Lägg till en statuskolumn bredvid projektdatumen och använd sedan en formel för att märka varje rad som Förfaller snart, Förfaller eller Försenat. Det här arbetsflödet i Numbers för Mac använder ett sjudagarsfönster, hanterar dolda klockslag och lämnar datum som saknas omärkta.

Instruktionerna följer Apples aktuella Användarhandbok för Numbers för Mac, som beskriver Numbers 15.4. Exemplet är en enkel projekttidsplan med en uppgift per rad och ett redigerbart förfallodatum.

Definiera exakt när varje etikett gäller

I den här tidsplanen betyder Förfaller att uppgiften ska vara klar i dag, och Förfaller snart betyder att den ska vara klar under de kommande sju kalenderdagarna. Det här är valda projektregler; du kan ändra framförhållningen så att den passar ditt arbete.

Förfallodatum Status
Före i dag Försenat
När som helst i dag Förfaller
I morgon till och med den sjunde dagen efter i dag Förfaller snart
Åtta eller fler dagar efter i dag Senare
Tom cell Tom status
Innehåll som inte är ett datum Kontrollera datum

Med Senare undviker du att märka alla framtida uppgifter som brådskande. Formeln bedömer bara datum: den förutsätter att raderna gäller oavslutat arbete. Om du behåller slutförda uppgifter kan du lägga dem utanför den aktiva tidsplanen eller lägga till ett villkor för slutförande före datumtesterna.

Definitionen i kalenderdagar är viktig eftersom datum- och tidsvärden i Numbers innehåller både ett datum och ett klockslag, även när bara datumet visas. En jämförelse enbart mot midnatt skulle missa uppgifter som är schemalagda senare i dag. Apple förklarar den underliggande värdestrukturen i Typer av argument och värden.

Ställ in kolumnerna för uppgift och datum

Använd en tabell med en rubrikrad och följande tre kolumner:

Kolumn Rubrik Innehåll
A Uppgift En projektuppgift, till exempel Granska layouten för former
B Förfallodatum Det schemalagda datumet
C Status Formleresultatet

Markera cellerna i kolumn B under rubrikraden. Klicka på Cell i sidofältet Format, öppna Dataformat och välj Datum och tid. Välj ett datumformat som visar året. För en daglig tidsplan ställer du in menyn Tid på Ingen. Dessa reglage beskrivs i Apples anvisningar för datum- och tidsformat.

Ange dina faktiska projektdatum i kolumn B. Numbers tolkar inmatad text som datum när den följer ett igenkänt datumformat. Kontrollera att en tvetydig inmatning har tolkats som det datum du avsåg innan du förlitar dig på dess status.

Att dölja klockslaget ändrar hur värdet visas, inte det lagrade värdet. Om ett resultat verkar oväntat markerar du datumcellen och granskar Smart cellvy längst ned i fönstret, där både datum och klockslag visas. Apple beskriver detta beteende på samma formateringssida.

Ange statusformeln

Klicka på cell C2 och ange följande fullständiga formel. Den förutsätter att motsvarande förfallodatum finns i B2 och använder engelska funktionsnamn med kommaseparerade argument.

=IF(ISBLANK(B2),"",IF(ISDATE(B2),IF(B2<TODAY(),"Försenat",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,1),"Förfaller",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,8),"Förfaller snart","Senare"))),"Kontrollera datum"))

Tryck på Retur för att bekräfta. När du skriver ett likhetstecken öppnas Formelredigerare; Numbers visar formelns resultat i cellen där du skrev in den. Apple beskriver hur du anger formler och jämförelseoperatorer i Beräkna värden med data i tabellceller.

Formeln tillämpar Apples dokumenterade funktioner på tidsplansreglerna ovan. De nästlade IF-funktionerna väljer ett resultat i taget. Apple stöder uttryckligen att ytterligare IF-funktioner placeras inuti något av resultatargumenten i sin IF-referens.

Så hanterar formeln datum som saknas eller är ogiltiga

Det första testet, ISBLANK(B2), returnerar ett tomt textresultat när förfallodatumcellen är helt tom. Nästa test, ISDATE(B2), tillåter datumjämförelser endast när värdet tolkas som ett datum; annat innehåll får statusen Kontrollera datum. Se Apples ISBLANK-referens och ISDATE-referens.

En cell som innehåller ett blanksteg är inte tom, även om den ser tom ut. På samma sätt tar en formel som returnerar en tom sträng fortfarande upp cellen. I det här arbetsflödet ska du rensa en oanvänd förfallodatumcell helt; skriv inte ett blanksteg för att ta bort det synliga innehållet. Apples ISBLANK-dokumentation skiljer en tom cell från en som innehåller osynligt innehåll.

Varför den sista gränsen använder åtta dagar

TODAY() returnerar dagens datum med klockslaget inställt på midnatt. DURATION(0,1) motsvarar noll veckor och en dag, så den andra datumgränsen är början av morgondagen. Apple beskriver dessa värden i TODAY och DURATION.

Jämförelserna görs sedan i ordning: datum före i dag får statusen Försenat; återstående datum före morgondagen får statusen Förfaller; återstående datum före början av den åttonde dagen får statusen Förfaller snart. Allt därefter får statusen Senare.

