Aggiungi una colonna di stato accanto alle date dei progetti, poi usa una formula per etichettare ogni riga come In scadenza a breve, In scadenza o Scaduta. Questo flusso di lavoro in Numbers per Mac usa una finestra di sette giorni, gestisce gli orari nascosti e lascia senza etichetta le date mancanti.

Le istruzioni seguono l’attuale Guida utente di Numbers per Mac di Apple, che identifica Numbers 15.4. L’esempio è una semplice pianificazione di progetto con un’attività per riga e una data di scadenza modificabile.

Definisci esattamente quando si applica ogni etichetta

In questa pianificazione, In scadenza significa che la scadenza è oggi, mentre In scadenza a breve significa che la scadenza cade nei prossimi sette giorni di calendario. Sono regole scelte per il progetto; puoi modificare l’intervallo anticipato in base alle tue esigenze.

Data di scadenza Stato
Prima di oggi Scaduta
Qualsiasi ora di oggi In scadenza
Da domani al settimo giorno successivo a oggi In scadenza a breve
Otto o più giorni dopo oggi Più avanti
Cella vuota Stato vuoto
Contenuto che non è una data Controlla data

Mantenere Più avanti evita di etichettare come urgenti tutte le attività future. La formula valuta solo le date: presuppone che le righe rappresentino attività non completate. Se conservi le attività completate, tienile fuori da questa pianificazione attiva oppure aggiungi una condizione di completamento prima dei controlli sulle date.

La definizione basata sui giorni di calendario è importante perché i valori di data/ora di Numbers contengono sia una data sia un orario, anche quando viene visualizzata solo la data. Un confronto con la sola mezzanotte non individuerebbe le attività pianificate più tardi oggi. Apple spiega questa struttura dei valori in Tipi di argomenti e valori.

Imposta le colonne delle attività e delle date

Usa una tabella con una riga d’intestazione e queste tre colonne:

Colonna Intestazione Contenuto
A Attività Un’attività di progetto, ad esempio Rivedi disposizione delle forme
B Data di scadenza La data pianificata
C Stato Il risultato della formula

Seleziona le celle del corpo della colonna B. Nella barra laterale Formato, fai clic su Cella, apri Formato dati e scegli Data e ora. Scegli un formato di data che includa l’anno. Per una pianificazione giornaliera, imposta il menu Ora su Nessuna. Questi controlli sono descritti nelle istruzioni di Apple per la formattazione di date e orari.

Inserisci le date effettive del progetto nella colonna B. Numbers interpreta le stringhe digitate come date se usano un formato riconosciuto. Prima di fare affidamento sullo stato, verifica che una voce ambigua sia stata interpretata come la data desiderata.

Nascondere l’orario ne cambia l’aspetto, non il valore memorizzato. Per controllare un risultato inatteso, seleziona la cella della data ed esamina la Vista smart cella nella parte inferiore della finestra, che mostra sia la data sia l’ora. Apple documenta questo comportamento nella stessa pagina di formattazione.

Inserisci la formula dello stato

Fai clic sulla cella C2 e inserisci la formula completa seguente. Presuppone che la data di scadenza corrispondente sia in B2 e usa i nomi delle funzioni in inglese con argomenti separati da virgole.

=IF(ISBLANK(B2),"",IF(ISDATE(B2),IF(B2<TODAY(),"Overdue",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,1),"Due",IF(B2<TODAY()+DURATION(0,8),"Due Soon","Later"))),"Check date"))

Premi Invio per confermare. Digitando un segno di uguale si apre l’Editor formule; Numbers mostra il risultato della formula nella cella in cui l’hai inserita. Apple descrive l’inserimento di formule e operatori di confronto in Calcolare i valori usando i dati nelle celle di una tabella.

La formula applica le funzioni documentate da Apple alle regole di pianificazione indicate sopra. Le funzioni IF annidate scelgono un risultato alla volta. Apple supporta esplicitamente l’inserimento di ulteriori funzioni IF in uno dei due argomenti risultato nel proprio riferimento a IF.

Come la formula gestisce le date mancanti e non valide

Il primo controllo, ISBLANK(B2), restituisce un risultato di testo vuoto quando la cella della data di scadenza è completamente vuota. Il controllo successivo, ISDATE(B2), consente i confronti tra date solo quando il valore viene interpretato come una data; per gli altri contenuti restituisce Controlla data. Consulta il riferimento di Apple a ISBLANK e il riferimento a ISDATE.

Una cella contenente uno spazio non è vuota, anche se sembra tale. Allo stesso modo, una formula che restituisce una stringa vuota occupa comunque la cella. Per questo flusso di lavoro, svuota completamente una cella della data di scadenza inutilizzata; non digitare uno spazio per cancellarne il contenuto visibile. La documentazione di Apple su ISBLANK distingue una cella vuota da una che contiene contenuto invisibile.

Perché il limite finale usa otto giorni

TODAY() restituisce la data odierna con l’ora impostata a mezzanotte. DURATION(0,1) rappresenta zero settimane e un giorno, quindi il secondo limite di data corrisponde all’inizio di domani. Apple documenta questi valori in TODAY e DURATION.

I confronti funzionano quindi in sequenza: le date precedenti a oggi diventano Scaduta; le date rimanenti precedenti a domani diventano In scadenza; quelle rimanenti precedenti all’inizio dell’ottavo giorno diventano In scadenza a breve. Tutte le date successive diventano Più avanti.

