em Usar condições de célula no Numbers para Mac.

Aplique essas regras às próprias células de status. O mecanismo de realce documentado avalia o valor da própria célula e pode compará-lo com o valor de outra célula; este fluxo de trabalho precisa apenas de correspondências exatas de texto. Ele não requer uma regra de fórmula personalizada nem garante a coloração automática da linha inteira. Se várias regras corresponderem, o Numbers usa a primeira regra da lista. Consulte o guia de realce condicional da Apple.

Resolva classificações inesperadas e datas desatualizadas

Se um resultado for inesperado, inspecione a entrada antes de alterar os limites:

  • Aparece Verifique a data: confirme que a célula da data de vencimento contém uma data reconhecida, e não uma observação ou conteúdo invisível. ISDATE testa o valor, conforme documentado na referência de ISDATE da Apple.
  • Aparece um erro de fórmula: clique no ícone de erro para ler a mensagem e inspecione qualquer célula de entrada referenciada. A Apple documenta essa etapa de diagnóstico em Calcular valores usando dados em células da tabela.
  • As classificações ainda refletem o dia de ontem: reabra o arquivo ou altere uma tabela. A Apple informa que TODAY() é atualizado nesses eventos; não presuma que um documento aberto e sem alterações será atualizado exatamente à meia-noite. Consulte TODAY.

Para um arquivo local do Mac, a Apple informa que o fuso horário do arquivo corresponde às configurações de data e hora do Mac no momento em que o arquivo foi salvo pela última vez. Confira esse contexto se o limite aparente do dia for inesperado. A referência de TODAY explica as regras de fuso horário do arquivo.

Quando as linhas de prática apresentarem as classificações esperadas, use a fórmula com as datas ativas do projeto e estenda-a à medida que o cronograma crescer. Mantenha consistente a definição de sete dias, resolva as entradas Verifique a data e deixe que o texto do status transmita o significado mesmo quando não houver realce.

Fontes