Ajoutez une colonne d’état à côté de vos dates de projet, puis utilisez une formule pour indiquer pour chaque ligne si la tâche est À échéance prochaine, À échéance aujourd’hui ou En retard. Cette méthode pour Numbers sur Mac utilise une fenêtre de sept jours, tient compte des heures masquées et laisse les dates manquantes sans étiquette.

Les instructions suivent le Guide d’utilisation de Numbers pour Mac actuel d’Apple, qui présente Numbers 15.4. L’exemple est un calendrier de projet simple avec une tâche par ligne et une date d’échéance modifiable.

Définir précisément quand chaque étiquette s’applique

Pour ce calendrier, À échéance aujourd’hui signifie que la tâche arrive à échéance aujourd’hui, et À échéance prochaine signifie qu’elle arrive à échéance au cours des sept prochains jours calendaires. Ce sont des règles de projet que vous pouvez modifier selon vos besoins.

Date d’échéance État
Avant aujourd’hui En retard
À n’importe quelle heure aujourd’hui À échéance aujourd’hui
De demain au septième jour après aujourd’hui À échéance prochaine
Dans huit jours ou plus Plus tard
Cellule vide État vide
Contenu qui n’est pas une date Vérifier la date

Conserver l’état Plus tard évite de qualifier d’urgente chaque tâche future. La formule évalue uniquement les dates : elle suppose que les lignes correspondent à des tâches inachevées. Si vous conservez les tâches terminées, placez-les en dehors de ce calendrier actif ou ajoutez une condition d’achèvement avant les tests de date.

La définition en jours calendaires est importante, car les valeurs de date et d’heure dans Numbers contiennent une date et une heure, même si seule la date est affichée. Une comparaison avec minuit uniquement ne détecterait pas les tâches prévues plus tard dans la journée. Apple explique cette structure de valeur dans Types d’arguments et de valeurs.

Configurer les colonnes des tâches et des dates

Utilisez un tableau avec une ligne d’en-tête et ces trois colonnes :

Colonne En-tête Contenu
A Tâche Une tâche du projet, par exemple Examiner la disposition des formes
B Date d’échéance La date prévue
C État Le résultat de la formule

Sélectionnez les cellules de données de la colonne B. Dans la barre latérale Format, cliquez sur Cellule, ouvrez Format des données et choisissez Date et heure. Choisissez un affichage de date qui inclut l’année. Pour un calendrier quotidien, réglez le menu Heure sur Aucune. Ces commandes sont décrites dans les instructions de mise en forme des dates et des heures d’Apple.

Saisissez vos dates de projet dans la colonne B. Numbers interprète les chaînes saisies comme des dates lorsqu’elles utilisent un format reconnu. Vérifiez qu’une entrée ambiguë correspond bien à la date voulue avant de vous fier à son état.

Masquer l’heure change son apparence, pas la valeur enregistrée. Pour examiner un résultat inattendu, sélectionnez la cellule de date et consultez Vue intelligente de la cellule en bas de la fenêtre, qui affiche la date et l’heure. Apple décrit ce comportement sur la même page de mise en forme.

Saisir la formule d’état

Cliquez sur la cellule C2 et saisissez la formule complète suivante. Elle suppose que la date d’échéance correspondante se trouve en B2 et utilise les noms de fonctions anglais avec des arguments séparés par des virgules.

=IF(ISBLANK(B2),"",IF(ISDATE(B2),IF(B2<TODAY(),"Overdue",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,1),"Due",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,8),"Due Soon","Later"))),"Check date"))

Appuyez sur Retour pour valider la saisie. La saisie d’un signe égal ouvre l’Éditeur de formules ; Numbers affiche le résultat de la formule dans la cellule où vous l’avez saisie. Apple décrit la saisie des formules et des opérateurs de comparaison dans Calculer des valeurs à partir des données des cellules de tableau.

Cette formule applique les fonctions documentées par Apple aux règles du calendrier ci-dessus. Les fonctions IF imbriquées choisissent un résultat à la fois. Apple indique explicitement qu’il est possible de placer d’autres fonctions IF dans l’un ou l’autre des arguments de résultat dans sa référence de la fonction IF.

Comment la formule traite les dates manquantes et non valides

Le premier test, ISBLANK(B2), renvoie un résultat textuel vide lorsque la cellule de date d’échéance est complètement vide. Le test suivant, ISDATE(B2), n’autorise les comparaisons de dates que si la valeur est interprétée comme une date ; tout autre contenu reçoit l’état Vérifier la date. Consultez la référence de la fonction ISBLANK et la référence de la fonction ISDATE d’Apple.

Une cellule contenant une espace n’est pas vide, même si elle semble l’être. De même, une formule qui renvoie une chaîne vide occupe toujours sa cellule. Pour cette méthode, effacez complètement une cellule de date d’échéance inutilisée ; ne saisissez pas une espace pour en supprimer le contenu visible. La documentation de la fonction ISBLANK d’Apple distingue une cellule vide d’une cellule contenant du contenu invisible.

Pourquoi la dernière limite est fixée à huit jours

TODAY() renvoie la date du jour avec l’heure réglée sur minuit. DURATION(0,1) représente zéro semaine et un jour ; la deuxième limite de date correspond donc au début de demain. Apple décrit ces valeurs dans les références des fonctions TODAY et DURATION.

Les comparaisons s’effectuent ensuite dans l’ordre : les dates antérieures à aujourd’hui deviennent En retard ; les dates restantes antérieures à demain deviennent À échéance aujourd’hui ; les dates restantes antérieures au début du huitième jour deviennent À échéance prochaine. Toutes les autres deviennent Plus tard.