Usare un confronto stretto con l’ottavo giorno include tutto il settimo giorno, compresi gli orari pomeridiani o serali nascosti. Per una finestra anticipata di tre giorni, modifica solo l’ultimo DURATION(0,8) in DURATION(0,4). Lascia invariato DURATION(0,1), così In scadenza continua a coprire oggi.

Riempi la formula verso il basso e controlla i limiti

Seleziona C2, sposta il puntatore sul bordo finché non appare la maniglia gialla di riempimento automatico, quindi trascinala verso il basso fino alle celle di stato desiderate. Il riempimento automatico copia le formule e la formattazione associata e sovrascrive i contenuti esistenti nelle celle di destinazione, quindi limita la selezione alle celle di stato da riempire. Consulta Riempire automaticamente le celle in Numbers sul Mac di Apple.

Controlla la formula nella riga successiva: il riferimento alla data di scadenza dovrebbe essere B3, seguito da B4 nella riga seguente. Questi riferimenti dovrebbero seguire le rispettive righe delle attività e non rimanere fissi su B2. Apple spiega i riferimenti relativi e quelli mantenuti in Calcolare i valori usando i dati nelle celle di una tabella.

Prima di usare la formula in tutto il progetto, prova i seguenti input di esempio in una tabella di prova separata con le stesse tre colonne. Inserisci ogni espressione nella cella indicata della colonna B e riempi la formula dello stato fino a C9. I risultati attesi derivano dai limiti della formula.

Riga Attività nella colonna A Input nella colonna B Stato previsto
2 Rivedi disposizione delle forme =TODAY()-DURATION(0,1) Scaduta
3 Conta i blocchi campione =TODAY() In scadenza
4 Controlla le etichette del diagramma =TODAY()+DURATION(0,0,15) In scadenza
5 Disponi le sezioni del progetto =TODAY()+DURATION(0,1) In scadenza a breve
6 Rivedi la geometria finale =TODAY()+DURATION(0,7,23) In scadenza a breve
7 Prepara la disposizione successiva =TODAY()+DURATION(0,8) Più avanti
8 Attività senza data pianificata Lascia completamente vuota Vuoto
9 Attività in attesa di una data Digita Date pending Controlla data

I due input con argomenti relativi all’ora verificano intenzionalmente gli orari nascosti: oggi alle 15:00 deve rimanere In scadenza e il settimo giorno alle 23:00 deve rimanere In scadenza a breve. La sintassi di DURATION di Apple indica prima le settimane, poi i giorni e infine le ore. Usa date di progetto fisse nella pianificazione di lavoro; queste espressioni relative sono input di prova che cambiano con il giorno corrente.

Aggiungi un’evidenziazione facoltativa alle celle di stato

Dopo aver verificato le etichette, aggiungi il colore alla colonna C usando regole di testo:

  1. Seleziona le celle del corpo della colonna dello stato.
  2. Nella barra laterale Formato, fai clic su Cella, poi su Evidenziazione condizionale e Aggiungi una regola.
  3. Scegli Testo e la regola di uguaglianza, poi inserisci Scaduta e seleziona uno stile di riempimento o del testo.
  4. Aggiungi regole di uguaglianza separate per In scadenza e In scadenza a breve.
  5. Al termine, fai clic su Fine.

Usa stili distinti e leggibili e mantieni le etichette testuali. Apple spiega come selezionare le celle, aggiungere condizioni e scegliere gli stili in Usare le condizioni delle celle in Numbers sul Mac.

Applica queste regole alle celle di stato stesse. Il meccanismo di evidenziazione documentato valuta il valore di una cella e può confrontarlo con quello di un’altra cella; questo flusso di lavoro richiede solo corrispondenze esatte del testo. Non serve una regola basata su una formula personalizzata e non è garantita la colorazione automatica dell’intera riga. Se corrispondono più regole, Numbers usa la prima nell’elenco. Consulta la guida di Apple all’evidenziazione condizionale.

Risolvi etichette inattese e date non aggiornate

Se un risultato è inatteso, controlla l’input prima di modificare i limiti:

  • Appare Controlla data: verifica che la cella della data di scadenza contenga una data riconosciuta e non una nota o contenuto invisibile. ISDATE verifica il valore, come descritto nel riferimento di Apple a ISDATE.
  • Appare un errore di formula: fai clic sull’icona di errore per leggere il messaggio e controlla le celle di input a cui fa riferimento. Apple documenta questo passaggio diagnostico in Calcolare i valori usando i dati nelle celle di una tabella.
  • Le etichette riflettono ancora la giornata di ieri: riapri il file o modifica una tabella. Apple afferma che TODAY() si aggiorna in seguito a questi eventi; non dare per scontato che un documento aperto e non modificato si aggiorni esattamente a mezzanotte. Consulta TODAY.

Per un file locale sul Mac, Apple afferma che il fuso orario del file corrisponde a quello delle impostazioni di data e ora del Mac al momento dell’ultimo salvataggio. Verifica questa impostazione se il confine tra i giorni sembra inatteso. Il riferimento a TODAY spiega le regole del fuso orario dei file.

Quando le righe di prova producono le etichette previste, usa la formula con le date attive del progetto ed estendila man mano che la pianificazione cresce. Mantieni coerente la definizione dei sette giorni, correggi le voci Controlla data e lascia che sia il testo dello stato a comunicarne il significato anche quando non c’è evidenziazione.

Fonti