En strikt jämförelse mot dag åtta inkluderar hela den sjunde dagen, även eventuella dolda eftermiddags- eller kvällsklockslag. Om du vill ha tre dagars framförhållning ändrar du bara den sista DURATION(0,8) till DURATION(0,4). Låt DURATION(0,1) vara oförändrad så att Förfaller fortfarande omfattar i dag.

Fyll ned formeln och kontrollera gränserna

Markera C2, för pekaren över cellens kant tills det gula autofyllningshandtaget visas och dra det sedan nedåt genom de statusceller du vill fylla. Autofyllning kopierar formler och tillhörande formatering och skriver över befintligt innehåll i målcellerna, så begränsa markeringen till statuscellerna du vill fylla. Se Apples Autofyll celler i Numbers på Mac.

Kontrollera formeln på nästa rad: dess referens till förfallodatum ska vara B3, följt av B4 på raden därunder. Dessa referenser ska följa uppgiftsraderna, inte vara låsta till B2. Apple förklarar relativa och bevarade referenser i Beräkna värden med data i tabellceller.

Innan du använder formeln i ett projekt kan du prova följande syntetiska indata i en separat övningstabell med samma tre kolumner. Ange varje uttryck i den angivna cellen i kolumn B och fyll statusformeln ned till C9. Det här är förväntade resultat utifrån formelns gränser.

Rad Uppgift i kolumn A Indata i kolumn B Förväntad status
2 Granska layouten för former =TODAY()-DURATION(0,1) Försenat
3 Räkna provblock =TODAY() Förfaller
4 Kontrollera diagrametiketter =TODAY()+DURATION(0,0,15) Förfaller
5 Ordna projektavsnitt =TODAY()+DURATION(0,1) Förfaller snart
6 Granska slutlig geometri =TODAY()+DURATION(0,7,23) Förfaller snart
7 Förbered nästa layout =TODAY()+DURATION(0,8) Senare
8 Ej schemalagd uppgift Lämna helt tom Tom
9 Uppgift som väntar på datum Skriv Datum saknas Kontrollera datum

De två indata som innehåller timargument testar avsiktligt dolda klockslag: i dag kl. 15.00 ska fortfarande ge Förfaller, och den sjunde dagen kl. 23.00 ska fortfarande ge Förfaller snart. Apples DURATION-syntax anger veckor först, dagar därefter och timmar sist. Använd fasta projektdatum i din arbetstidsplan; dessa relativa uttryck är övningsindata som ändras med dagens datum.

Lägg till valfri färgmarkering av statuscellerna

När etiketterna stämmer kan du lägga till färg i kolumn C med textregler:

  1. Markera statuscellerna under rubrikraden.
  2. Klicka på Cell i sidofältet Format, sedan på Villkorsstyrd markering och Lägg till en regel.
  3. Välj Text och likhetsregeln, ange Försenat och välj en fyllnings- eller textstil.
  4. Lägg till separata likhetsregler för Förfaller och Förfaller snart.
  5. Klicka på Klar när du är färdig.

Använd tydliga, lättlästa stilar och behåll de skrivna etiketterna. Apple beskriver hur du markerar celler, lägger till villkor och väljer stilar i Använd cellvillkor i Numbers på Mac.

Tillämpa dessa regler på själva statuscellerna. Den dokumenterade markeringsfunktionen utvärderar cellens eget värde och kan jämföra det med värdet i en annan cell; det här arbetsflödet behöver bara exakta textmatchningar. Det kräver ingen anpassad formelregel och utlovar inte automatisk färgmarkering av hela rader. Om flera regler matchar använder Numbers den första regeln i listan. Se Apples guide till villkorsstyrd markering.

Åtgärda oväntade etiketter och inaktuella datum

Om resultatet är oväntat kontrollerar du indata innan du ändrar gränsvärdena:

  • Kontrollera datum visas: Kontrollera att förfallodatumcellen innehåller ett igenkänt datum och inte en anteckning eller osynligt innehåll. ISDATE testar värdet, enligt Apples ISDATE-referens.
  • Ett formelfel visas: Klicka på felikonen för att läsa meddelandet och kontrollera eventuella refererade indataceller. Apple beskriver detta felsökningssteg i Beräkna värden med data i tabellceller.
  • Etiketterna visar fortfarande gårdagens datum: Öppna filen igen eller ändra en tabell. Apple säger att TODAY() uppdateras vid sådana händelser; utgå inte från att ett orört, öppet dokument uppdateras exakt vid midnatt. Se TODAY.

För en lokal Mac-fil säger Apple att filens tidszon motsvarar tidszonsinställningen för datum och tid på datorn när filen senast sparades. Kontrollera detta om dygnsgränsen verkar oväntad. TODAY-referensen förklarar tidszonsreglerna för filer.

När övningsraderna visar de förväntade etiketterna använder du formeln med dina aktiva projektdatum och utökar den när tidsplanen växer. Håll sjudagarsdefinitionen konsekvent, åtgärda poster med Kontrollera datum och låt statustexten förmedla betydelsen även när färgmarkering saknas.

Källor