Une comparaison stricte avec le huitième jour inclut toute la journée du septième jour, y compris les heures masquées de l’après-midi ou du soir. Pour une fenêtre de trois jours, remplacez uniquement le dernier DURATION(0,8) par DURATION(0,4). Ne modifiez pas DURATION(0,1) afin que l’état À échéance aujourd’hui couvre toujours la journée en cours.

Recopier la formule vers le bas et vérifier les limites

Sélectionnez C2, placez le pointeur sur sa bordure jusqu’à ce que la poignée de remplissage automatique jaune apparaisse, puis faites-la glisser vers le bas sur les cellules d’état voulues. Le remplissage automatique copie les formules et la mise en forme associée, et remplace le contenu existant des cellules de destination. Limitez donc la sélection aux cellules d’état à remplir. Consultez Remplir automatiquement des cellules dans Numbers sur Mac d’Apple.

Vérifiez la formule de la ligne suivante : sa référence de date d’échéance doit être B3, puis B4 à la ligne d’après. Ces références doivent suivre les lignes des tâches et ne pas rester fixées sur B2. Apple explique les références relatives et conservées dans Calculer des valeurs à partir des données des cellules de tableau.

Avant d’utiliser la formule dans un projet, essayez les entrées synthétiques suivantes dans un tableau d’essai séparé comportant les mêmes trois colonnes. Saisissez chaque expression dans la cellule indiquée de la colonne B, puis recopiez la formule d’état jusqu’à C9. Voici les résultats attendus, calculés à partir des limites de la formule.

Ligne Tâche dans la colonne A Entrée dans la colonne B État attendu
2 Examiner la disposition des formes =TODAY()-DURATION(0,1) En retard
3 Compter les blocs d’échantillon =TODAY() À échéance aujourd’hui
4 Vérifier les libellés du diagramme =TODAY()+DURATION(0,0,15) À échéance aujourd’hui
5 Organiser les sections du projet =TODAY()+DURATION(0,1) À échéance prochaine
6 Examiner la géométrie finale =TODAY()+DURATION(0,7,23) À échéance prochaine
7 Préparer la prochaine disposition =TODAY()+DURATION(0,8) Plus tard
8 Tâche non planifiée Laisser complètement vide Vide
9 Tâche en attente d’une date Saisir Date pending Vérifier la date

Les deux entrées avec des arguments d’heure servent délibérément à tester les heures masquées : aujourd’hui à 15 h doit rester À échéance aujourd’hui, et le septième jour à 23 h doit rester À échéance prochaine. La syntaxe de la fonction DURATION d’Apple place les semaines en premier, les jours en deuxième et les heures en troisième. Utilisez des dates de projet fixes dans votre calendrier de travail ; ces expressions relatives sont des entrées d’essai qui évoluent avec la date du jour.

Ajouter une mise en évidence facultative aux cellules d’état

Une fois les étiquettes vérifiées, ajoutez une couleur à la colonne C à l’aide de règles de texte :

  1. Sélectionnez les cellules de données de la colonne des états.
  2. Dans la barre latérale Format, cliquez sur Cellule, puis sur Mise en évidence conditionnelle et Ajouter une règle.
  3. Choisissez Texte et la règle d’égalité, saisissez Overdue, puis sélectionnez un style de remplissage ou de texte.
  4. Ajoutez des règles d’égalité distinctes pour Due et Due Soon.
  5. Cliquez sur Terminé lorsque vous avez fini.

Utilisez des styles distincts et lisibles, et conservez les étiquettes écrites. Apple explique comment sélectionner des cellules, ajouter des conditions et choisir des styles dans Utiliser des conditions de cellule dans Numbers sur Mac.

Appliquez ces règles aux cellules d’état elles-mêmes. Le mécanisme de mise en évidence documenté évalue la valeur d’une cellule et peut la comparer à celle d’une autre cellule ; cette méthode nécessite uniquement des correspondances de texte exactes. Elle ne nécessite pas de règle de formule personnalisée et ne garantit pas la coloration automatique de toute une ligne. Si plusieurs règles correspondent, Numbers applique la première de la liste. Consultez le guide de mise en évidence conditionnelle d’Apple.

Résoudre les étiquettes inattendues et les dates périmées

Si un résultat vous surprend, examinez l’entrée avant de modifier les limites :

  • Vérifier la date s’affiche : vérifiez que la cellule de date d’échéance contient une date reconnue et non une note ou du contenu invisible. ISDATE teste la valeur, comme indiqué dans la référence de la fonction ISDATE d’Apple.
  • Une erreur de formule s’affiche : cliquez sur l’icône d’erreur pour lire son message et examiner toute cellule d’entrée référencée. Apple décrit cette étape de diagnostic dans Calculer des valeurs à partir des données des cellules de tableau.
  • Les étiquettes correspondent toujours à la veille : rouvrez le fichier ou modifiez un tableau. Apple indique que TODAY() est actualisée lors de ces événements ; ne supposez pas qu’un document ouvert et resté intact s’actualise précisément à minuit. Consultez la référence de la fonction TODAY.

Pour un fichier local sur Mac, Apple indique que le fuseau horaire du fichier correspond aux réglages de date et d’heure du Mac au moment de son dernier enregistrement. Vérifiez ce paramètre si la limite entre les jours semble incorrecte. La référence de la fonction TODAY explique les règles relatives au fuseau horaire du fichier.

Une fois que les lignes d’essai produisent les étiquettes attendues, utilisez la formule avec les dates de votre projet actif et étendez-la à mesure que le calendrier s’allonge. Gardez la définition de sept jours cohérente, corrigez les entrées Vérifier la date et laissez le texte des états porter le sens, même sans mise en évidence.

Sources